Agencje pracy tymczasowej wsparciem dla firm logistycznych?
- Oprac. M.T.
- Kategoria: Logistyka
W branżach dynamicznych, takich jak automotive, przemysł czy logistyka, gdzie kluczowa jest szybka reakcja na zmieniające się potrzeby, agencje pracy tymczasowej (APT) coraz częściej stają się strategicznymi partnerami. To nie tylko skuteczny sposób na szybkie pozyskanie personelu czy odciążenie działów kadrowo-płacowych, ale także rozwiązanie zapewniające elastyczność zatrudnienia, np. w modelu „try and hire” oraz możliwość współdzielenia odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez pracowników tymczasowych. Aby lepiej zrozumieć, jakie obszary działalności mogą zostać usprawnione dzięki współpracy z APT, Job Impulse – członek Polskiego Forum HR – przygotował praktyczny poradnik. To przystępna publikacja, w której znaleźć można zrozumiałe wyjaśnienia, konkretne przykłady oraz realne korzyści wynikające z takiego modelu współpracy.
W okresach wzmożonego zapotrzebowania na pracowników lub nieoczekiwanych brakach kadrowych współpraca z APT pozwala szybko uzupełnić zespół, często w ciągu kilku dni. Proces legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców jest skomplikowany, dlatego firmy korzystające z usług agencji mogą uniknąć formalnych trudności i przyspieszyć cały proces. Model „try and hire” daje pracodawcom szansę na ocenę kompetencji i dopasowania kandydatów przed podjęciem decyzji o stałym zatrudnieniu. W przypadku szkód spowodowanych przez pracowników tymczasowych część odpowiedzialności może zostać przejęta przez APT, co zmniejsza obciążenia finansowe i upraszcza procedury likwidacyjne.
Rekrutacja i onboarding poza firmą
Agencje dysponują rozbudowanymi bazami danych kandydatów oraz nowoczesnymi narzędziami rekrutacyjnymi, co pozwala na szybkie i skuteczne znalezienie odpowiednich pracowników. Proces rekrutacji realizowany przez APT obejmuje selekcję kandydatów, weryfikację ich kompetencji, a nawet onboarding. Wszystko to znacząco skraca czas pozyskania pracownika.
Realną korzyścią jest jest szerszy zasięg działania oraz odpowiednie bazy kandydatów. Oszczędność czasu oraz kosztów związanych m.in. z przygotowaniem i publikowaniem ogłoszeń, prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych, testów kompetencyjnych, a także wdrożeniem na stanowisko. Przykład działania APT: Firma produkcyjna potrzebowała 10 operatorów maszyn na zlecenie krótkoterminowe. Agencja zagwarantowała gotowych do pracy kandydatów w ciągu zakontraktowanego tygodnia, przejmując cały proces rekrutacji i selekcji.
Kadry i płace można ściągnąć z barków HR
Agencje przejmują pełną obsługę formalności związanych z zatrudnieniem, takich jak przygotowanie umów, naliczanie wynagrodzeń, zgłoszenie do ZUS i rozliczenie podatkowe oraz PFRON, a także odprawy czy świadczenia socjalne, gdyż te regulowane są także przez agencję. Obsługa kadrowo-płacowa jest czasochłonna i wymaga specjalistycznej wiedzy. APT eliminują te obciążenia, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą skupić się na swojej głównej działalności.
Realną korzyścią jest redukcja kosztów administracyjnych oraz brak konieczności zatrudniania dodatkowego personelu HR.
Przykład działania APT: W zakładzie budowlanym pracowało 50 pracowników tymczasowych obsługiwanych przez APT. Agencja zajęła się całością administracji kadrowej, w tym rozliczeniami godzin nadliczbowych.
Sezonowe wyzwania – elastyczność
Współpraca z agencją pozwala na szybkie zwiększenie lub zmniejszenie liczby pracowników w zależności od bieżących potrzeb, co jest szczególnie istotne w branżach podlegających sezonowym wahaniom lub niestabilności popytu. W przypadku pracowników zatrudnianych przez APT okresy wypowiedzenia są krótsze niż przy standardowych umowach o pracę, co daje firmie większą elastyczność zarządzania personelem.
Realną korzyścią jest zmniejszenie ryzyka związanego z nadmiernym zatrudnieniem poza sezonem oraz uniknięcie kosztów zwolnień grupowych oraz utrzymywanie ciągłości operacyjnej.
Przykład działania APT: W firmie logistycznej w szczycie sezonu przedświątecznego, kiedy liczba zamówień wzrosła o 50%, agencja zapewniła 30 dodatkowych pracowników do pracy w magazynie w ciągu zakontraktowanych 72 godzin.
Wsparcie w kryzysie
APT zapewniają szybkie i skuteczne wsparcie w sytuacjach problemowych, takich jak absencje pracowników, nagłe zwiększenie zapotrzebowania na personel, co pozwala minimalizować ryzyko przestojów oraz strat finansowych.
Realną korzyścią jest utrzymanie ciągłości operacyjnej, uniknięcie kar umownych za opóźnienia w realizacji projektów.
Przykład działania APT: W firmie budowlanej, w wyniku masowych absencji, APT w ciągu dwóch zakontraktowanych dób dostarczyła 20 dodatkowych pracowników na 2-tygodniowy kontrakt, pozwalając zakończyć projekt w terminie.
Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców
Proces legalizacji pobytu oraz pracy cudzoziemców jest skomplikowany i wymaga znajomości przepisów – nie tylko polskich. Współpraca z agencją, specjalizującą się w pozyskiwaniu pracowników z zagranicy, pozwala firmom uniknąć skomplikowanych procedur administracyjnych. Ma bowiem opracowane schematy działania, pozwalające na sprawną realizację zadań.
Realną korzyścią jest brak problemów z pozyskiwaniem i kompletowaniem odpowiednich dokumentów, uniknięcie braków w dokumentacji, kar administracyjnych, brak konieczności zatrudniania specjalistów ds. imigracji.
Przykład działania APT: Firma produkcyjna zatrudniła 15 pracowników z Azji, a APT zajęła się uzyskaniem zezwoleń na pracę i pobyt, co skróciło czas rozpoczęcia pracy do 3 tygodni.
Odpowiedzialność za szkody może być współdzielona
Agencje mogą przejąć częściową odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez pracowników tymczasowych, w tym szkody transportowe – np. wynikające z użytkowania wózków widłowych. Zgodnie z przepisami, ich zakres jest ograniczony do wysokości trzykrotności wynagrodzenia pracownika.
Realną korzyścią jest pracodawca zyskujący ochronę przed pełnym pokrywaniem kosztów szkód, ponieważ agencja bierze na siebie część odpowiedzialności. Pomaga ona również w dokumentowaniu szkód, sporządzaniu niezbędnej dokumentacji oraz, w miarę możliwości, likwiduje je w ramach swojej polisy OC.
Przykład działania APT: Pracownik tymczasowy obsługujący wózek widłowy przypadkowo uszkodził drzwi magazynowe warte 20 000 zł. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosiło 4 000 zł. APT wypłaciła odszkodowanie w wysokości 12 000 zł (3x wynagrodzenie), a pozostała kwota została pokryta przez przedsiębiorstwo.
„Try and hire” – cichy game changer
APT dzięki szerokiej bazie kandydatów umożliwiają szybkie zatrudnienie pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach oraz przetestowanie ich kompetencji przed zaoferowaniem stałej umowy.
Realną korzyścią jest redukcja ryzyka nietrafionych rekrutacji oraz dostęp do szerokiej bazy specjalistów w krótkim czasie. Przykład działania APT: Zakład przemysłowy zatrudnił inżyniera procesu na 3-miesięczny kontrakt, aby ocenić jego kompetencje przed podpisaniem stałej umowy.
Podsumowanie
– Dobrze zaprojektowany model współpracy na linii APT – Pracodawca to znacznie więcej niż outsourcing procesów kadrowych. Jest wsparciem, które pozwala zdjąć z barków żmudne, czasochłonne zadania zarówno te projektowe, jak i stałe – od rekrutacji, przygotowywania umów, przez obsługę płac, po legalizację pracy cudzoziemców. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują więcej przestrzeni do realizacji innych projektów o strategicznym znaczeniu, które wpływają na ich rozwój i pozycję rynkową. Nasze blisko 20-letnie doświadczenie jako agencji pracy tymczasowej pokazuje, że już na etapie początkowych konsultacji oraz analiz okazuje się często, że wsparcie APT pozwala nie tylko na zoptymalizowanie wspomnianych procesów, ale także na znaczące ograniczenie kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi – Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.
Źródło: Job Impulse / APT