Wdrożenie KSeF dla dużych firm – krok po kroku

Zrozum zmiany wprowadzane przez KSeF
Przed praktycznymi działaniami warto zapoznać się z przepisami i wymaganiami nowego sposobu fakturowania.

Krajowy System e-Fakturowania przekazuje informacje z faktur ustrukturyzowanych do urzędu skarbowego, pośrednicząc w ich wymianie. Celem wprowadzenia KSeF jest ujednolicenie sposobu rozliczania i poprawienie komunikacji z fiskusem, szybka reakcja na oszustwa podatkowe, a także spłycenie tzw. luki VAT. KSeF ma również usprawnić obieg dokumentów w ramach transakcji B2B.
Obowiązek wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych w KSeF obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury OSS z polskim NIP-em. KSeF dla podmiotów zagranicznych będzie prawdopodobnie nieobowiązkowy, chociaż wyjątki mogą pojawiać się w przypadku samofakturowania w stosunkach zagranicznych firm z dostawcami z Polski.

O czym jeszcze pamiętać?

• Faktury ustrukturyzowane muszą mieć określoną strukturę i format.
• Noty korygujące będą zastąpione fakturami korygującymi.
• Pracownicy wystawiający i odbierający e-faktury muszą mieć odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF w imieniu przedsiębiorcy.

Przeanalizuj wewnętrzne procedury
Dokładna analiza i spisanie obecnego procesowania faktur w firmie może znacznie ułatwić dalsze wprowadzenie KSeF. Warto zastanowić się, którzy zatrudnieni odpowiadają za dane etapy, a także jak je przeprowadzają. Jeśli personel ma sugestie dotyczące usprawnienia procesów, należy wziąć je pod uwagę podczas dalszej implementacji KSeF i analizy systemów do e-fakturowania dostępnych na rynku.

Zapoznaj pracowników z nadchodzącymi zmianami
KSeF to nie tylko zmiany prawne, ale przede wszystkim modyfikacje przyzwyczajeń księgowych i innych osób prowadzących wymianę faktur z kontrahentami. Warto zaznajomić pracowników z wymogami Krajowego Systemu e-Fakturowania oraz planami na jego wdrożenie w firmie.
Aby dodatkowo ułatwić wdrożenie, można przeprowadzić szkolenia pracowników, a także powołać specjalny zespół odpowiedzialny za wspieranie adaptacji kadry.

Zweryfikuj wykorzystywane już systemy IT
Duże przedsiębiorstwa powinny także sprawdzić zgodność wykorzystywanych już systemów finansowo-księgowych z wymaganiami KSeF. Może się wówczas okazać, że oprogramowanie wymaga dostosowania czy aktualizacji przez specjalistów IT, aby uniknąć problemów z integracją. Często stosowanym rozwiązaniem jest też inwestycja w nowy system dostosowany do komunikacji z KSeF.

Wybierz optymalne rozwiązanie
Po weryfikacji obecnych systemów może okazać się, że organizacja wymaga wprowadzenia nowego oprogramowania firmy zewnętrznej zgodnego z KSeF. Wybór najlepszej opcji może sprawiać jednak pewne problemy.

Decydując o nowym systemie do e-fakturowania, zwróć uwagę na:

• zgodność ze zmianami prawnymi – sprawdź, czy wybrane rozwiązanie gwarantuje bieżącą zgodność z przepisami;
• dodatkowe funkcje – systemy do e-fakturowania są często wyposażone w dodatkowe opcje przydatne w dużej firmie. Takie rozwiązania to np. konwersje formatów faktur, powiadomienia, archiwizacja, czy walidacje biznesowe;
• pomoc dostawcy we wdrożeniu – duże organizacje wymagają potrzebują podczas implementacji zewnętrznych platform. Wybrany dostawca powinien oferować pomoc specjalistów w czasie realizacji projektu, testów oraz bieżącego wykorzystania;
• informacje o dostawcy – warto zaufać dostawcom systemów do e-fakturowania, którzy mają wiele lat doświadczenia w branży potwierdzone pozytywnymi opiniami klientów z wielu branż.

Systemem, który spełnia te wymagania, jest Comarch EDI KSeF. Dostarczane przez globalną firmę z trzema dekadami doświadczenia oprogramowanie oferuje pełną integrację z KSeF oraz przesyłanie faktur zgodne z przepisami. Dodatkowe funkcje platformy obejmują walidacje biznesowe, wzbogacanie faktur o dodatkowe informacje, obsługę załączników czy routing dokumentów z KSeF do wielu systemów (AP). Ponadto duże firmy mogą liczyć na wsparcie od specjalistów IT Comarch – zarówno podczas wdrożenia, jak i w późniejszej eksploatacji.


KSeF: wyzwanie i szansa dla dużej firmy
Wielu przedsiębiorców informacje o wprowadzeniu elektronicznego fakturowania ocenia negatywnie. Wdrożenie nowych procedur w dużej organizacji może być sporym, czasochłonnym wyzwaniem i wiązać się z pewnym ryzykiem.

Trudności wprowadzenia KSeF w dużej firmie to np.:

• specjalistyczne sprawdzenie systemów IT pod kątem wymagań KSeF,
  • konieczność dokładnej analizy wewnętrznych procedur,
  • poinformowanie kontrahentów o nowym sposobie rozliczania,
  • skomplikowany wybór optymalnego rozwiązania do e-fakturowania.

Krajowy System e-Faktur oferuje jednak pewne korzyści polskim przedsiębiorcom, m.in.:
• przyspieszony zwrot podatku VAT – 40 dni,
• niemal całkowita likwidacja problemu zaginionych faktur,
• brak potrzeby przesyłania pliku JPK_FA,
• zmniejszenie zużycia papieru.

Nowoczesne rozwiązania IT w polskich firmach to również szansa na automatyzację powtarzalnych czynności. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą znacznie zredukować liczbę błędów w fakturach, oszczędzić na czasie, a pracownicy działu księgowości mogą skoncentrować się na innych obowiązkach.

Nie zwlekaj – rozpocznij przygotowania już teraz
Niewiele dużych firm było przygotowanych na KSeF przed przesunięciem jego terminu przez Ministerstwo Finansów – warto wykorzystać uzyskany czas. Trzeba również pamiętać, że wprowadzenie modyfikacji w organizacji może zająć nawet kilka miesięcy. Weź sprawy w swoje ręce – rozpocznij projekt wdrożeniowy w firmie, zanim stanie się to obowiązkowe.
Dzięki wcześniejszej implementacji wybranych rozwiązań przetestujesz e-fakturowanie bez konsekwencji prawnych, unikniesz stresu związanego z wejściem zasad KSeF w życie, a także kosztownych kar za błędy w przesyłanych dokumentach.