Magia niepowtarzalnych 13 cyfr, czyli rzecz o numerze GTIN
- Hanna Walczak, GS1 Polska
- Kategoria: Wieści z GS1
Spójność informacji o produktach zarówno w świecie fizycznym, jak i cyfrowym, stanowi fundament przyszłości handlu. Właściwa, dokładna, rzetelna i jednoznaczna identyfikacja w oparciu o unikalny i niepowtarzalny w skali świata numer GTIN (kod EAN), pozwala sprostać oczekiwaniom również świata on-line.
W cyfrowej rzeczywistości wszystkie informacje o produkcie, w tym przypisany numer GTIN, pozostają na zawsze. Nie istnieje pojęcie "stare numery GTIN", które znikają, a pozycje handlowe wraz z opisującymi atrybutami pozostają na zdigitalizowanych ścieżkach znacznie dłużej niż w sklepie fizycznym. Przydzielając numery GTIN, należy kierować się globalnie ustalonymi wytycznymi, które zostały stworzone m.in. w celu zapewnienia spójnej identyfikacji w wymiarze globalnym.
Jedna z podstawowych zasad dotyczy ponownego użycia numeru GTIN. Obowiązująca do końca 2018 r. reguła mówiła, że ten sam GTIN można ponownie nadać na inny/nowy produkt po 4 latach od wycofania poprzedniego produktu z rynku, a w przypadku branży odzieżowej - po 30 miesiącach. Wyjątek stanowiła ochrona zdrowia i przemysł techniczny, gdzie raz użytego numeru GTIN nigdy nie można było wykorzystać ponownie. 1 stycznia 2019 r. weszły nowe zasady: producenci i właściciele marek WSZYSTKICH branż nie mogą raz przypisanego numeru GTIN użyć ponownie do oznaczenia innego produktu.
Jedynymi wyjątkami są następujące przypadki:
1. Jeśli GTIN został przypisany do produktu, który ostatecznie nie został wyprodukowany i informacje o numerze GTIN nigdy nie zostały opublikowane w sposób dostępny z zewnątrz (np. w zewnętrznych katalogach), numer GTIN można od razu wykorzystać ponownie od identyfikacji innego produktu.
- PRZYKŁAD:
Marka obuwia na nadchodzący sezon oferowana jest w pięciu fasonach. Każdy z nich ma przypisany indywidualny numer GTIN. Jeśli tylko trzy z tych fasonów zostaną wybrane i finalnie wyprodukowane, a pozostałe dwa nie, wówczas numery GTIN dla dwóch nieprodukowanych fasonów można od razu wykorzystać, pod warunkiem, że informacje o numerach GTIN były tylko w systemie IT producenta obuwia.
2. Jeśli dany produkt został wycofany z produkcji, po czym po jakimś czasie ponownie wprowadzony, to można nadać mu ten sam numer GTIN, pod warunkiem, że produkt nie został w znaczący sposób zmodyfikowany.
- PRZYKŁAD:
Producent zaprzestał produkcji dżemu malinowego, a następnie po okresie 5 lat zaczął jego ponowną produkcję. Wówczas na ten sam produkt, można użyć pierwotnego numeru GTIN, pod warunkiem, że słoik z dżemem jest tym samym produktem.
GS1 Polska przygotowało platformę MojeGS1, która jest jedynym źródłem wiarygodnych danych o numerach GTIN. MojeGS1 pomaga nimi zarządzać, a zaszyte w niej mechanizmy nie pozwolą m.in. na zdublowanie raz nadanego numeru GTIN. Dostęp do MojeGS1 mają wszyscy Uczestnicy Systemu GS1 w Polsce, a intuicyjne korzystanie z systemu ułatwia codzienną pracę z danymi podstawowymi o produkcie.
Przestrzeganie przez wszystkie ogniwa łańcucha dostaw standardowych zasad zarządzania numerami GTIN jest kluczem do zapewnienia skutecznej, efektywnej i spójnej wymiany informacji o produktach oraz gwarantuje minimalizację kosztów i sprawne funkcjonowanie globalnych łańcuchów dostaw.