Automatyzacja procesów biznesowych: przegląd praktycznych zastosowań

Powyższy scenariusz to przykład z życia wzięty, który dobrze obrazuje jak ważną rolę - nie tylko w prowadzeniu działalności na co dzień, ale i w przygotowaniu firmy na gwałtowne zmiany w otoczeniu biznesowym - ma sukcesywne i przemyślane wdrażanie strategii cyfryzacji. Z raportu Grupy IDG "Zarządzanie zmianą i procesami biznesowymi w polskich przedsiębiorstwach" wynika, że rodzimy biznes rozumie potrzebę i wartość wynikającą z takiego kompleksowego podejścia do prowadzenia firmy. Aż 90% respondentów pozytywnie ocenia wydajność oraz elastyczność kierowania procesami w swoich organizacjach, ale tylko 1/3 z nich wykorzystuje do tego nowoczesne technologie umożliwiające automatyzację procesów biznesowych. - Tymczasem korzyści z wprowadzania digitalizacji w firmie jest wiele i nie chodzi tylko o upraszczanie procesów oraz umożliwianie pracownikom złapania oddechu od wykonywania nużących i powtarzalnych zadań. Automatyzacja pozwala przyjrzeć się procesom biznesowym od podszewki i zweryfikować to, jak są prowadzone, co stoi na przeszkodzie w ich płynnym działaniu i jak można je zmodyfikować, żeby biznes funkcjonował lepiej - tłumaczy Radosław Putek, CEO i Prezes WEBCON.

Działy HR łapią oddech
Powyższy przykład z wnioskiem urlopowym to tylko jeden z obiegów zadań i dokumentów, który za pomocą rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów, można łatwo przenieść do świata wirtualnego, eliminując przy tym zbędną papierologię, a przy okazji także upraszczając i usuwając kroki, które go niepotrzebnie wydłużają. Za inny przykład, pozostając w obszarze HR, posłużyć może wyznaczenie zastępstw na czas urlopu. W przedsiębiorstwie, które nie korzysta z technologii do automatyzowania procesów, tego typu delegacja obowiązków odbywa się z reguły w formie maila z listą zadań wysyłanego do zastępcy. Przygotowanie takiej wiadomości jest zadaniem mozolnym i często realizowanym pod presją czasu, co tworzy podatny grunt do pomyłek lub przeoczenia cennych informacji. W firmach, które wdrożyły automatyzację, proces ten przebiega znacznie szybciej i łatwo go kontrolować. Zastępcy otrzymują dostęp do konkretnych obszarów pracy osoby urlopowanej oraz związanych z tym obowiązków. Ponieważ podgląd do statusu wykonania zadań mają pracownicy zarówno zastępujący, jak i zastępowani, i jest on aktualizowany na bieżąco, ponowne wdrożenie się do pracy po wakacjach trwa krócej i przebiega bezboleśnie.

Reorganizacja i nowe porządki
Ten sam mechanizm staje się niezwykle przydatny w sytuacji np. reorganizacji firmy, w wyniku której dochodzi do zmian na stanowiskach kierowniczych. W organizacjach, które wdrażają cyfrową transformację z użyciem nowych technologii, takich jak platformy do zarządzania i automatyzacji procesów biznesowych typu low-code, nowi szefowie pionów mogą błyskawicznie zorientować się we wszystkich zadaniach swoich bezpośrednich i pośrednich podwładnych, a w razie potrzeby modyfikować zakres dostępu poszczególnych pracowników do zadań i dokumentów firmy. - System dynamicznie dopasowuje się do bieżącej struktury organizacji, a wprowadzone zmiany rozciągają się nie tylko na nowe procesy i zadania, ale również te, nad którymi aktualnie pracujemy - przekonuje Radosław Putek, CEO i Prezes WEBCON. - W naszym rozwiązaniu elastyczność pracy wzmacnia również fakt, że wszystkie aplikacje biznesowe są domyślnie zoptymalizowane pod urządzenia mobilne. Umożliwia to wykonywanie takich działań, jak np.: zmiana uprawnień, wizualizacja kluczowych procesów w firmie czy szczegółowa analiza danych przedstawionych w formie wykresu lub tabeli w dogodnym dla siebie miejscu i czasie - wyjaśnia.

Automatyzacja do zadań specjalnych
W cyfryzacji dąży się do tego, by jak najwięcej czynności można było wykonywać za pomocą narzędzi IT i gwałtowny rozwój nowych technologii faktycznie to umożliwia. Wysokiej klasy systemy klasy BPM (Business Process Management) są w stanie przełożyć dowolny proces na obieg zadań i informacji, a tym samym na aplikację biznesową. Dzięki temu, gdy w dziale prawnym powstaje, np. potrzeba automatyzacji procesu tworzenia umów, za pomocą rozwiązań klasy low-code można w kilku krokach i bez kodowania zbudować narzędzie, które wygeneruje umowę według przygotowanych szablonów i z użyciem danych pozyskanych z systemu CRM, umożliwi równoległą pracę wielu użytkowników nad dokumentem, a wersję finalną skonwertuje do formatu PDF i przypomni o potrzebie złożenia na niej cyfrowych podpisów.
Jednocześnie warto mieć na uwadze, że w niektórych branżach pełna rezygnacja z papieru i drukarki jest bardzo trudna do osiągnięcia. Widać to na przykładzie firm logistycznych i transportowych, w których wiele dokumentów przewozowych wciąż funkcjonuje w praktyce w formie papierowej. Nie oznacza to jednak, że procesu pozyskiwania informacji z takich dokumentów nie da się zautomatyzować. Wykorzystuje się do tego m.in. sztuczną inteligencję i systemy optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition) oparte o algorytmy sieci neuronowych. Wystarczy na bazie kilku zeskanowanych dokumentów wskazać mechanizmom OCR pola wybrane do analizy, aby system w przyszłości odnalazł odpowiedni szablon, wyszukał pożądane wartości i wpisał je do formularza elektronicznego. Z użyciem tej technologii powstawało repozytorium elektroniczne dla dokumentów przewozowych w firmie ROHLIG SUUS Logistics. - Jesteśmy operatorem logistycznym, który bardzo dużo dokumentów przewozowych skanuje i udostępnia klientom jako potwierdzenia dostaw. Mamy w tej chwili jedną wspólną platformę BPM dla wszystkich plików, która idealnie komponuje nam się zarówno z wdrożonym za pomocą narzędzi low-code CRMem, jak i z kolejnymi procesami, o które planujemy rozszerzyć nasz system. Dzięki temu w jednym miejscu będzie można sięgać po dokumenty i zarządzać informacją na temat wszystkich naszych kontrahentów - mówi Teresa Bukalska, Head Of Project Management Office w firmie ROHLIG SUUS Logistics.
Optyczne rozpoznawanie znaków przyda się również tym organizacjom, które potrzebują narzędzia do szybkiej ewidencji, a następnie archiwizacji papierowych dokumentów przychodzących i wychodzących oraz chcą mieć łatwy dostęp do historii danego pliku z uwzględnieniem tego, kto go utworzył, kiedy, do kogo i w jakiej sprawie przesłał oraz gdzie przechowywany jest oryginał.

Biznes zmienny jest. Technologia musi być na to przygotowana
Współczesne firmy funkcjonują w bardziej zmiennych warunkach prowadzenia działalności niż kiedykolwiek wcześniej. Widać to dobrze na przykładzie nagłych kryzysów globalnych, które w krótkim czasie zmuszają przedsiębiorstwa do zmiany strategii biznesowej o 180 stopni. Niezależnie od tego, efektywnie zarządzać zmianą trzeba również na co dzień i warto wybierać do tego takie technologie, które potrafią dynamicznie dopasowywać się do fluktuujących potrzeb biznesowych i organizacyjnych firmy. Narzędzia, którymi zasilamy naszą infrastrukturę IT, powinny bezbłędnie poradzić sobie np. z wdrożeniem nowej procedury zakupowej, która musi objąć kilkaset rozpoczętych wniosków zakupowych, często na różnym etapie procesowania czy z rozszerzeniem rozbudowanego obiegu zamówień o dodatkowy element tak, by natychmiast pojawił się na wszystkich formularzach. Szczególnie ważne dla firm produkcyjnych jest również zadbanie o to, by realizowane procesy były zgodne z bieżącymi normami ISO i dokumentowane regularnie w ustandaryzowany sposób z uwzględnieniem rygoru czasowego. Łukasz Andrzejewski, kierownik Działu IT w AC SA nie ma wątpliwości, że dogłębne przemyślenie wyboru nowoczesnego rozwiązania IT w oparciu o różne potencjalne scenariusze procentuje na przyszłość. - Nasza przygoda z platformą klasy BPM rozpoczęła się w 2014 roku. W tym okresie znacząco przyspieszyliśmy realizację wszystkich procesów, rozwiązaliśmy m.in. kwestię zalegania faktur kosztowych na biurkach i terminową realizację płatności. Jako firma produkcyjna pamiętamy jeszcze czasy wprowadzania nowych produktów na rynek, gdy procedura od momentu wymyślenia technologii przez obliczenie kosztów i zebranie wszystkich potrzebnych akceptacji trwała miesiącami. W tej chwili dzieje się to niemal błyskawicznie - mówi.

Korzyści nie do przecenienia
Bezsprzecznie wygoda wynikająca z upraszczania procesów, możliwość optymalizacji działań oraz wzrost innowacyjności pojawiający się tam, gdzie zamiast na realizacji prostych i powtarzalnych obowiązków możemy skupić się na zadaniach wymagających kreatywnego myślenia, są najczęściej wymieniane jako zalety automatyzacji. Ale wiele firm, które już rozpoczęły przygodę z cyfrową transformacją, zgodnie podkreśla, że oprócz usprawniania funkcjonowania firmy wewnątrz, cyfryzacja realnie wpływa również na wyniki sprzedażowe i poziom satysfakcji klientów. - Na pewno automatyzacja procesów biznesowych pomaga w zdobywaniu i utrzymywaniu klientów. Pokazywanie, że jesteśmy firmą zorganizowaną, ukierunkowaną na procesy, które są poukładane i przejrzyste, pozwala klientom nam zaufać i uwierzyć, że tak samo profesjonalnie zaopiekujemy się ich procesami oraz w równie transparentny sposób będziemy nimi zarządzać - podsumowuje Marcin Grotowski, kierownik projektów BPM w firmie logistycznej No Limit.