Zaplanuj, zamiast ryzykować

Planowanie w każdej firmie to złożony i wieloaspektowy proces. W mechanizmy planistyczne zaangażowane są niemal wszystkie działy firmy – sprzedaż, logistyka, produkcja, marketing, finanse, kadry itd. Każdy z działów przygotowuje własny plan, pokrywający działania w odpowiednim obszarze. Są to na przykład:

- Prognozowanie popytu na wyroby i usługi firmy oraz zarządzanie nim (Forecasting),
- Planowanie sprzedaży i operacji (S&OP – Sales and Operations Planning),
- Planowanie zdolności produkcyjnych (RCCP – Rough Cut Capacity Planning),
- Budowanie i zarządzanie głównym harmonogramem produkcji (MPS – Master Production Scheduling),
- Planowanie zapasów wyrobów/półproduktów/materiałów oraz zarządzania alokacjami w sieci dystrybucji,
- Planowanie zakupów.

Jednak wszystkie te plany muszą być odpowiednio skoordynowane – bez współdziałania wewnątrz organizacji nie da się dobrze i kompletnie rozplanować działań całej firmy, a pojedyncze etapy stają się nieefektywne, jeśli nie zupełnie bezużyteczne.

Plan idealny
Procesy planowania zostały najlepiej sklasyfikowane w międzynarodowym standardzie zarządzania łańcuchem dostaw, opracowanym przez stowarzyszenie APICS. Kluczowym etapem jest zaplanowanie sprzedaży i operacji (S&OP) – to daje punkt wyjścia do oszacowania zapotrzebowania na zasoby przedsiębiorstwa (RCCP)  oraz stworzenia głównego harmonogramu produkcji (MPS). MPS natomiast pozwala na planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), a z nim kontroli zdolności produkcyjnych (CRP). Ostatnie dwa plany to już etapy wykonawcze: harmonogramowanie operacji oraz rejestracja wykonania produkcji.

Planowanie sprzedaży i operacji to proces opracowywania strategii, zapewniającej zarządzającym możliwości zintegrowania planów marketingowych dla nowych i istniejących produktów z zarządzaniem łańcuchem dostaw, co ma w efekcie przynieść przewagę konkurencyjną. Proces łączy wszystkie plany dotyczące biznesu: sprzedaż, marketing, rozwój, produkcja, zaopatrzenie i finanse. Taka koordynacja, ustalana najczęściej w okresach miesięcznych, poprawia spójność działań różnych segmentów przedsiębiorstwa. Główny harmonogram produkcji (MPS) jest natomiast etapem bardziej szczegółowym, kiedy określa się konkretne ilości zaplanowane do produkcji w kolejnych okresach planistycznych – na tym poziomie stosuje się najczęściej cykl tygodniowy.

Niedoskonałe ERP
Do ogarnięcia takiej ilości informacji każde większe przedsiębiorstwo musi używać jakiegoś systemu ERP. Choć nazwa Enterprise Resource Planning wskazuje, że są to systemy służące do planowania zasobów przedsiębiorstwa, w praktyce sprawdzają się zazwyczaj jedynie jako systemy transakcyjne, przede wszystkim rejestrujące zdarzenia zachodzące w firmie. Oznacza to, że obsługują kontrolę wykonania produkcji, czyli – odnosząc się do przedstawionego wyżej procesu całościowego – zaledwie ostatnie, wykonawcze etapy. Oprogramowanie często daje też możliwość kalkulacji związanych z planowaniem zapotrzebowania materiałowego (MRP) i kontrolą zdolności produkcyjnych (CRP), jako szczegółowego planowania materiałowego, ale nawet te segmenty w wielu firmach nie działają tak, jak powinny.

Systemy ERP posiadają zwykle moduły związane z głównym harmonogramem produkcji (MPS), ale jest to najczęściej miejsce na wpisanie konkretnych liczb, a nie narzędzie wspierające przygotowanie takiego planu. Na pierwszych dwóch etapach (S&OP i MPS) – typowo planistycznych – systemy ERP są właściwie bezużyteczne, ponieważ transakcyjność, na której się skupiają, nie ma jeszcze takiego znaczenia. Kluczowe stają się raczej takie cechy narzędzi, jak elastyczność konfiguracji, możliwość wykonywania kilku wariantów i symulacji czy przekrojowe analizy wpływu zmian planów na stan przedsiębiorstwa, a tego ERP nie zapewniają. Firmy więc muszą radzić sobie innymi metodami.

Wsparcie w Excelu
Mimo braku narzędzi w systemach ERP, część elementów planowania MPS i S&OP funkcjonuje w większości przedsiębiorstw. Jednak z uwagi na fakt, że najpopularniejszym stosowanym do tego narzędziem jest Excel, zadania te są bardzo czasochłonne i nie zawsze wszystko jest możliwe do obliczenia lub sprawdzenia w racjonalnych ramach czasowych. Excel jest programem do liczenia – z tym radzi sobie świetnie – jednak do dobrego planowania potrzebne są analizy What-if, które nie tylko podliczą wprowadzone warianty, ale automatycznie wezmą pod uwagę różne opcje (których ręczne wpisywanie byłoby nieopłacalnie czasochłonne) i wytypują najkorzystniejszą.

Jak robić to lepiej?
Organizacje potrzebują narzędzi dedykowanych procesom planowania, żeby sprawniej pracować. System powinien zapewniać:

- możliwość zbudowania dedykowanego modelu planistycznego (bo każda firma jest unikalna),
- proste przygotowanie różnych wariantów planu i ich porównania,
- przeprowadzenie większej symulacji, obejmującej długofalowy wpływ na całą firmę,
- synchronizację danych z różnych źródeł i/lub spójność danych dzięki centralnej bazie,
- natychmiastowe przetwarzanie danych i wykresy ułatwiające ich analizę.

Szczególnie istotne jest, by każdy pracownik mógł używać własnej konfiguracji dostosowanej do indywidualnych potrzeb, równocześnie korzystając z tych samych danych, co wszyscy. Zmiany wykonywane w dowolnym obszarze planowania powinny automatycznie aktualizować wartości w pozostałych obszarach (np. zmiana planu produkcji powinna zmienić planowane obciążenia maszyn, potrzebne roboczogodziny pracowników, planowane zapasy wyrobów i materiałów oraz potrzeby zakupowe). Dla planisty bardzo ważna jest możliwość pracy na różnych poziomach: wydziału, zakładu, firmy, oraz nie tylko na konkretnych jednostkach magazynowych, ale też na rodzinach produktów czy grupach asortymentowych.

Planowanie szczegółów, obserwowanie ogółu
Możliwość bieżącego monitorowania wybranych wskaźników (z których najistotniejsze to przychody i koszty, cash flow, wielkość i wartość zapasów na koniec miesiąca oraz wskaźnik ich rotacji) jest kluczowa, aby w procesie planowania nie zagubić się w morzu szczegółowych informacji i nie stracić z oczu kierunku, w którym powinna zmierzać firma. Dlatego perspektywa ogólna jest równie istotna, co możliwość sprawdzania zmian szczegółów rozwiązań i analizowania ich wpływu na sytuację ogólną. Pod pewnymi względami człowiek wciąż jest mądrzejszy od maszyn. Warto jednak korzystać z możliwości obliczeniowych, jakie dają, żeby usprawnić proces planowania i uprościć sobie pracę.