Korzyści z wdrożenia systemu magazynowego WMS

Rozwój, wyzwania, inwestycje

Rozwój ma swoje konsekwencje. W przypadku magazynów taką konsekwencją jest przejście od zarządzania przy mocy prostych programów, arkuszy kalkulacyjnych i kartki papieru do zaawansowanego systemu informatycznego. Przejście to, a raczej świadomość konieczności jego przeprowadzenia, może być wspomnianym krokiem w nieznane. Krokiem koniecznym dla dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Trudno bowiem mówić o rozwoju, kiedy magazyn jest przepełniony zalegającym towarem „na zapas”, kompletacja trwa coraz dłużej, liczba niepotrzebnie wykonywanych operacji staje się coraz większa, operatorzy nie wiedzą gdzie szukać towaru, a niezadowolenie klientów rośnie wraz ze wzrostem liczby pomyłek. Tak czarny scenariusz jest na szczęście tylko jednym z przykładów. Inny może dotyczyć przedsiębiorstwa chcącego się rozwijać, pozbyć zapasu, zwiększyć wydajność, pozyskać nowych klientów i zapanować nad kluczowymi dla siebie numerami partii, numerami seryjnymi lub datami ważności. Kolejny scenariusz zakłada inwestycję w nowy i większy magazyn, który ma być nie tylko nowoczesny, ale także nowocześnie zarządzany. Dlatego czymś zupełnie naturalnym, w każdym z przytoczonych scenariuszy, jest inwestycja w zaawansowane oprogramowanie WMS, które pozwoli nie tylko zapanować nad sytuacją, lecz także podnieść wydajność pracy czy umożliwić jak najlepszy start w nowym magazynie. W dalszej części artykułu chciałbym uargumentować, dlaczego nie warto obawiać się wdrożenia oraz jakich korzyści po nim oczekiwać.

W licznych opracowaniach poświęconych korzyściom ze stosowania systemu klasy WMS z najdziemy zazwyczaj konkretne, wypunktowane hasła. Nie chciałbym powielać tego schematu, ponieważ wiele z tych haseł, a raczej opisywane nimi procesy, łączą się nierozerwalnie. Zmiana lub poprawa funkcjonowania magazynu na jednym i niewielkim obszarze może mieć znaczący wpływ na szereg kolejnych. Właśnie z tego względu temat korzyści chciałbym potraktować nieco inaczej i wskazać łączące je zależności. Mam nadzieję, że efekt będzie jasny i zachowa logikę ważną dla procesów magazynowych.
Wspomniałem, że przesłanek ku inwestycji w oprogramowanie do zarządzania magazynem może być kilka. Z doświadczenia własnego i moich kolegów wiem, że najczęściej jest to mało optymalne zarządzanie obiektem w oparciu o dotychczasowe metody. Nie spełniające wymagań oprogramowanie jest jedną z takich metod. W pewnym stopniu oczywiście zaspokaja ono niektóre potrzeby małych przedsiębiorstw, ale w miarę rozwoju, a więc rosnącej liczby SKU i zamówień, zaczynają wychodzić na jaw jego niedoskonałości i braki. Mam tu na myśli m.in.: automatyczny przydział lokacji, crossdocking, inwentaryzację, zaawansowane kompletacje, kontrole jakościowe oraz ilościowe czy zarządzanie najważniejszymi parametrami produktów danego typu. Zupełnie inaczej wygląda zarządzanie z pomocą zaawansowanego oprogramowania WMS, które radzi sobie nawet z wymagającą branżą FMCG i kluczowym jej w przypadku zarządzaniem datami ważności i numerami partii. Te pierwsze są podstawą dla FEFO, według których magazyn wydaje produkty. Pełna kontrola nad datami ważności to również mniej przeterminowanych towarów, a więc mniejsze straty. Numery partii, ewidencjonowane w kartotece produktu, dają wgląd w jego historię - od momentu przyjęcia na magazyn do wydania. Dzięki takim informacjom magazyn wie, gdzie znajduje się dana partia towaru. W razie potrzeby może ją zablokować, a nawet wydać polecenie wycofania ze sprzedaży. W przypadku RTV i AGD konieczne może się okazać panowanie nad numerami seryjnymi, które często stanowią podstawę do rozróżniania z pozoru identycznych urządzeń czy zarządzania późniejszymi zwrotami. Bez pełnej kontroli nad datami ważności oraz numerami partii można funkcjonować, ale jest to okupione dodatkową pracą - żmudną i czasochłonną. Łatwo sobie wyobrazić jej ogrom, jeśli do dyspozycji ma się np. arkusz kalkulacyjny. Daty ważności, numery partii oraz numery seryjne produktów są dla oprogramowania WMS danymi podstawowymi, dlatego zarządzanie produktami jest tak proste i dzieje się w dużej mierze automatycznie. System umożliwia zarządzanie również numerami nośników,  co pozwala je śledzić, weryfikować właściciela znajdującego się na nich towaru oraz daje wgląd w historię ruchów wewnątrz magazynu.

Ład i porządek

Wiemy już, że proste metody nie wystarczą, aby zarządzać kluczowymi dla danej branży parametrami produktów. Nie poradzą sobie również z zachowaniem ogólnego porządku, który ma ogromny wpływ na wydajność pracy całego obiektu. Wyobraźmy sobie magazyn, który gromadzi coraz większą liczbę zamówień i asortymentu. Innymi słowy – prężnie się rozwija.  Z czasem każda kolejna dostawa zaczyna być wyzwaniem, ponieważ na regałach brakuje miejsca. Towary są składowane na podłodze, co utrudnia pracę wózkom widłowym. Operatorzy mają problem z odnalezieniem asortymentu, więc proces kompletacji wydłuża się. Powszechne stają się pomyłki, a w konsekwencji zwroty od niezadowolonych klientów. Coraz więcej towarów jest przechowywanych zbyt długo, tracąc przydatność do spożycia. Z powyższej i odrobinę ponurej charakterystyki wynika, że magazyn jest siecią naczyń połączonych, gdzie jedno zaniedbanie staje się źródłem kolejnych. Aby poprawić sytuację, należy wyjść od podstaw, czyli od zaprowadzenia porządku, a wówczas poprawę złożonych procesów zobaczymy bardzo szybko i dokona się ona niejako sama. Nie chodzi jednak o porządek w rozumieniu estetyki, a porządek logistyczny, czyli przemyślaną pod kątem optymalnej pracy strukturę skomplikowanego obiektu, jakim jest magazyn. Zaprowadzenie takiego ładu i sprawne zarządzanie magazynem wymaga odpowiednich narzędzi, czyli m.in. oprogramowania klasy WMS.

Podstawą działania systemów klasy WMS może być dynamiczna baza stanu wszystkich towarów znajdujących się w magazynie. Dynamiczna oznacza, że jest na bieżąco aktualizowana m.in. o przyjęcia, wydania i wszelkiego rodzaju przesunięcia międzymagazynowe. WMS wiąże zazwyczaj każdy z produktów z nośnikiem, a nośnik przydziela do konkretnego miejsca. Co więcej, robi to z uwzględnieniem specyficznych warunków składowania danego typu produktów, więc – posługując się konkretnym przykładem – nie ma mowy, aby detergenty znalazły się na regale bezpośrednio nad produktami spożywczymi. Tego typu kontrolą człowiek w ogóle nie musi zaprzątać sobie głowy. System pilnuje za niego stanów, zapasów, przydziela miejsca dla nowo przywiezionego asortymentu i unika sytuacji, w których na regałach jest kilka niepełnych palet z tym samym towarem (chyba, że nie może być inaczej, bo każda ma innego właściciela). Skoro WMS zna lokalizację wszystkich jednostek towarowych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby na bieżąco informował operatorów o ich położeniu. I tak właśnie się dzieje. Za pośrednictwem na przykład terminali radiowych umożliwia wykonywanie zadań, np. kompletacji: prowadząc operatora od regału do regału, po najkrótszej możliwej ścieżce, wskazując nie tylko produkt, ale również jego dokładne położenie. Ten sam schemat obowiązuje podczas rozwożenia nowo przyjętego do magazynu towaru – WMS na podstawie swojej bazy danych przydziela najodpowiedniejsze miejsca. Właśnie takie procedury stanowią przepis na uporządkowany – logistycznie i estetycznie – magazyn, gdzie każdy towar ma swoje miejsce, gdzie operatorzy nie tracą czasu na poszukiwania produktów z zamówienia, a optymalizacja pod kątem zagospodarowania regałów pozwala odzyskać wiele cennego miejsca, które można spożytkować w dowolny sposób. Tym samym znika konieczność składowania towaru będącego w nadmiarze pod ścianą lub między regałami, gdzie przeszkadza i stanowi zagrożenie.

W tym miejscu warto jeszcze raz podkreślić, że logistyczny ład ma ogromny wpływ na komfort  i wydajność pracy operatorów, a więc również na wydajność całego magazynu. Operator prowadzony przez system „za rękę” – od miejsce do miejsca – wykonuje swoje zadania szybciej i dokładniej, dlatego zespół na danej zmianie jest w stanie zrealizować zdecydowanie więcej operacji (w tym zamówień). Z kolei wspomniana dokładność przekłada się na mniej popełnianych błędów. Z danych firmy Quantum Qguar wynika, że dokładność kompletacji prowadzonej z pomocą oprogramowania Qguar WMS może osiągnąć nawet 99,8 proc. W tym miejscu warto zaznaczyć, że przedsiębiorstwa wspomagające się jedynie systemami ERP mogą operować zawyżonymi danymi, ponieważ, nie wiedzą one np. o uszkodzonych produktach, które nie nadają się do sprzedaży. Co innego WMS, którego zadanie polega m.in. na szczegółowym zarządzaniu stanami i cechami pojedynczych jednostek magazynowych i przekazywaniu tych szczegółowych i aktualnych danych do systemów sprzedażowych. Dlatego choćby z tego względu WMS jest doskonałym uzupełnieniem nadrzędnego i stricte sprzedażowego systemu ERP.

Jeszcze więcej uporządkowania

WMS kieruje pracą operatorów i „mówi” im, co mają robić. W konsekwencji tracą swoją autonomię, przestają podejmować kluczowe decyzje i stają się wykonawcami. Źródłem poleceń jest oczywiście WMS, ale operatorzy widzą je na przykład na wyświetlaczach połączonych z nim terminali radiowych. Te niewielkie urządzenia informują człowieka, co konkretnie powinien zrobić. Taki schemat działania, tak daleko posunięta standaryzacja pracy i procedur, stają się podstawą funkcjonowania magazynu i pomagają utrzymywać wspomniany porządek logistyczny. Na tym korzyści się nie kończą, ponieważ praca z terminalem umożliwia operatorom zgłaszanie wszelkiego rodzaju niezgodności w stanie, braków czy uszkodzeń towaru na bieżąco. Takie informacje natychmiast trafiają do systemu i stają się podstawą do podjęcia odpowiednich kroków. W odpowiedzi WMS może np. zablokować dany nośnik i zlecić wykonanie inwentaryzacji. Każde zgłoszenie jest podstawą do sprawdzenia jakości towarów i zgodności stanów. Jeśli dzieje się to na bieżąco, po każdorazowym stwierdzeniu nieprawidłowości, to mamy do czynienia z czymś w rodzaju samoinwentaryzacji magazynu. Ta pozwala zachować jeszcze większy porządek, pilnować stanów i unikać błędów w wydaniach oraz przestojów. Co więcej, w systemie WMS można zlecić lub zaplanować inwentaryzację dowolnego obszaru magazynu – pojedynczego miejsca, rzędu, kolumny, itd. Można wybrać wyłącznie miejsca puste, zbiórki lub składowania. Opcji jest wiele. Ważne, że sprawdzanie zgłaszanych niezgodności na bieżąco, połączone z planowaną inwentaryzacją poszczególnych miejsc, może ułatwić i przyspieszyć coroczne inwentaryzacje całego magazynu.

Kontrola i oszczędności

Magazyn, jako żywy logistycznie organizm, składa się z szeregu ściśle powiązanych elementów – towarów, załogi, wyposażenia, narzędzi pracy czy będącego tematem przewodnim niniejszego artykułu oprogramowania. Mówi się, że oprogramowanie pełni funkcję nadrzędną i nie ma w tym krzty przesady, ponieważ dobre, skrojone na miarę spaja wszystkie te elementy i daje osobie upoważnionej pełną kontrolę nad ich funkcjonowaniem. W tym miejscu chciałbym skupić się na kontroli dwóch z wymienionych tu elementów – towarów oraz załogi.

Pełna kontrola nad asortymentem oznacza liczne korzyści, które mają wpływ na cały model zarządzania obiektem i mogą stać się źródłem znacznych oszczędności. Przykładów nie trzeba długo szukać – rezygnacja z zapasu to mniej przeterminowanych produktów, większy porządek, więcej przestrzeni i większa wydajność pracy. Każda z tych korzyści zależy jednak od pracy operatorów, a więc załogi będącej najbliżej centrum wydarzeń. Chcąc uczynić ich pracę uporządkowaną i wydajną, konieczne jest zainwestowanie w system MWS, który będzie sprawował nad nią kontrolę. Ta kontrola opiera się na zasadzie, że każda z czynności wykonywanych przez operatorów jest odnotowywana przez system. W ten sposób – podobnie jak w przypadku operacji na towarze – system gromadzi mnóstwo danych mogących posłużyć ocenie pracy każdego z operatorów.  Co więcej, te dane pozwalają rozwiać wątpliwości związane z brakami, niezgodnościami w stanie czy uszkodzeniami towaru.

Wiemy już, w jaki sposób WMS może optymalizować pracę operatorów oraz jakie korzyści ma z niego kierownik magazynu. Pora na oszczędności, których czasami należy szukać m.in. w zespole. Zespole, którego wielkość jest być może odpowiednia do pracy w nieuporządkowanym logistycznie magazynie, ale już zbyt duża dla obiektu zarządzanego z pomocą systemu WMS. W innym przypadku ta sama załoga jest w stanie realizować znacznie więcej zleceń, ponieważ nie traci czasu np. na poszukiwania konkretnych produktów. Skoro WMS pozwala ograniczyć wydatki umożliwiając zmniejszenie liczby personelu, to oszczędnością będzie także zakup mniejszej ilości sprzętu, jak choćby wózków widłowych, które trzeba ubezpieczać, serwisować i co pewien czas wymieniać.

Obawy

Chciałbym, aby najważniejsze korzyści wynikające z wdrożenia oprogramowania klasy WMS były w tym momencie oczywiste i nie budziły żadnych wątpliwości. Zdaję sobie jednak sprawę z istnienia obaw, których nie miałem jeszcze okazji rozwiać. Jedną z nich może być ROI, czyli zwrot z inwestycji. Wiadomo, że inwestuje się w celu osiągnięcia korzyści – przede wszystkim finansowych, a sama inwestycja powinna jak najszybciej na siebie zapracować. Jak to wygląda w przypadku zakupu systemu WMS? Na początek trochę przewrotnie napiszę, że w tym temacie ROI ma drugorzędne znaczenie i nie o niego tutaj chodzi. Na pewnym etapie działalności magazynu, WMS nie jest opcją do rozważenia tylko absolutną koniecznością. To być albo nie być lub w najlepszym razie – rozwijać się czy stać w miejscu. Większy magazyn zwyczajnie nie jest w stanie funkcjonować bez odpowiedniego systemu. Jeśli taka argumentacja wciąż wydaje się mało satysfakcjonująca, to odpowiem na postawione wcześniej pytanie. Tempo zwrotu z inwestycji w WMS-a zależy od sytuacji, w jakiej znajdował się magazyn w chwili podjęcia decyzji o jego wdrożeniu. Czasami mogą być to miesiące, częściej rok lub dwa, a w skrajnych przypadkach nawet więcej. Jedno jest pewne – zmiana będzie ogromna i szybko zauważalna. Zostanie doceniona przez wszystkich pracowników.

Jako producent oprogramowania WMS wiemy, że obaw związanych z wdrożeniem jest więcej. Sam często słyszę pytania, czy system upora się z wypracowanymi przez lata schematami postępowania lub specyficznymi wymaganiami stawianymi przez branże, w jakiej działa przedsiębiorstwo. Obawy te są absolutnie zrozumiałe, szczególnie jeśli zainteresowani nie mieli wcześniej do czynienia z zaawansowanym oprogramowaniem klasy WMS. Odpowiedzi na przytoczone przeze mnie pytanie mogą być dwie. Jako Quantum rozwijamy i dopracowujemy system Qguar WMS od wielu lat, w czym bardzo pomaga nam doświadczenie zbieranie przy okazji kolejnych wdrożeń. Dlatego zagadnienia będące dla nas wyzwaniem zdarzają się rzadko i chodzi tu nie tylko o procesy magazynowe, ale także strukturę obiektu, wykorzystywane narzędzia czy specyfikę współpracy z klientami. Rozwiązania z pozoru kłopotliwe i wymagające, mogą okazać się standardowym elementem oprogramowania, z którym radzi sobie ono znakomicie. Niemniej jednak wyjątki się zdarzają, a nic nie działa lepiej, niż rozwiązanie szyte na miarę. Uzupełnienie systemu o niestandardowe elementy nie stanowi dla nas problemu, a elastyczność we wprowadzaniu takich modyfikacji jest kolejną zaletą systemu Qguar.

Jakub Płaza
Quantum Qguar