Od "kultury stempla" do e-administracji. W minionym tygodniu odbyła się konferencja "e-administracja dla Biznesu"

- Udało nam się zaprosić na konferencję osoby, które mają decydujący głos w sprawie określania kierunku rozwoju administracji publicznej – mówił dr Grzegorz Szyszka, Dyrektor Instytutu Logistyki i Magazynowania.  – Mam nadzieję, że w ten sposób uda nam się pokazać Państwu jaką przyszłość ma e-administracja w Polsce.

Jednak żeby jej przyszłość przestała rysować się w czarnych barwach, administracja musi być otwarta na obywateli, w tym przedsiębiorców. Powinna dostarczać informacji na temat prowadzonych spraw, zapewnić funkcjonalne e-usługi i sprawny kontakt poprzez tzw. „jedno okienko”.

- Przedsiębiorcy oczekują przejrzystej informacji na temat możliwości załatwienia spraw urzędowych w krótkim czasie i przy minimalnych formalnościach – tłumaczy Andrzej Ręgowski z Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.  – Mamy już w tym pewne sukcesy, widać postęp, ale obecny stan informatyzacji administracji jeszcze nas nie zadowala. Musimy zbudować szereg usług elementarnych, aby za ich pośrednictwem w przyszłości realizować sprawy bardziej złożone, czego wszyscy oczekują.

Dlatego też niezbędne jest poznanie oczekiwań biznesu oraz wypracowanie przez rząd nowych, efektywnych rozwiązań, które wyznaczą kierunki rozwoju współczesnej e-gospodarki. Konferencja „e-Administracja dla Biznesu” ma to umożliwić, tym bardziej, że ważnym punktem konferencji są prezentacje dobrych praktyk, rozwiązań i wdrożeń z rynku krajowego oraz rynków zagranicznych i wspólna debata obu zaproszonych środowisk.

- Musimy nauczyć się unikać złych rozwiązań i podążać za dobrymi przykładami z kraju i ze świata – dodaje Sebastian Christow z Ministerstwa Gospodarki. - Chcemy, aby e-administracja stała się przyjazna dla obywatela, żeby mu służyła i pomagała w komunikacji pomiędzy administracją publiczną a światem biznesu. Kluczem do dalszego rozwoju e-usług publicznych powinna być współpraca między administracją a biznesem, umożliwiająca świadczenie usług odpowiadających potrzebom przedsiębiorców.

Dobra współpraca, która może przynieść oczekiwane efekty, wymaga jednak wzajemnego uczenia się od siebie, poznawania potrzeb poszczególnych środowisk oraz możliwości ich zaspokajania. Niezbędna jest zmiana myślenia i przejście od "kultury stempla" do powszechnego korzystania z dobrodziejstw Internetu. O tym uczestnicy konferencji „e-Administracja dla Biznesu” dyskutowali w czwartek, drugiego dnia konferencji. Tym razem głównym hasłem spotkania było „uczmy się od najlepszych!”, toteż już od czwartku rana trwały wystąpienia przedstawicieli administracji publicznej z Australii, Malty, Hiszpanii, Estonii i Tajwanu, którzy przedstawiają najlepsze praktyki  w zakresie elektronizacji urzędów.

Jako pierwsza wystąpiła Rebecca Greenwood, przedstawicielka Tasmanian Government Organisations, która przedstawiła rządowy projekt „Business Tasmania”.

- Projekt ten daje zupełnie nowe spojrzenie na e-usługi pod kątem ich dostępności i interakcji pomiędzy sferą biznesu a trzema filarami administracji - wspólnotowej, stanowej i lokalnej – mówi Rebecca Greenwood. – Projekt Business Tasmania jest znakomitym przykładem wykorzystania tzw. Web 2.0: funkcjonalności inteligentnego wyszukiwania, kanałów mediów społecznościowych, inteligentnych formularzy oraz intuicyjnych form kontaktu.

Kolejny prelegent także podkreślał istotę i konieczność współpracy urzędników i przedsiębiorców nad stworzeniem efektywnej platformy elektronicznego kontaktu i wymiany usług.

- Rozwój e-governmentu zawsze miał priorytet w naszym kraju – mówi Joseph Grech, manager internetowej platformy  „Business First” z Malty (platforma jest częścią sieci Elektronicznych Punktów Kontaktowych). – W ciągu kilku ostatnich lat dokonaliśmy sporego wysiłku, aby ułatwić przedsiębiorcom dostęp do usług administracji publicznej drogą elektroniczną. Nasza platforma pojedynczego punktu kontaktowego gwarantuje obecnie już wszystkie (lub prawie wszystkie) usługi online, które związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Mogą z niej korzystać nie tylko przedsiębiorcy, którzy swoją działalność już prowadzą, ale także ci, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem. Platforma oferuje im m.in. zaawansowane narzędzia wsparcia podczas tworzenia start-upu.

Równie efektywnie działają rozwiązania, które zostały wprowadzone w Hiszpanii. Tam poziom dostępności usług administracji centralnej sięga 90%, a administracji lokalnej 78%.

- Dla nas dużym priorytetem było stworzenie takich usług online, które będą dla obywateli łatwo dostępne, proste w użyciu, a jednocześnie będą dotyczyły najważniejszych potrzeb mieszkańców – mówi Patrocinio Nieto Moreno z hiszpańskiego Ministerstwa Finansów i Administracji Publicznej. – Dzięki takiemu podejściu otrzymaliśmy nagrodę Narodów Zjednoczonych za inicjatywę pełnego dostępu obywateli do usług publicznych.

Z dalszej części tego wystąpienia można było jednak wywnioskować, że osoby odpowiedzialne za rozwój e-administracji w Hiszpanii nie spoczywają na laurach tylko już podejmują kolejne kroki, zmierzające do redukcji kosztów, ułatwienia dostępu do usług i optymalizacji już udostępnionych zasobów.

- Nowy plan strategiczny dla e-governmentu mamy gotowy, będziemy go realizować do 2015 roku – tłumaczy Patrocinio Nieto Moreno. – w jego ramach znajduje się między innymi zmniejszenie biurokracji oraz stopniowa eliminacja wykorzystania papieru, dostosowanie już istniejących usług do zmieniających się potrzeb obywateli oraz rozwój “otwartej” administracji i zwiększenie wartości informacji wychodzącej z sektora publicznego, poprzez jej wielokrotne wykorzystanie.

Na uczestników konferencji "e-Administracja dla Biznesu" czekało jeszcze więcej prezentacji, w tym bardzo ciekawe wystąpienie Joanny Jajus z Urzędu Miasta Poznania, która przedstawiła dobre praktyki z naszego rodzimego gruntu, a także prelekcje gości z Belgii, Niemiec i Holandii. Na zakończenie konferencji odbył się warsztat z design thinkingu w administracji, który poprowadzili eksperci z Instytutu Logistyki i Magazynowania – Jacek Pucher i Piotr Nowak.