Dobre praktyki tworzenia identyfikatorów produktów i pozostałych obiektów dla ich automatycznej identyfikacji

W celu spełnienia wymogów rynku, usprawniania procesów produkcyjno-logistyczno-handlowych oraz wymogów regulacji unijnych, produkty różnych branż muszą być jednoznacznie i automatycznie identyfikowane, zgodnie ze standardami AIDC. Każda firma lub instytucja, chcąc nadawać jednoznaczne identyfikatory globalne na dowolne obiekty, musi być uczestnikiem systemu zarządzanego przez określoną Agencję Wydającą (ang. Issuing Agency) –  IA.

Realizując projekt BatteReverse opracowano dobre praktyki na rzecz tworzenia i wykorzystania najbardziej efektywnych oznaczeń kodowych. W tym celu dokonano wyboru jednej z 50 IA, która oferuje najkorzystniejsze pod wieloma względami standardy AIDC – jest nią GS1. Sformułowano kompleksowy wykaz rodzajowy obiektów, które zaleca się identyfikować wg GS1 oraz dokonano doboru zalecanych identyfikatorów globalnych i wewnętrznych dla każdej z tych grup. Artykuł przedstawia dobre praktyki tworzenia zalecanych identyfikatorów, sformułowane na podstawie ponad 35 lat badań i wdrożeń systemu AIDC w wielu sektorach i w firmach różnych branż, z których powinni korzystać wdrażający AIDC.

Zasady formalno-prawne tworzenia identyfikatorów globalnych

Wszystkie globalne identyfikatory dowolnych obiektów, zgodnie z normami ISO/IEC 15459, wymaganymi między innymi w Rozporządzeniu unijnym 2023/1542 odnośnie paszportyzacji baterii, muszą zawierać Kod Agencji Wydającej (ang. Issuing Agency Code) – IAC oraz nadany przez nią element identyfikatora. W celu uzyskania tych oznaczeń każda firma musi zgłosić się do odpowiedniej Agencji Wydającej – IA, zgodnie z procedurą określoną przez tą IA, w tym przypadku – przez GS1.

System GS1 został opracowany w 1973 roku w USA przez organizację Uniform Product Code Council, znaną do niedawna jako Uniform Code Council, Inc. (UCC). W 1977 roku European Article Numbering Association, znane jako EAN International, utworzyło kompatybilny system, aby mógłby być stosowany poza Ameryką Północną. W 2005 roku organizacje EAN i UCC oficjalnie powołały wspólną międzynarodową organizację GS1 (Global System 1), z siedzibą Global Office – GO w Brukseli (Belgia) i w Ewing (USA), która zarządza Systemem w skali świata.

GS1 to również międzynarodowy system standardów i rozwiązań biznesowych, tworzonych z inicjatywy i pod przewodnictwem uczestników tego Systemu, głównie producentów produktów różnych branż oraz przedstawicieli pozostałych sektorów gospodarczych. Jest systematycznie rozwijany od momentu swojego powstania, odpowiadając na potrzeby rynku. Standardy GS1 stanowią uzgodnione zasady i wytyczne, które w jednolity sposób są stosowane przez firmy / podmioty w celu usprawnienia operacji w łańcuchach dostaw. Więcej informacji o organizacji i standardach GS1 – na stronie www.gs1.org.

GS1, jako IA, działa w największej liczbie krajów świata. Na poziomie krajowym za administrowanie standardami GS1 odpowiedzialne są tzw. organizacje krajowe GS1 – Member Organisations – MOs, które rejestrują, informują, szkolą, doradzają i aktywnie wspierają użytkowników standardów GS1. GS1 jako jedyna z 50 IA ma swoje przedstawicielstwa – MO we wszystkich krajach europejskich, w tym w 28 krajach członkowskich UE. Na świecie funkcjonuje ponad 100 organizacji krajowych GS1 (aktualnie 118), np. Middle East and Africa – 27, Americas – 21, Asia Pacific – 27. W Europe jest ich 42 (Belgia i Luksemburg mają jedną wspólną organizację krajową GS1). Organizacje krajowe GS1 tworzą również fora współpracy dla użytkowników, umożliwiając im wzajemną wymianę doświadczeń oraz aktywny udział w tworzeniu standardów.

Każda organizacja krajowa GS1 otrzymuje z centrali GS1 – GS1 Global Office w Brukseli obecnie 3-cyfrowy prefiks, który jest elementem każdego globalnego identyfikatora GS1.

Tabela 1. Wykaz prefiksów GS1 organizacji krajowych GS1 działających w poszczególnych krajach europejskich

Źródło: Opracowanie własne na podstawie GS1 General Specifications.

W większości krajów świata organizacje krajowe GS1 mają jeden prefiks, np. Polska – 590. Pierwsze kraje europejskie, założyciele Systemu EAN, nie przewidziały rozszerzenia się Systemu GS1 na wszystkie kontynenty i przydzieliły swoim organizacjom krajowym 2-cyfrowe prefiksy GS1. Po rozszerzeniu Systemu GS1 należało przejść na 3-cyfrowe prefiksy GS1 i stąd część organizacji krajowych GS1 zamiast jednego prefiksu GS1 ma ich 10. Są też przypadki krajów, których organizacje, z różnych powodów, np. historycznych i organizacyjnych, mają inną liczbę prefiksów GS1.

Każdy globalny identyfikator GS1 zawiera w swojej strukturze tak zwany prefiks GS1 firmy – GCP. GCP składa się z: prefiksu organizacji krajowej GS1 i numeru nadanego firmie przez tę organizację krajową. Jeżeli któraś z firm nie jest jeszcze uczestnikiem Systemu GS1, zgłasza się do swojej organizacji krajowej GS1. Każda firma może zarejestrować się w swojej organizacji krajowej GS1, wypełniając stosowny wniosek, w którym określa potrzebną jej pulę identyfikatorów GS1. Obecnie każda organizacja krajowa, rejestrując firmę przydziela jej numer GCP, który obecnie składa się z 3-cyfrowego prefiksu organizacji krajowej GS1 oraz kilkucyfrowego numeru nadanego firmie, którego liczba cyfr jest zależna od zamówionej przez tę firmę puli numerów.

Organizacje krajowe GS1 oferują kilka pul numerów, najczęściej numerów na produkty – GTIN, np. do 100, do 1000, do 10 000 i do 100 000. Przy wyborze puli numerów zaleca się uwzględnić głównie potrzebę w zakresie numerów GTIN, ponieważ będzie to np. ta sama pula numerów na lokalizacje – GLN oraz 10 000 razy większa pula numerów na jednostki logistyczne – SSCC. Zaleca się wystąpić o docelową pulę numerów GS1. Przykładowo, jeżeli aktualnie firma produkuje około 80 różnych rodzajów produktów to zaleca się wnioskować o pulę do 1000 numerów, ponieważ może okazać się wkrótce, że pula do 100 numerów jest niewystarczająca.

W przypadku, gdy firma nie przewidziała tak dużego zwiększenia produkowanego asortymentu produktów, w każdym przypadku może wystąpić o kolejną pulę numerów, ale wtedy będzie musiała korzystać z dwóch różnych prefiksów GS1 firmy.

Każda firma dysponując swoim numerem GCP może tworzyć dowolne rodzaje globalnych identyfikatorów dla różnych własnych obiektów, według potrzeb. Jeśli firma posiada kilka prefiksów GS1 firmy to identyfikatory globalne GS1 może tworzyć na podstawie każdego z prefiksów.

W przypadku identyfikacji produktów handlowych prawo nadawania numerów GTIN ma wyłącznie właściciel marki handlowej lub upoważniona przez niego inna firma, np. producent, gdy np. właściciel marki handlowej sam nie jest producentem swoich produktów lub nie jest jeszcze uczestnikiem Systemu GS1.

Prefiksy GS1 firmy oraz identyfikatory globalne GS1 nie mogą być sprzedawane, dzierżawione ani oddawane w całości lub części do wykorzystania przez inną firmę. We wszystkich krajach funkcjonują te same zasady nadawania globalnych identyfikatorów GS1 oraz użytkowania numerów GCP, również w sytuacjach, gdy zmieniają się uwarunkowania organizacyjno-prawne. Ściśle określone są też reguły użytkowania numerów GCP w sytuacjach zmiany statusu prawnego firmy, wynikającego np. z przejęcie, połączenia, częściowego: zakupu, zbycia, podziału firmy lub oddzielenia się części firmy od jednostki macierzystej. Uczestnicy Systemu GS1 powinni powiadomić swoją organizację krajową GS1 o każdej zmianie statusu prawnego w ciągu roku od tej zmiany. Organizacje krajowe GS1 mogą dostosować wytyczne do wymagań prawnych danego kraju.

Struktury zalecanych identyfikatorów globalnych

W GS1, zgodnie z wymogami norm ISO/IEC 15459, wszystkie globalne identyfikatory dowolnych obiektów zaczynają się od Kodu IA – Issuing Agency Code – IAC, który dla GS1 obejmuje wszystkie cyfry – od 0-9 oraz zawierają nadany przez nią element identyfikatora. Jest nim 3-cyfrowy prefiks organizacji krajowej GS1. Większość globalnych identyfikatorów GS1 po tym prefiksie zawiera numer nadany firmie przez jej organizację krajową GS1, tworząc łącznie prefiks GS1 firmy – GPC. Te same GPC  firma wykorzystuje do tworzenia większości globalnych identyfikatorów, np. dla produktów: GTIN, dla lokalizacji formalno-prawnych i fizycznych – GLN, dla jednostek logistycznych: SSCC, dla zasobów: GIAI, dla dokumentów: GDTI. Podstawowe struktury zalecanych identyfikatorów globalnych przedstawia Tabela 2.

Tabela 2. Podstawowe struktury zalecanych identyfikatorów globalnych GS1

Źródło: Opracowanie własne na podstawie GS1 General Specifications

Kolejna część większości identyfikatorów globalnych jest tworzona przez firmę. Łącznie 12 cyfr w identyfikatorach GTIN-13, GLN, GRAI i GDTI kończy się cyfrą kontrolną.

Ponadto dwa z przedstawionych identyfikatorów: GTIN i GRAI jest z przodu uzupełnione nieznaczącym zerem, a SSCC – cyfrą dodatkową od 0-9, rozszerzającą pulę tych identyfikatorów. Dwa z wymienionych identyfikatorów: GRAI i GDTI mogą być uzupełnione dowolnym oznaczeniem indywidualnym w ramach tego samego rodzaju obiektu lub dokumentu. Z kolei identyfikator GIAI bezpośrednio po GPC zawiera wewnętrzne oznaczenie obiektu.

Jak wynika z przedstawionych struktur zalecanych do stosowania globalnych identyfikatorów GS1, większość z nich jest numeryczna i ma podobną strukturę. Tabela 3 przedstawia przykładowe szczegółowe struktury najpopularniejszego na świecie identyfikatora GTIN-13, obowiązujące w Polsce. W pozostałych krajach świata, w tym w krajach UE, struktura GTIN-13 jest podobna.

Tabela 3. Struktura identyfikatora produktu – numeru GTIN-13 obowiązująca w Polsce

Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów GS1 Polska

Firma, rejestrując się w Systemie GS1, powinna uwzględnić docelowe potrzeby w zakresie puli identyfikatorów GS1, ze szczególnym uwzględnieniem asortymentu jej jednostek handlowych, np.: baterii, wyrobów z odzysku, w celu ich identyfikacji numerami GTIN. Prawo nadawania numerów GTIN ma głównie właściciel marki handlowej identyfikowanych przez tę firmę produktów, ewentualnie upoważniona przez niego inna firma.

Dobre praktyki tworzenia identyfikatorów globalnych GS1

Jak wynika ze struktur globalnych identyfikatorów, w gestii firmy jest tworzenie części oznaczenia, która jednoznacznie w skali firmy identyfikuje rodzaj obiektu należącego do danej grupy, nadając mu numeryczne oznaczenie. Poniżej przedstawiono dobre praktyki nadawania przez firmę tej części w poszczególnych globalnych identyfikatorach.

W GTIN oznaczenie rodzaju produktu nadane przez firmę nie może powtórzyć się na żadnym innym rodzaju produktu firmy, który różni się rodzajowo i użytkowo od innego, uwzględniając istotne dla producenta, handlowca i użytkownika parametry, np. kształt, kolor, wymiar, a odnośnie do baterii: parametry techniczne np. typ akumulatora, napięcie znamionowe w V, pojemność w Ah, masa w kg itp. Zaleca się nadawanie kolejnych numerów, np. dysponując pulą 10 000 numerów (T₁ T₂ T₃ T₄), kolejne produkty firmy będą oznaczane: 0001, 0002 itd. GTIN raz nadany na dany rodzaj produktu nie może być ponownie wykorzystany do identyfikacji innego rodzaju produktu.

W GLN oznaczenie lokalizacji formalno-prawnej lub fizycznej, nadane przez firmę identyfikuje ją np. jako dostawcę, producenta, odbiorcę, w tym uczestnika logistyki zwrotnej oraz jej filię lub oddział, czyli jako identyfikator lokalizacji funkcjonalno-prawnej dla potrzeb paszportyzacji, systemów automatycznej – AIDC i elektronicznej wymiany danych – EDI oraz jako globalne identyfikatory lokalizacji fizycznej, np. miejsca produkcji lub świadczenia usługi oraz magazynów, składowisk, pól odkładczych, gniazd regałowych, miejsc na półce itp. Pula numerów GLN jest taka sama jak pula numerów GTIN-13. Struktura w ramach oznaczenia lokalizacji nadanej przez firmę oraz informacje związane z tą lokalizacją leżą w gestii firmy definiującej daną lokalizację. Dla celów identyfikacji formalno – prawnej firmy oraz adresu głównej siedziby firmy, zaleca się w miejsce indywidualnego numeru wewnętrznej lokalizacji wpisać same cyfry „0”. Firma dysponując pozostałą pulą numerów wykorzystuje je do określania  wewnętrznych indywidualnych lokalizacyji GLN, np. szczegółowych miejsc składowania materiałów zaopatrzeniowych i/lub wyrobów gotowych w magazynach. Zaleca się nadawanie kolejnych numerów w ramach indywidualnego numeru wewnętrznej lokalizacji, np. dysponując pulą 10 000 numerów (L₁ L₂ L₃ L₄), kolejne lokalizacje wewnętrzne będą oznaczane: 0001, 0002 itd.

W SSCC, czyli w identyfikatorze globalnym każdej jednostki logistycznej lub transportowej, pierwszą cyfrą jest kod IAC czyli cyfry od 0 do 9. Ta cyfra uzupełniająca początkowo oznaczała rodzaj opakowania logistycznego. Obecnie jest stosowana do zwiększenia pojemności numeru SSCC. Jej stosowanie jest zależne od firmy, która tworzy etykiety logistyczne. Zaleca się zacząć od 0, gdy etykiety logistyczne są drukowane centralnie lub można ją wykorzystać do rozróżnienia odrębnych punków drukowania etykiet logistycznych GS1, gdy rozwiązanie informatyczne nie pozwala na centralne nadawanie numerów seryjnych. Numer seryjny nadawany jest przez firmę z posiadanej puli numerów. Zaleca się przydzielać dla każdej jednostki logistycznej numery kolejne, np. gdy firma ma numer J₁ J₂ J₃ J₄ J₅, to S₁ S₂ S₃ S₄ S₅ S₆ S₇ S₈ dla pierwszej jednostki logistycznej = 00000001, dla następnej: 00000002, itd. …, do 99999999, czyli do wyczerpania puli. SSCC nie powinny się zdublować minimum w okresie 1 roku, a jeżeli jednostka logistyczna zawiera produkty o dłuższej trwałości i czasie przechowywania, to w okresie nie krótszym niż wynika to ze specyfiki produktu.

GRAI jako identyfikator zasobów zwrotnych, zawiera część obowiązkową – GTIN i część nieobowiązkową, w celu rozróżnienia indywidualnych obiektów w ramach tego samego ich rodzaju. GTIN identyfikuje rodzaj obiektu, np. opakowania zwrotnego, maszyny, urządzenia. Jeżeli jest to GTIN-13, to należy go poprzedzić jednym zerem – 0. Jeżeli istnieje potrzeba bardzie szczegółowej identyfikacji danego obiektu, to oznaczenie to można uzupełnić, według potrzeb, albo o numer seryjny danego rodzaju obiektu lub o partię produkcyjną. Ta część oznaczenia może być alfanumeryczna i zawierać do 16 znaków.

GIAI jako identyfikator zasobu indywidualnego zaleca się stosować do oznaczenia obiektów typu: opakowania zwrotne, maszyny, urządzenia, które nie posiadają numeru GTIN, ale dla potrzeb AIDC należy je oznaczyć identyfikatorem globalnym.  Strukturę GIAI tworzy część obowiązkowa: prefiks GS1 firmy – GCP i wewnętrzne oznaczenie obiektu, np. wewnętrzny dowolny indywidualny identyfikator obiektu, który może być alfanumeryczny, a dopuszczalna jego liczba znaków zależy od liczby znaków GCP. Łącznie nie może być ich więcej niż 30.

GDTI jako identyfikator globalny dokumentów, stosowanych zwłaszcza w relacji z otoczeniem firmy, tworzy część obowiązkowa, która ma standardową strukturę 13-cyfrowych identyfikatorów GS1 oraz część nieobowiązkowa: oznaczenie indywidualne dokumentu w ramach danego typu dokumentu. Identyfikator typu dokumentu jest nadawany przez jego twórcę. Firma w tym celu wykorzystuje posiadaną do jej wewnętrznej dyspozycji pulę numerów. Zaleca się nadawanie kolejnych numerów, np. dysponując pulą 10 000 numerów (D₁ D₂ D₃ D₄), kolejne typy dokumentów firmy będą oznaczane: 0001, 0002 itd. Również oznaczenie indywidualne danego typu dokumentu – jego numer seryjny oraz informacje związane z tym dokumentem, leżą w gestii firmy definiującej dany dokument. Połączenie typu dokumentu z częścią dodatkową pozwala w unikalny sposób identyfikować każdy pojedynczy dokument. Ta dodatkowa część, o zmiennej długości, jest alfanumeryczna i może zawierać do 17 znaków. Najczęściej jest to kolejny numer w danym roku kalendarzowym z oznaczeniem roku, nadany danemu typowi dokumentu.

Poza GIAI wszystkie pozostałe globalne i wewnętrzne identyfikatory GS1 posiadają część numeryczną, która kończy się cyfrą kontrolną.

Cyfra kontrolna, która służy do wykrywania błędów odczytu identyfikatorów GS1, wyliczana jest według stałego standardowego algorytmu GS1, wspólnego dla wszystkich globalnych i wewnętrznych numerów identyfikacyjnych GS1. Cyfrę kontrolną wylicza się z wszystkich poprzedzających ją cyfr. Zaleca się wprowadzenie algorytmu GS1 do oprogramowania, w którym są tworzone kolejne identyfikatory, np. obliczanie cyfr kontrolnych w SSCC zaleca się pozostawić programowi drukującemu etykiety logistyczne GS1. Cyfry kontrolne można też obliczyć np. za pomocą darmowych programów zamieszczonych na stronie organizacji GS1: https://www.gs1.org/services/check-digit-calculator lub na stronach własnej organizacji krajowej GS1, np. w Polsce na stronie: https://gs1pl.org/kalkulator-cyfry-kontrolnej/. W programach tych można wyliczyć cyfrę kontrolną dla pojedynczego numeru wpisując pierwsze np. 12 cyfr. Przykładowo na stronie internetowej GS1 Polska dostępny jest także prosty program, za pomocą którego można obliczyć cyfry kontrolne jednocześnie dla grupy kolejnych identyfikatorów GS1, wpisując zakres kilku lub kilkudziesięciu numerów.

Dobre praktyki tworzenia standardowych identyfikatorów wewnętrznych GS1

GS1, obok identyfikatorów globalnych, do zastosowań wyłącznie wewnętrznych oferuje dwa podstawowe rozwiązania:

• stosowanie numerycznych identyfikatorów wewnętrznych, tak zwane numery RCN – Restricted Circulation Numbers, które są kompatybilne z identyfikatorami globalnymi;
• stosowanie dowolnych niestandardowych identyfikatorów wewnętrznych, z użyciem Identyfikatorów Zastosowania GS1 – AI, przeznaczonych wyłącznie do wewnętrznego zastosowania.

Numery RCN

O numerach RCN z częścią prefiksów, o szczegółowej strukturze tych numerów i ich zastosowaniu lokalnym, najczęściej na terenie jednego kraju, decydują poszczególne organizacje krajowe GS1. Identyfikatory te służą również do znakowania produktów detalicznych o zmiennej ilości i dla tych samych produktów muszą być dostosowane do odbiorców z terenu danego kraju. Pozostałe numery RCN przeznaczone są do wewnętrznej identyfikacji dowolnych obiektów w danej firmie lub instytucji i tak oznaczone obiekty nie mogą opuścić terenu danej firmy lub instytucji. Są to numery 8, 12 i 13- cyfrowe z określonymi prefiksami do zastosowań wewnętrznych. Ich stosowanie zaleca się szczególnie, gdy:

• obiekty, w tym szczególnie materiały zaopatrzeniowe, nie zostały jeszcze oznaczone numerami GTIN,
• firma nie stosuje jeszcze dla potrzeb AIDC standardowych identyfikatorów wewnętrznych.

Ponieważ w praktyce najczęściej stosowanym identyfikatorem jest identyfikator 13-cyfrowy, zaleca się dla uproszczenia przechodzenia z RCN na GTIN lub inne globalne identyfikatory, zastosować 13-cyfrowy numer RCN z prefiksem do dowolnych zastosowań, czyli RCN-13 z prefiksem 04. Wybrany identyfikator numeryczny  RCN-13, z prefiksem 04 (o formacie n13), jako najprostszy i najczęściej stosowany, zaleca się zastosować w celu wewnętrznej identyfikacji sztukowych obiektów.  Podstawową jego strukturę przedstawia Tabela 4.

Tabela 4. Struktura podstawowa standardowego identyfikatora wewnętrznego RCN-13

Źródło: Opracowanie własne na podstawie GS1 General Specifications

Prefiks GS1 04 oznacza, że żaden obiekt trafiający do firmy nie będzie oznaczony z jego użyciem. Struktura w ramach oznaczenia wewnętrznego dla obiektów od N₁ do N₁₀ jest w gestii firmy. Firma wykorzystuje pulę numerów do jej wewnętrznej dyspozycji, określając numery w ramach posiadanej puli w zależności od potrzeb. Większość obiektów to obiekty sztukowe jako produkty, maszyny, pracownicy, lokalizacje wewnętrzne, a część produktów ma zmienną ilość w opakowaniu. Część obiektów wymaga jednoznacznej identyfikacji wewnętrznej z dokładnością do ich rodzaju, a część – z dokładnością indywidualną, np. pracownicy. W zależności od potrzeb, w ramach posiadanej puli numerów, można dodatkowo wydzielić rodzaje grup obiektów poprzez ich wyróżnienie. W tym celu w numerze RCN, dla identyfikacji poszczególnych grup obiektów, można przeznaczyć jedną lub dwie kolejne cyfry, występujące po prefiksie 04: N₁ N₂ – jako prefiks zastosowania wewnętrznego, np.:

• 01 to materiały zaopatrzeniowe nie oznaczone przez dostawców według GS1 i inne produkty sztukowe, np. półfabrykaty,
• 02 to maszyny i urządzenia, np. wózki widłowe itd.,
• 03 to lokalizacje w magazynach,
• 04 to pracownicy,
• 05 to dokumenty wewnętrzne,

a pozostałe cyfry przeznaczyć do określenia:

• albo rodzaju danego obiektu należącego do danej grupy obiektów,
• albo indywidualnego numeru każdego obiektu należącego do danej grupy, np. jako identyfikator pracownika.

Cyfry od np. N₃ … N₁₀ dają dla każdej grupy obiektów aż 100 milionów możliwych określeń, jeżeli do oznaczania będą wprowadzane kolejne numery, zaczynając od 00000001. Zalecaną strukturę wewnętrznych numerów 13-cyfrowych (format: n13), przyjętą do identyfikacji obiektów, w ramach wyróżnionych w firmie grup identyfikowanych obiektów, przedstawia Tabela 5.

Tabela 5. Struktura numeru RCN-13 wybrana do zastosowań wewnętrznych oznaczania obiektów należących do danej grupy

Źródło: Opracowanie własne

W celu określenia konkretnego rodzaju danego obiektu albo indywidualnego numeru każdego obiektu, należącego do grupy obiektów zidentyfikowanej przez prefiks zastosowania wewnętrznego – N₁ N₂, zaleca się nadawanie kolejnych numerów w ramach dysponowanej puli 100 000 000 numerów (N₃ N₄ N₅ N₆ N₇ N₈ N₉ N₁₀): 00000001, 00000002 itd.

Cyfra kontrolna dla każdego 13-cyfrowego identyfikatora numerycznego GS1 jest wyliczana według standardowego algorytmu GS1, a zalecane sposoby jej wyliczania są takie same jakie przedstawiono dla identyfikatorów globalnych GS1.

Oznaczenia RCN-13 z prefiksem GS1: 04 wykorzystane są wyłącznie do wewnętrznego zastosowania. Docelowo, np. gdy materiały zaopatrzeniowe będą oznaczane przez dostawców według GS1, firma w bazie danych zastąpi oznaczenie wewnętrzne RCN-13 numerem globalnym GTIN-13, wykorzystując oznaczenie kodowe dostawcy. Ponadto nie wystąpi konieczność samodzielnego oznaczania tych produktów, co obniży koszty stosowania AIDC.

Identyfikatory niestandardowe z Identyfikatorami Zastosowania do wykorzystania wewnątrz firmy

Każda firma lub instytucja, zgodnie z GS1, może także stosować niestandardowe wewnętrzne identyfikatory, które będą kompatybilne z identyfikatorami globalnymi i wewnętrznymi RCN, gdy zostaną określone przez specjalnie dla tych celów kwalifikatory – AI, czyli identyfikatory Zastosowania GS1: od 91 do 99. Używając ich do wyłącznie wewnętrznego użytku, nie trzeba zmieniać wprowadzanych po nich niestandardowych wewnętrznych identyfikatorów obiektów, ponieważ dopuszczalny format tych oznaczeń jest alfanumeryczny i ostatnio został rozszerzony z 30 do 90 znaków (format: an…90).

Jednocześnie zaleca się, w przypadku stosowania RCN-13 dla identyfikacji wewnętrznej produktów o zmiennej masie lub produktów wymagających innych dodatkowych danych uzupełniających, zarezerwować:

• AI 91do identyfikacji produktów jako odnośników do AI 01,
• AI 92 do identyfikacji zawartości produktów w jednostce logistycznej jako odnośników do AI 02.

Pozostałe AI od 93 do 99 zaleca się wykorzystać do wewnętrznej identyfikacji poszczególnych pozostałych grup obiektów, identyfikowanych niestandardowymi wewnętrznymi identyfikatorami.

Przykład zastosowania identyfikatorów RCN z AI

Produkty o zmiennej ilości, np. jednostki niedetaliczne o zmiennej masie, identyfikowane są przez 14-cyfrowe identyfikatory, gdzie dodatkowa pierwsza cyfra to zawsze cyfra „9”, tworząc numer GTIN-14, a gdy dostarczony produkt o zmiennej ilości nie oznaczył dostawca zgodnie z GS1 – to zaleca się zastosować RCN-14 z pierwszą cyfrą „9”. W oznaczeniu kodowym dla takich produktów musi być dodatkowo podana rzeczywista jego ilość, np. masa netto danego produktu i ewentualnie inne dane, wszystkie z użyciem odpowiednich Identyfikatorów Zastosowania GS1 – AI.  W przypadku produktów o zmiennej ilości zaleca się zastosować AI 91, po którym wprowadza się RCN-14 oznaczający konkretny rodzaj produktu o zmiennej ilości w opakowaniu lub bez (np. gdy jest to produkt o zmiennej np. długości i nie wymaga opakowania). Zmienną jego ilość przedstawia AI z serii 3nnn, dobrany odpowiednio do rodzaju miary i jej dokładności, np. AI 3103 gdy jest to produkt o zmiennej masie, która ma być wyrażona w kilogramach, z dokładnością do grama.

Tak oznaczone obiekty nie mogą opuścić terenu danej firmy lub organizacji, aby nie zdublowały się z wewnętrznymi oznaczeniami innych firm.

W ramach realizacji projektu BatteReverse sformułowano dodatkowo wykaz zalecanych do stosowania w firmach różnych branż, w tym logistyce zwrotnej baterii samochodowych, Identyfikatorów Zastosowania GS1 – AI oraz zalecane ich zestawy dla: produktów w różnych formach opakowaniowych, handlowych i logistycznych oraz dla wszystkich pozostałych grup obiektów, których jednoznaczna, globalna i wewnętrzna oraz automatyczna identyfikacja przynosi korzyści i spełnia wymogi regulacji unijnych. Ale to temat już na następny artykuł – zapraszamy.

Artykuł stanowi pełną wersję artykułu pod tym samym tytułem, opublikowanego w czasopiśmie Logistyka nr 4/2026.

Poprzednie części cyklu:

• Wybór standardów automatycznej identyfikacji – AIDC według Agencji Wydających na rzecz realizacji strategii unijnych

• Zalecany zakres obiektów identyfikowanych automatycznie na rzecz usprawniania procesów i realizacji strategii unijnych

• Dobór identyfikatorów umożliwiających automatyczną identyfikację produktów i pozostałych obiektów