Dobór identyfikatorów umożliwiających automatyczną identyfikację produktów i pozostałych obiektów

Rynek oraz wymogi regulacji unijnych w zakresie paszportyzacji produktów różnych branż wymagają ich globalnej i automatycznej identyfikacji – AIDC. Rozporządzenia unijne dotyczące paszportyzacji produktów – DPP, w tym Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1542 z dnia 12 lipca 2023 r. w sprawie baterii i zużytych baterii, nie precyzują, które identyfikatory zarządzane przez 50 Agencji Wydających (ang. Issuing Agency) –  IA należy stosować. Realizując projekt BatteReverse dotyczący usprawnień logistyki zwrotnej baterii samochodowych, w zakresie AIDC dokonano wyboru IA oferującej najkorzystniejsze pod wieloma względami standardy AIDC – GS1, sformułowano kompleksowy wykaz rodzajowy obiektów, które zaleca się identyfikować według GS1 (patrz: artykuły: 1 i 2) oraz dokonano doboru zalecanych identyfikatorów globalnych i wewnętrznych dla każdej z tych grup. Na podstawie ponad 35-letnich doświadczeń oraz w wyniku badań realizowanych w ramach wspomnianego projektu, artykuł przedstawia wykaz zalecanych identyfikatorów, globalnych i standardowych wewnętrznych, które powinni stosować wdrażający systemy AIDC, niezależnie od branży w której działają, aby wykorzystać najbardziej efektywne oznaczenia kodowe w zarządzaniu własną firmą i w kontaktach z jej otoczeniem oraz na rzecz spełnienia jednocześnie wymagań rynkowych i strategii unijnych.

Istota identyfikacji obiektów

Istotą identyfikacji obiektów dla celów ich automatycznej identyfikacji – AIDC jest tworzenie jednoznacznych identyfikatorów jako nieznaczących kluczy do bazy danych, w której znajdują się potrzebne i wymagane informacje stałe, wprowadzone jednorazowo oraz uzupełniane danymi zmiennymi w czasie użytkowania danych obiektów. Dane te zgodnie z potrzebami użytkownika systemu AIDC, są lub mogą być dodatkowo np. drukowane pismem czytelnym wzrokowo dla klientów i pracowników, wyświetlane jako polecenia na ekranie skanera, na dokumentach papierowych i wykorzystywane dla celów zarządzania danym obiektem. Dodatkowo dla zainteresowanych określony zakres danych może być udostępniany poprzez adres internetowy, o standardowej strukturze, przedstawiony w wymaganej symbolice kodu kreskowego.

Docelowo zaleca się zastosować odpowiednio dobrane identyfikatory, globalne lub wewnętrzne, według standardów GS1 i wprowadzić oznaczenia kodowe dla potrzeb AIDC na obiekty, które wymagają rejestrowania w procesach produkcyjno-logistyczno-handlowych oraz dodatkowo wymagają paszportyzacji. Zidentyfikowanymi grupami tych obiektów są:

• produkty wymagające paszportyzacji, których lista jest bardzo długa, w tym baterie samochodowe, nowe i po renowacji,
• pozostałe produkty jako materiały zaopatrzeniowe i półprodukty oraz wyroby gotowe,
• lokalizacje formalno-prawne i lokalizacje fizyczne,
• opakowania, w tym opakowania zwrotne,
• maszyny i urządzenia,
• pracownicy,
• dokumenty.

Zgodnie z potrzebami i uwarunkowaniami każdej firmy oraz wymogami wynikającymi z obowiązujących aktów prawnych, część z tych obiektów wymaga jednoznacznej identyfikacji globalnej, jednocześnie gwarantującej, że nie zdubluje się ze stosowaną identyfikacją wewnętrzną w ramach tej ani żadnej innej firmy lub organizacji.

Identyfikacji globalnej wymagają głównie:

• produkty handlowe jako wyroby gotowe, w tym np. baterie, materiały z ich odzysku jako jednostki handlowe: surowce do produkcji kolejnych baterii i inne materiały zaopatrzeniowe, będące przedmiotem obrotu handlowego, w poszczególnych formach opakowaniowych oraz maszyny i urządzenia, jeżeli zostały oznaczone zgodnie z GS1 np. przez ich producentów – właścicieli marek handlowych;
• lokalizacje formalno-prawne, w tym firmy – uczestnicy łańcucha dostaw, w tym uczestnicy logistyki zwrotnej oraz część lokalizacji fizycznych, np. zgodnie w wymogami regulacji unijnych – miejsca produkcji;
• jednostki logistyczne, czyli produkty w opakowaniach transportowo-logistycznych, wymagających śledzenia;
• opakowania zwrotne;
• dokumenty zewnętrzne.

Pozostałe obiekty można oznaczać standardowymi identyfikatorami wewnętrznymi GS1.

Zgodnie z wymogami norm z serii ISO/IEC 15459 każdy identyfikator oraz dane uzupełniające dla potrzeb AIDC, muszą być poprzedzone odpowiednim kwalifikatorem globalnym. Nie dotyczy to tylko danych przedstawianych w kodach numerycznych GS1. GS1 dysponuje wszystkimi numerycznymi kwalifikatorami, którymi są Identyfikatory Zastosowania – IZ (ang. Application Identifier – AI).

Identyfikatory globalne produktów jako jednostek handlowych

Baterie i wszystkie inne materiały zaopatrzeniowe, niezależnie od branży do której należą, w tym opakowania i inne obiekty, jako produkty handlowe, zamawiane, fakturowane i wyceniane, stanowią tak zwane jednostki handlowe. Dla potrzeb AIDC są one oznaczane w opakowaniach jednostkowych lub bez, w opakowaniach zbiorczych pośrednich handlowych lub logistycznych – transportowych. Wszystkie produkty, jakie występują w każdej firmie, dzielą się na produkty sztukowe (o stałej ilościowo zawartości) lub produkty o zmiennej ilościowo zawartości w opakowaniu, określanej w odpowiedniej jednostce miary, najczęściej według masy wyrażonej w kilogramach lub według w innej jednostce miary, z określonym stopniem jej dokładności.

Dla identyfikacji globalnej produktów sztukowych stosuje się identyfikator GTIN – Globalny Numer Jednostki Handlowej (ang. Global Trade Item Number, poprzednia nazwa: EAN/UCC). GTIN mogą być: 8, 12, 13 i 14-cyfrowe. Ponieważ:

• GTIN-8 – przeznaczony jest do identyfikacji produktów o małych rozmiarach i ze względu na przechodzenie z kodów jednowymiarowych – 1D na 2D, od 2027 roku nie będzie uzasadnienia ich stosowania na nowe produkty, chociaż mogą być nadal stosowane i używane,
• GTIN-12 – przeznaczony jest głównie do identyfikacji produktów identyfikowanych prefiksami organizacji krajowych GS1 w Ameryce Północnej,
• GTIN-14 może być stosowany do identyfikacji tylko produktów niedetalicznych, np. z cyfrą uzupełniającą od 1 do 8 do produktów w opakowaniach zbiorczych o stałej liczbie sztuk tych samych produktów sztukowych lub z cyfrą uzupełniającą 9 – w opakowaniach handlowych o zmiennej ilości,

do identyfikacji wszystkich pozostałych produktów sztukowych zaleca się stosować głównie GTIN-13.

W alfanumerycznych kodach kreskowych GS1 1D i 2D, w kodzie QR oraz w znacznikach RFID Identyfikator Zastosowania GS1 – IZ 01 określa GTIN jednostki handlowej, który zawsze musi mieć format 14-cyfrowy (n14). Oznacza to, że GTIN-y krótsze muszą z przodu zostać uzupełnione wymaganą liczbą nieznaczących zer.

Produkty niedetaliczne o zmiennej ilości oznaczane są minimum dwiema danymi: identyfikatorem rodzajowym GTIN-14 z cyfrą uzupełniającą 9 i ilością podaną w określonej jednostce miary i z określoną jej dokładnością.

GS1 określa standardy różnych rodzajów wymiarów handlowych i logistycznych, metrycznych i niemetrycznych, określających zmienne ilości produktów w dowolnych jednostkach miary, np. w calach, jardach, stopach, galonach itp. Najczęściej stosowanymi są: masa netto w kilogramach, długość wyrażona w metrach, objętość wyrażona w litrach lub m³, z wymaganą dokładnością. Ilości te odkreśla odpowiedni 4-cyfrowy IZ (ang. AI) z serii 3nnn, w którym trzy pierwsze cyfry oznaczają rodzaj wymiaru, a czwarta oznacza jego miejsce dziesiętne (liczbę miejsc po przecinku). Format wszystkich wymiarów jest stały, 6-cyfrowy (n6). Przykład:

• IZ (3100) 000035 oznacza zakodowanie zmiennej ilości produktu netto 35 kg,
• IZ (3103) 000035 oznacza zakodowanie zmiennej ilości produktu netto 0,035 kg.

Produkty które wymagają wyższego stopnia dokładności identyfikacji, nie tylko rodzajowej jak większość produktów, ale z dokładnością do partii produkcyjnej lub z najwyższą dokładnością – do indywidualnej sztuki, jak w przypadku baterii samochodowych, zaleca się oznaczać dwiema danymi. W tym celu identyfikator GTIN z IZ 01 uzupełnia się odpowiednimi dodatkowymi danymi, nadawanymi przez producenta i które mogą być oznaczeniem alfanumerycznym o zmiennej liczbie znaków, ale nie większej niż 20 (format: an..20):

• partią produkcyjną z IZ 10 lub
• numerem seryjnym z IZ 21, dla baterii samochodowych.

Identyfikacja globalna lokalizacji formalno-prawnych i lokalizacji fizycznych

Lokalizacje formalno-prawne, w tym firmy – uczestnicy łańcucha dostaw, w tym uczestnicy logistyki zwrotnej i pozostałe podmioty gospodarcze: różne instytucje, przedsiębiorstwa produkcyjne, transportowe, handlowe itp. oraz część ich lokalizacji fizycznych, np. miejsce produkcji, wymagają identyfikacji globalnej. Identyfikuje je jednoznacznie w skali świata 13-cyfrowy identyfikator GLN – Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number), format: n13. Podstawowa struktura GLN jest identyczna jak numeru GTIN-13 i jest kluczem do bazy danych, w której zawarte są wszystkie wymagane informacje, w tym: np. nazwa i adres firmy. Znaczenie każdego GLN dla automatycznej identyfikacji określają odpowiednie Identyfikatory Zastosowana GS1, w tym:

• w paszportyzacji GLN z IZ 417 oznacza firmę lub organizację według jej rejestru jako siedziby głównej a GLN z IZ 416 oznacza miejsce produkcji lub świadczenia usługi;
• na jednostkach logistycznych tworzonych na zamówienie GLN z IZ 410 oznacza odbiorcę – „Wysłać do – Dostarczyć do”, a na dostarczanych jednostkach logistycznych GLN z IZ 412 oznacza dostawcę – „Kupiono od”;
• GLN z IZ 414 oznacza lokalizację fizyczną z wymaganym stopniem szczegółowości, np. z dokładnością do miejsca składowania produktu w magazynie i może być wykorzystywana w logistyce wewnętrznej firmy.

GLN wykorzystuje się do wielu zastosowań, w tym w standardowych dokumentach elektronicznych – EDI, typu: Zamówienie, Faktura, Awizo dostawy itp.

Identyfikatory jednostek logistycznych

Zgodnie z wymogami Rozporządzenia 2023/1542 baterie, surowce i inne produkty mają być jednoznacznie identyfikowane nie tylko jako: pojedyncze sztuki lub w opakowaniach jednostkowych, w opakowaniach zbiorczych handlowych, ale również jako jednostki transportowe, zwane jednostkami logistycznymi, którymi są najczęściej produkty na palecie lub w kontenerze, ale są nimi również paczki, a nawet listy polecone lub większość produktów o gabarytach równych i większych niż pralka czy lodówka. Zgodnie z GS1 jednostki logistyczne identyfikuje 18-cyfrowy identyfikator SSCC – Seryjny Numer Jednostki Logistycznej (ang. Serial Shipping Container Code), format n18 z IZ 00.

SSCC jest obowiązkowym identyfikatorem na każdej etykiecie logistycznej GS1, przy czym w projekcie BatteReverse sformułowano dodatkowo zestawy zalecanych danych, według Identyfikatorów Zastosowana dla typowych przypadków jednostek logistycznych, występujących w łańcuchu dostaw baterii oraz w większości firm działających w pozostałych branżach.

Identyfikacja globalna opakowań zwrotnych

Opakowania zwrotne, zgodnie z wymaganiami normatywnymi Rozporządzenia 2023/1542, również wymagają jednoznacznych oznaczeń dla potrzeb AIDC. Dla tego typu obiektów zaleca się wybrać jeden z trzech identyfikatorów globalnych GS1, według wewnętrznych uwarunkowań firmy:

• GTIN z IZ 01, z ewentualnym uwzględnieniem wyższego, wymaganego stopnia dokładności, np. dodatkowo z numerem partii produkcyjnej z IZ 10 lub z numerem seryjnym z IZ 21. Gdy opakowanie zwrotne jest również jednostką handlową, identyfikowaną według zasad GS1, zaleca się stosować ten identyfikator rodzajowy;
• GRAI – Globalny Identyfikator Zasobu Zwrotnego (ang. Global Returnable Asset Identifier), z IZ 8003, który zawiera identyfikator rodzajowy uzupełniony nieobowiązkowym numerem seryjnym (format: n14 + an..16) – jest to rozwiązanie znacznie mniej popularne;
• GIAI – Globalny Identyfikator Zasobu Indywidualnego (ang. Global Individual Asset Identifier), z IZ 8004 (format: .30), w którym można uwzględnić wewnętrzny niestandardowy indywidualny identyfikator opakowania zwrotnego.

Identyfikacja globalna dokumentów

Dokumenty zewnętrzne typu: Zamówienie, Faktura, Awizo dostawy i wiele innych każdy podmiot gospodarczy może identyfikować jednoznacznie w skali globalnej alfanumerycznym identyfikatorem GDTI – Globalnym Numerem Typu Dokumentu (ang. Global Document Type Identifier). GDTI ma format alfanumeryczny, o zmiennej liczbie znaków do 30 (format: an..30). Dla automatycznej identyfikacji GDTI określa Identyfikator Zastosowania GS1: IZ 253.

Standardowe identyfikatory wewnętrzne GS1 dla pozostałych grup obiektów

Zgodnie z potrzebami i uwarunkowaniami każdej firmy, część obiektów wymaga wyłącznie jednoznacznej wewnętrznej identyfikacji, w ramach firmy lub organizacji. Obiektami tymi są np.:

• produkty jako materiały zaopatrzeniowe i półprodukty, nie oznaczone jeszcze według globalnych standardów przez dostawców i nie będące przedmiotem obrotu handlowego,
• wewnętrzne lokalizacje fizyczne,
• opakowania oraz maszyny i urządzenia, używane tylko wewnątrz firmy,
• pracownicy,
• dokumenty używane tylko wewnątrz firmy.

Większość z tych obiektów jest obiektami sztukowymi, które wymagają albo identyfikacji rodzajowej, np.  część produktów, albo identyfikacji indywidualnej, np.: lokalizacje fizyczne, jednostki logistyczne, pracownicy, dokumenty, część opakowań, maszyn i urządzeń. Ponadto część produktów o zmiennej ilości wymaga podania, obok identyfikatora określającego rodzaj produktu, ilości netto w odpowiedniej jednostce miary i z odpowiednią dokładnością, np. w kilogramach lub gramach.

System GS1, obok identyfikatorów globalnych, obejmuje rozwiązania kompatybilne dla potrzeb identyfikacji ograniczonej, które mogą być potrzebne każdej firmie w systemach AIDC. GS1 oferuje do wewnętrznej identyfikacji dwa podstawowe rozwiązania:

• identyfikatory cyfrowe / numeryczne z prefiksami GS1 do ograniczonego użytku – numery RCN (ang. Restricted Circulation Numbers), które mogą być przedstawiane w kodach kreskowych numerycznych GS1 1D,
• dowolne identyfikatory wewnętrzne, przedstawiane w alfanumerycznych kodach kreskowych GS1, 1D, 2D lub w tagach radiowych, poprzedzone określonymi kwalifikatorami GS1 – IZ: 91 – 99.

Oznaczenia numerami RCN i z IZ od 91do 99 można stosować pod warunkiem, że obiekty tak oznaczone, poza pracownikami, nie opuszczą firmy.

Identyfikacja obiektów numerami RCN

GS1 w każdym z wyżej wymienionych rozwiązań oferuje wiele możliwości. Numery RCN każdy podmiot ma prawo stosować i wykorzystywać, ale wyłącznie wewnętrznie, z wyłączeniem numerów RCN zastrzeżonych przez każdą z organizacji krajowych GS1 do zastosowań krajowych. RCN mogą być: 8, 12 i 13-cyfrowe i muszą rozpoczynać się specjalnymi prefiksami przeznaczonymi wyłącznie do oznaczeń wewnętrznych w ramach danej firmy lub danego kraju, w tym:  RCN-8 z prefiksem 0 lub 2, RCN-12 z prefiksem 2 lub 4, RCN-13 z prefiksem 02, 04 lub 2. Aby firmy nie musiały uzgadniać ze swoimi krajowymi organizacjami GS1, które z tych oznaczeń są zastrzeżone do krajowych zastosowań oraz uznając, że RCN-8 mogą okazać się niewystarczające ze względu na liczbę możliwości, zaleca się dla tych celów wykorzystać RCN-13 z prefiksem 04 (format: n13). To prefiks przeznaczony jest do wyłącznej dyspozycji każdej firmy do identyfikacji dowolnych obiektów wewnątrz firmy.

Identyfikacja obiektów z wykorzystaniem wewnętrznych oznaczeń

Innym sposobem identyfikacji wewnętrznej jest zastosowanie dowolnych identyfikatorów wewnętrznych, z kwalifikatorami AI od 91 do 99,  przeznaczonymi wyłącznie do zastosowań wewnętrznych. Łączna liczba znaków do niedawna nie mogła przekroczyć 30, a obecnie zwiększono ich liczbę do 90 (format an…90).

Podsumowanie

W praktyce często jeszcze obecnie stosowane są i nadal wdrażane systemy automatycznej identyfikacji – AIDC według wewnętrznych niestandardowych lub branżowych rozwiązań. Na podstawie analizy norm w zakresie AIDC, przywołanych w rozporządzeniu bateryjnym 2023/1542, podczas realizacji projektu Battereverse, opracowując rozwiązania w zakresie AIDC, dokonano doboru standardów zgodnie z wymogami GS1. Standardy te dotyczą identyfikacji różnych rodzajów obiektów, z użyciem odpowiednio dobranych identyfikatorów i symbolik kodów kreskowych. Dodatkowo automatyczna identyfikacja według GS1, dowolnych obiektów wymagających rejestracji, usprawniania zarządzanie tymi obiektami oraz wszelkie procesy produkcyjno-logistyczno-handlowe, w których one uczestniczą. W celu maksymalizacji efektów z AIDC oraz spełnienia wymogów regulacji unijnych, dokonano doboru identyfikatorów GS1 dla zidentyfikowanych  grup obiektów. W artykule wymienione zalecane identyfikatory globalne i wewnętrzne GS1 przede wszystkim dla produktów dowolnych branż, w różnych formach opakowaniowych i z wymaganym stopniem dokładności, w tym dla baterii samochodowych nowych i po renowacji oraz pozostałych produktów jako materiałów zaopatrzeniowych i półproduktów, w opakowaniach handlowych i logistycznych. Ponadto przedstawiono zalecane identyfikatory GS1 dla automatycznej identyfikacji pozostałych obiektów, w tym: lokalizacji formalno-prawnych i fizycznych, opakowań, maszyn i urządzeń, pracowników oraz dokumentów.

Jak przedstawiają się struktury tych identyfikatorów i jak je tworzyć zgodnie z wymogami formalnymi i dobrymi praktykami, to już temat na następny artykuł – zapraszamy.