Co właściwie oddajesz, kiedy decydujesz się na outsourcing magazynowy? Większość ofert i poradników odpowiada jednym zdaniem: towar, który od tej pory leży, jest kompletowany i wysyłany z magazynu operatora. Drugi model opisuje się rzadziej, a lepiej pasuje firmom, które mają halę, tylko brakuje im ludzi. Zapasy i system zostają wtedy na miejscu, a na zewnątrz przechodzi praca przy towarze.
Czym outsourcing magazynowy różni się od fulfillmentu i 3PL?
W fulfillmencie i modelu 3PL towar trafia do magazynu operatora, który go przechowuje i sam realizuje zamówienia. W outsourcingu procesów na własnej hali towar i system WMS zostają w firmie, a wykonawca przejmuje wybrane operacje: przyjęcia towaru, kompletację, pakowanie albo sortowanie czy obsługa zwrotów.
| Fulfillment / 3PL | Outsourcing procesu na własnej hali | |
|---|---|---|
| Gdzie jest towar | w magazynie operatora | w twoim magazynie |
| Czyj system magazynowy | operatora, zintegrowany ze sklepem lub ERP | twój WMS, do którego zespół dostaje konta |
| Kto zatrudnia ludzi | operator | wykonawca, z całą obsługą kadrową |
| Kto organizuje zmianę | operator, poza twoim bezpośrednim wglądem | koordynator wykonawcy, w kontakcie z twoim kierownikiem |
| Co znika z kosztów stałych | najem i utrzymanie powierzchni | rekrutacja i administracja zespołu |
| Kiedy pasuje | brak własnej powierzchni, mały lub nieregularny wolumen | magazyn działa, brakuje ludzi lub stabilnej obsady |
Przy własnej hali 3PL też zdejmie z ciebie braki na zmianach, tyle że kosztem migracji zapasów i hali, która stoi pusta, a dalej kosztuje.
Kto odpowiada, gdy wysyłka się spóźni?
Spóźniona wysyłka przy outsourcingu na własnej hali ma dwa możliwe źródła. Brak obsady albo słabe wykonanie procesu obciąża wykonawcę, a przestój systemu lub brak towaru na lokacji zostają po stronie magazynu.
Do wykonawcy należą ludzie z całą formalną stroną zatrudnienia oraz organizacja zmian. Przy hali poza miastem trzeba też rozstrzygnąć, kto odpowiada za dojazd, bo od niego zależy, czy zmiana w ogóle się zbierze. Fortuna, firma outsourcingowa przejmująca procesy w magazynach i zakładach produkcyjnych, traktuje dojazd jako część obsady. Zespoły jeżdżą jej autobusami i busami, których ma 450, a w razie potrzeby ludzie mieszkają w jednym z 250 obiektów zakwaterowania. Magazyn bez dobrej komunikacji nie jest wtedy skazany na kandydatów z okolicy.
Po stronie magazynu zostaje to, czego wykonawca nie kontroluje: system i stan samego obiektu. Bezpieczeństwo na wspólnej hali jest z kolei obowiązkiem obu stron. Gdy w jednym miejscu pracują ludzie różnych pracodawców, art. 208 § 1 Kodeksu pracy nakazuje im współpracować, wyznaczyć koordynatora BHP i ustalić zasady postępowania przy zagrożeniach.
Granicę najłatwiej zapisać listą zakłóceń. Przykładowy wiersz: kurier przesuwa odbiór o godzinę. Magazyn informuje o tym koordynatora wykonawcy do 10:00, a ten decyduje, czy przedłuża zmianę, czy przesuwa ludzi z pakowania towaru na zwroty. Kilkanaście takich wierszy rozstrzyga w pierwszym tygodniu więcej niż kilkustronicowy opis usługi.
Błąd w zapytaniu ofertowym: liczba osób zamiast opisu procesu
Zapytanie o „pięć osób na zmianę do pakowania” kończy się umową, w której nikt nie odpowiada za to, czy paczki zdążą na kuriera. Przy pracownikach z zagranicy dochodzi ryzyko prawne: od 1 czerwca 2025 r. przepisy pozwalają odmówić zezwolenia na pracę cudzoziemca, gdy deklarowana usługa w praktyce polega na udostępnieniu go innej firmie.
Dobre zapytanie zaczyna się od liczb procesu. Ile zamówień dziennie i w jakich godzinach, ile pozycji ma przeciętne zamówienie, jaki poziom błędów dziś akceptujesz, o której odjeżdża ostatni kurier. Z takich danych wykonawca sam wylicza obsadę i za nią odpowiada. Jeśli z analizy wychodzi, że chcesz sam rozdzielać zadania na zmianie, właściwym modelem jest praca tymczasowa. Agencja kieruje wtedy pracowników do twojej firmy jako pracodawcy użytkownika, czyli firmy, która na co dzień organizuje im pracę.
Uruchomienie operacji magazynowych: co przygotować przed pierwszą zmianą
Konta w WMS i sprzęt dla zespołu zewnętrznego trzeba założyć i sprawdzić przed pierwszą zmianą, orientacyjnie tydzień wcześniej, razem z informacją o zagrożeniach w obiekcie.
Pierwsza zmiana, sześć osób przy stołach pakowania, koordynator wykonawcy od godziny na hali. Skanery nie przyjmują loginów, bo konta zakłada dział IT, który o projekcie dowiedział się poprzedniego dnia. Do południa nie wychodzi żadna paczka, choć zespół był na miejscu przed czasem.
Poza kontami magazyn przygotowuje spisany standard pakowania i wyniki z ostatnich tygodni jako punkt odniesienia. Wyniki sprzed startu łatwo pominąć, a bez nich po miesiącu nikt nie wie, czy wydajność wzrosła. Standard pakowania potrzebuje zdjęć: który karton do którego asortymentu i gdzie etykieta. To, co stali pracownicy robią z pamięci, nowy zespół dostaje na papierze.
Po stronie wykonawcy przejęcie zaczyna się jeszcze przed doborem ludzi. Fortuna, agencja zatrudnienia pracująca z magazynami i centrami dystrybucyjnymi, opisuje na swojej stronie, jak wygląda takie przejęcie w pierwszych tygodniach. Jej rekruterki, z których wiele samo pracowało wcześniej w magazynach, najpierw oglądają stanowiska na hali. Lekkie paczki e-commerce i ciężkie kartony na wózku paletowym to inna praca i inni kandydaci. Po starcie na obiekcie zostaje koordynator, który mówi po polsku co najmniej na poziomie B1. W przykładzie z kurierem to do niego kierownik dzwoni o 10:00 i to on decyduje, czy busy wracają godzinę później.
Najczęstsze pytania
Czy przy outsourcingu usług magazynowych zespół może pracować w naszym systemie WMS? Każda osoba z zespołu wykonawcy dostaje w twoim WMS imienne konto z uprawnieniami tylko do swoich operacji. Nadawanie i odbieranie dostępu zostaje po stronie twojego działu IT, więc kontrola nad systemem nie wychodzi z firmy.
Kto zostaje koordynatorem BHP, gdy na hali pracują ludzie dwóch firm? Kodeks pracy nie przesądza, czy koordynatora wyznacza magazyn, czy wykonawca, ani jakie musi mieć kwalifikacje. Obowiązkiem obu firm jest za to ustalenie zasad współdziałania przy zagrożeniach dla zdrowia i życia; w praktyce spisuje się je w porozumieniu.
Jak po kilku tygodniach sprawdzić, czy przejęcie procesu działa? Porównaj te same mierniki co przed startem: wydajność na godzinę, odsetek błędów kompletacji, terminowość odjazdów do kuriera i absencję. Raport koordynatora powinien podawać je w tym samym układzie, co twoje dane sprzed startu.
Od czego zacząć rozmowę z dostawcą
Zanim zadzwonisz do pierwszej firmy w sprawie outsourcingu magazynu, zapisz, co w twoim magazynie ma działać inaczej niż dziś. Przy każdej pozycji zaznacz, czy dotyczy miejsca na towar, czy ludzi na zmianie. Listę wyślij razem z liczbami procesu z zapytania ofertowego. Na tej podstawie wykonawca policzy obsadę jeszcze przed pierwszą rozmową.
Autor: eksperci Fortuny, firmy prowadzącej pracę tymczasową i outsourcing procesowy dla logistyki, produkcji i e-commerce w całej Polsce, z własnym zapleczem transportu i zakwaterowania dla zespołów.