5S to wykaz pięciu kroków do utrzymywania ładu i porządku (selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina) wykonywanych w celu osiągnięcia lepszej organizacji, efektywności i dyscypliny w miejscu pracy. Nazwa pochodzi od japońskich słów: seiri, seiton, seiso, seiketsu oraz shituke i odnosi się do angielskich odpowiedników: sort, straighten, scrub, systematize oraz standardize.
W niektórych firmach przetłumaczono to na angielski jako 5C: clean out, configure, clean & check, conform and custom & practice. W Japonii realizuje się „programy pięciu S”, które obejmują serię działań zmierzających do eliminacji marnotrawstwa, przyczyniającego się do błędów, defektów i wypadków przy pracy. Oto te działania:
1. Sortowanie – przeglądać wszystko i zachowywać tylko to, co jest potrzebne, pozbywając się rzeczy niepotrzebnych;
2. Systematyczność – wszystko ma swoje miejsce i wszystko jest na swoim miejscu;
3. Sprzątanie – sprzątanie często jest praktyczną formą inspekcji; ujawnia nieprawidłowości i sytuacje mogące zaszkodzić jakości lub doprowadzić do awarii maszyny;
4. Standaryzowanie (formułowanie reguł) – opracowywanie systemów i procedur utrzymywania i monitorowania wyników trzech pierwszych czynności;
5. Samodyscyplina – zachowanie ładu na stanowisku pracy jest nieprzerwanym procesem ciągłej poprawy.
5S – pięć kroków właściwego utrzymywania stanowiska pracy, opracowane zostało dzięki wzmożonym działaniom w otoczeniu produkcyjnym, lecz zastosować je można równie dobrze w innym otoczeniu. Na przykład przedsiębiorstwa usługowe mogą je zastosować na swoich „liniach produkcyjnych” jako procesy dotyczące zapytań ofertowych, podania o ubezpieczenie, zamknięcia raportu finansowego itd.
Standaryzacja, 5S (właściwe utrzymanie stanowiska pracy) i eliminacja muda (muda – marnotrawstwo) są trzema filarami gemba kaizen, czyli podejścia do zmian opartego na zdrowym rozsądku i niskich kosztach. Kaizen w jakiejkolwiek firmie – czy to produkcyjnej, czy to usługowej – powinien zaczynać się od trzech działań: standaryzacji, 5S i eliminacji muda. Powyższe działania nie wymagają skomplikowanych strategii zarządzania oraz nowych technologii. Nie pojawiają się w publikacjach dotyczących zarządzania przez co nie pobudzają wyobraźni menedżerów i często są po prostu pomijane przy podejmowaniu decyzji.
Artykuł pochodzi z czasopisma „Logistyka” 2/2009.