Większość firm postrzega audyt i rozliczanie kosztów transportu przede wszystkim jako narzędzie kontroli finansowej. Zanim faktura przewoźnika zostanie zatwierdzona do płatności, należy sprawdzić ją pod kątem błędów w rozliczeniu, podwójnych naliczeń, nieprawidłowych stawek, nieuzasadnionych opłat dodatkowych oraz innych rozbieżności. Ponieważ tego rodzaju błędy zdarzają się stosunkowo często, firmy realizujące duże wolumeny transportowe w skali miesiąca, korzystające z usług wielu przewoźników, różnych gałęzi transportu lub operujące w wielu lokalizacjach, mogą w ten sposób zaoszczędzić setki tysięcy dolarów.
Jednak w tym nieprzerwanym strumieniu faktur transportowych znajduje się ogromny zasób informacji, który w dużej mierze pozostaje niewykorzystany. Gdy dane dotyczące tysięcy przesyłek zostaną oczyszczone, ujednolicone, skonsolidowane i odpowiednio uporządkowane, mogą dostarczyć znacznie pełniejszego obrazu sposobu zarządzania transportem w całej organizacji, również w skali globalnej.
To właśnie stanowi podstawę analizy finansowej transportu (Transportation Financial Intelligence) – nieoczekiwanego, ale niezwykle wartościowego źródła informacji, które może zmienić sposób organizacji przepływu towarów w całej firmie.
Dysponując takimi danymi, przedsiębiorstwa mogą identyfikować niepotrzebne wykorzystanie transportu premium, oceniać efektywność przewoźników, kwestionować nieuzasadnione podwyżki stawek, określać koszty zakłóceń w łańcuchu dostaw, porównywać regiony i jednostki biznesowe oraz sprawdzać, czy realizowana strategia transportowa przynosi zakładane rezultaty.
Wyzwaniem jest jednak różnorodność danych. Pochodzą one od różnych przewoźników, z różnych regionów i systemów, dotyczą różnych walut i gałęzi transportu, a informacje rzadko są przedstawiane w jednolitym formacie. Zanim możliwe będzie przeprowadzenie wartościowych porównań, dane poddane audytowi muszą zostać przekształcone w użyteczne raporty, które pozwolą osobom odpowiedzialnym za podejmowanie decyzji dostrzec wzorce występujące w całej organizacji transportowej.
Bez dostawcy posiadającego odpowiednie doświadczenie, wiedzę branżową i technologię umożliwiającą opracowanie oraz dostarczenie takich analiz organizacja może dysponować ogromną ilością danych transportowych, a jednocześnie mieć bardzo ograniczoną widoczność swoich operacji.
W ten sposób audyt i rozliczanie kosztów transportu wykraczają poza samo korygowanie pojedynczych faktur i zapewniają globalnym menedżerom transportu wiedzę niezbędną do zarządzania kosztami, efektywnością i strategią w całej organizacji.
Przez blisko 40 lat zarządzania globalnymi operacjami transportowymi w kilku firmach Deb Bell wykorzystywała te informacje do oceny kosztów, identyfikowania problemów, wspierania procesów decyzyjnych oraz zrozumienia sytuacji w całej sieci transportowej.
Bell po raz pierwszy zetknęła się z firmą nVision Global, działającą wówczas pod nazwą TSI Logistics, pod koniec lat 90., gdy pracowała w firmie 3Com, globalnym producencie sprzętu sieciowego. Ten pierwszy kontakt przerodził się we współpracę trwającą około 18 lat i obejmującą kilka kolejnych przedsiębiorstw.
Współpraca z nimi pozwoliła firmom, w których pracowałam, zaoszczędzić w ciągu ostatnich 18 lat setki tysięcy, a prawdopodobnie nawet miliony dolarów – mówi Bell.
Na przestrzeni lat seria przejęć i zmian właścicielskich znacząco zwiększyła zakres oraz złożoność operacji.
Za każdym razem trzeba było przeanalizować istniejące systemy, skonsolidować rozproszone procesy i uwzględnić nowe wymagania, nie zakłócając bieżącej działalności – wyjaśnia Bell. – Zawsze byli transparentni, odpowiedzialni i zawsze gotowi zrobić coś więcej, niż wynikało z ich obowiązków.
W niektórych przypadkach transformacja wymagała codziennych rozmów z nVision Global w celu rozwiązania problemów związanych z przepływem danych, konfiguracją kont oraz alokacją kosztów.
Pomimo nieustannych zmian Bell podkreśla, że nVision Global było gotowe dostosowywać rozwiązanie do potrzeb organizacji, zamiast zmuszać ją do funkcjonowania według z góry określonego modelu.
Tego rodzaju wsparcie ma jeszcze większe znaczenie w przypadku globalnych operacji transportowych. Zakłady produkcyjne w Azji i Meksyku mogą na przykład wysyłać produkty bezpośrednio do klientów lub za pośrednictwem regionalnych sieci magazynowych. Transport międzynarodowy wiąże się również z cłami, podatkami, odzyskiwaniem VAT oraz wymogami dokumentacyjnymi, które na ogół nie występują w transporcie krajowym.
Tak wysoki poziom złożoności wpływa również na sposób przeprowadzania samego audytu kosztów transportu. W nVision Global znaczna część procesu audytowego jest zautomatyzowana. Do systemu wprowadzane są tabele stawek, umowy oraz uzgodnione warunki cenowe, natomiast audytorzy analizują faktury i wyjątki, aby upewnić się, że naliczone opłaty pozostają zgodne z wynegocjowanymi warunkami.
Po zakończeniu audytu Bell analizuje wyniki podczas cotygodniowego zamknięcia procesu, aby potwierdzić, które faktury transportowe zostały zweryfikowane i zatwierdzone do płatności. Po zakończeniu przeglądu autoryzuje płatność.
Taki model pozwolił jej zarządzać procesami rozliczania globalnego transportu w kilku przedsiębiorstwach przy stosunkowo niewielkich zasobach wewnętrznych. W pewnym momencie była jedyną osobą w firmie odpowiedzialną za ten proces.
Dane kryjące się za fakturą
U podstaw zaufania Bell do procesu audytu kosztów transportu leży jeszcze jeden czynnik, którego znaczenie rośnie wraz ze wzrostem złożoności operacji transportowych: jakość danych.
Faktury transportowe rzadko są proste. W zależności od przesyłki pojedyncza faktura może obejmować opłaty za nadanie i dostawę, opłaty eksportowe, cła, podatki, dopłaty paliwowe oraz wiele innych pozycji. Bez skutecznego procesu audytowego ustalenie, czy wszystkie te opłaty są zgodne z wynegocjowanymi warunkami, może być niezwykle trudne.
Przewoźnicy nie ułatwiają rozliczania – mówi Bell. – Faktura nie jest prostym dokumentem.
Samo zebranie informacji nie oznacza jednak, że można je od razu wykorzystać. Przewoźnicy przekazują dane w różnych formatach. Poszczególne gałęzie transportu stosują odmienne metody kalkulacji stawek i różną terminologię. Operacje regionalne mogą wykorzystywać różne waluty, opisy usług, jednostki miary, podatki oraz zasady księgowe. Nawet podobne opłaty mogą być różnie opisywane przez poszczególnych przewoźników.
Zanim informacje będą mogły zostać porównane, należy je znormalizować i uporządkować w jednolitym formacie. Bell mówi, że dane otrzymywane od nVision Global są „zawsze czyste… a osiągnięcie tego w tej branży jest naprawdę, naprawdę trudne”.
Kiedy informacje zostaną odpowiednio przedstawione, wszelkie problemy stają się natychmiast widoczne.
Firma może na przykład odkryć, że niemal każda przesyłka z jednego regionu jest realizowana w trybie przyspieszonym. Pierwszym problemem są oczywiście dodatkowe koszty. Ważniejsze jest jednak pytanie, dlaczego transport ekspresowy jest wybierany tak często. Przyczyną może być niewłaściwe planowanie, nierealistyczne oczekiwania dotyczące terminów dostaw, decyzje dostawców, niewystarczająca dostępność mocy przewozowych lub proces, który pozwala pracownikom wybierać usługi premium bez świadomości ich wpływu na koszty.
Niezależnie od przyczyny dane ujawniają występujący wzorzec i dają menedżerowi transportu punkt wyjścia do ustalenia, co powoduje problem i jakie działania należy podjąć.
Te same informacje stają się szczególnie wartościowe, gdy przewoźnicy występują z wnioskami o podwyżkę stawek. Przewoźnicy mogą wskazywać na wyższe koszty paliwa i pracy, ograniczenie dostępnych mocy przewozowych, cła, nowe dopłaty lub zakłócenia geopolityczne. Presja tych czynników nie musi jednak w taki sam sposób wpływać na każdego przewoźnika, każdą trasę czy każdą gałąź transportu.
Przewoźnicy nie zawsze są zgodni i mogą różnie reagować na te same warunki rynkowe – wyjaśnia Bell. – Jeżeli dane dotyczące wszystkich tych reakcji można przeanalizować w jednym miejscu, jest to niezwykle wartościowe.
Niedawno Bell spotkała się z wnioskiem przewoźnika o podwyżkę stawek o 14 proc., krótko po wcześniejszej podwyżce. „Moje pierwsze pytanie było proste: co właściwie się zmieniło?” – mówi Bell.
W niektórych przypadkach przewoźnik może mieć uzasadnione powody do podniesienia stawek. To jednak klient musi ustalić, czy proponowana podwyżka odpowiada wzrostowi kosztów operacyjnych przewoźnika, czy też stanowi po prostu okazję do poprawy jego marży. Bez dokładnych danych historycznych i rynkowych dokonanie takiej oceny może być trudne.
Szczegółowa analiza danych transportowych dostarczana przez wiarygodnego operatora zajmującego się audytem i rozliczaniem kosztów transportu daje menedżerom transportu lepszą podstawę do oceny takiego wniosku, zakwestionowania podwyżki, która wydaje się nieuzasadniona, oraz ustalenia, czy proponowane stawki pozostają konkurencyjne.
Zarządzanie różnymi rodzajami globalnych przewozów
Royston Goh z firmy Teradyne jest kolejnym globalnym menedżerem logistyki, który wykorzystuje analizę finansową transportu do uzyskania całościowego obrazu operacji i odpowiedniego kształtowania strategii.
Goh pracuje w logistyce i zarządzaniu transportem od około 27 lat. W tym czasie zajmował się m.in. doradztwem, e-commerce, transportem międzynarodowym, sektorem dóbr szybko zbywalnych oraz logistyką chemiczną. Do Teradyne dołączył około pięciu lat temu.
Teradyne jest globalnym dostawcą zautomatyzowanych urządzeń testujących dla sektora półprzewodników, produktów bezprzewodowych i systemów pamięci masowych, a także technologii fotoniki krzemowej oraz współpracujących i autonomicznych robotów mobilnych wykorzystywanych w produkcji i procesach transportu bliskiego.
Zarządzana przez niego globalna operacja logistyczna Teradyne obejmuje dostawy komponentów od dostawców do zakładów produkcyjnych, transport wielkogabarytowych urządzeń inwestycyjnych do klientów, pilne dostawy części zamiennych oraz transport urządzeń z zakresu robotyki.
Po stronie dostaw przychodzących Teradyne współpracuje głównie z fabrykami i dostawcami zlokalizowanymi w Azji. Firma zarządza złożonym połączeniem przepływów inbound i outbound w wielu regionach. Przesyłki przemieszczają się po Azji transportem lotniczym, morskim i drogowym.
Wśród produkowanych przez Teradyne urządzeń znajdują się systemy dla przemysłu półprzewodnikowego o masie od czterech do pięciu ton, transportowane w wielu skrzyniach. Największe dostawy urządzeń mogą wymagać kilku kontenerów 40-stopowych.
Teradyne prowadzi również działalność w zakresie części zamiennych, gdzie najważniejszym czynnikiem jest szybkość dostawy. Są to przesyłki o bardzo krótkich terminach realizacji i wysokich wymaganiach dotyczących czasu dostawy.
Przy tak zróżnicowanym profilu przesyłek Teradyne potrzebowało dostawcy, który mógłby obsługiwać proces audytu i płatności bez konieczności osobistego analizowania przez Goha każdej faktury i każdego wyjątku. Teradyne współpracuje z nVision Global od 2012 r., kiedy dział finansowy zlecił na zewnątrz obsługę audytu i rozliczania kosztów transportu w następstwie przeprowadzonego zapytania ofertowego (RFQ).
Dbają o to, żeby nie dochodziło do podwójnego fakturowania oraz aby faktury były wystawiane zgodnie z uzgodnionymi stawkami – mówi Goh. – Zdarza się, że wykrywają rozbieżności, które są wychwytywane już na samym początku. Dzięki temu nie musimy zajmować się tą częścią audytu, co ograniczyło ilość ręcznej pracy wykonywanej przez zespół logistyczny.
Dla Goha jeszcze ważniejsza jest jednak widoczność, jaką zapewniają dane, oraz możliwość ich strategicznego wykorzystania. Jak mówi, pozwalają one identyfikować koszty, reagować na zakłócenia, sprawdzać, czy zmiany strategii przynoszą oczekiwane rezultaty, a także zarządzać złożoną globalną operacją logistyczną przy niewielkim zespole wewnętrznym.
Strategiczne znaczenie tej widoczności stało się szczególnie wyraźne, gdy Goh dołączył do Teradyne w okresie największych zakłóceń w łańcuchach dostaw związanych z pandemią COVID-19.
W tym czasie poważne zatory w portach w Stanach Zjednoczonych zakłócały funkcjonowanie globalnej sieci transportowej. Dostępne moce przewozowe zostały ograniczone, stawki frachtowe wzrosły, a firmy były zmuszone płacić wysokie premie, aby utrzymać przepływ materiałów i gotowych produktów.
W przypadku Teradyne raporty nVision Global pokazały, jak dużo firma płaciła dodatkowo za transport, aby dostarczyć gotowe urządzenia do klientów. Pozwoliło to Gohowi przełożyć ogólną obawę dotyczącą rosnących kosztów transportu na konkretne wartości, które można było przedstawić wewnętrznym interesariuszom.
Raporty nie wyeliminowały zatorów ani nie obniżyły stawek. Dostarczyły jednak Gohowi dowodów pozwalających wykazać, że warunki funkcjonowania transportu uległy zmianie i że Teradyne nie może kontynuować działalności w taki sam sposób jak przed pandemią COVID-19.
Informacje te wspierały szersze decyzje dotyczące logistyki i łańcucha dostaw w okresie poważnych zakłóceń i zmian.
COVID-19 był wyjątkowo dużym zakłóceniem, ale same zakłócenia są stałym elementem globalnego transportu. Ich przyczyny mogą się zmieniać, jednak ich operacyjne i finansowe konsekwencje nadal wymagają zrozumienia.
Gdy dochodzi do zakłócenia w transporcie, firmy często podejmują decyzje, których w normalnych warunkach by nie podjęły. Płacą dodatkowe opłaty, korzystają z alternatywnych tras, zmieniają przewoźników lub wdrażają tymczasowe procesy, ponieważ najważniejszym celem jest w danym momencie utrzymanie przepływu ładunków.
Tymczasowe rozwiązania mają jednak tendencję do pozostawania na stałe. Firmy mogą nadal korzystać z usług przyspieszonych lub wybierać droższą trasę. Wiarygodne raportowanie pozwala ocenić, czy takie zmiany nadal są efektywne oraz czy strategię należy skorygować, gdy sytuacja kryzysowa już minęła.
Czynnik ludzki w erze technologii
Audyt i rozliczanie kosztów transportu to branża napędzana przez technologię. Automatyzacja, analityka i raportowanie stają się coraz bardziej zaawansowane, a do procesu włączana jest również sztuczna inteligencja.
Dla Goha jednak ludzie wspierający system są jednym z najważniejszych elementów współpracy. Postrzega pracowników odpowiedzialnych za kontakt z klientem jako pomost między Teradyne a całą technologią zbudowaną przez dostawcę.
Organizacja może zainwestować w rozwiązania IT i infrastrukturę, ale jeśli zespół obsługi klienta nie działa dobrze, nie ma pomostu łączącego dostawcę z klientem – mówi Goh.
Obsługa globalnej operacji, takiej jak ta prowadzona przez Teradyne, wymaga czegoś więcej niż tylko możliwości przetworzenia faktury z innego kraju. Klient potrzebuje osób, które rozumieją specyfikę regionalnych przewoźników, języki, waluty, wymagania podatkowe i praktyki biznesowe oraz są dostępne w tych samych godzinach pracy.
Są również sytuacje, w których klient potrzebuje czegoś więcej niż odpowiedzi telefonicznej czy e-mailowej. Pracownicy regionalni mogą być zobowiązani do wizyty w zakładzie, udziału w kwartalnym przeglądzie współpracy, bezpośredniego spotkania z zespołem transportowym oraz analizy procesu operacyjnego.
Z tego powodu nVision Global działa poprzez regionalne biura i wykorzystuje wielojęzyczny personel do obsługi klientów w obu Amerykach, Europie oraz regionie Azji i Pacyfiku.
Taka struktura umożliwia również pracownikom nVision Global bezpośrednie spotkania z klientami, udział w kwartalnych przeglądach współpracy oraz rozwiązywanie problemów bliżej miejsca, w którym faktycznie realizowane są operacje transportowe.
Szybkość reakcji ma w logistyce jeszcze większe znaczenie, ponieważ sytuacja może zmienić się, zanim długi wewnętrzny proces decyzyjny zostanie zakończony. Gdy linia lotnicza ogranicza dostępne moce przewozowe, port zostaje zamknięty, fabryka zmienia lokalizację lub nowe przepisy zmieniają wymagania dokumentacyjne, klient taki jak Teradyne nie zawsze może czekać, aż problem będzie stopniowo przekazywany pomiędzy kolejnymi działami.
Ostatecznie logistyka nadal jest branżą opartą w dużej mierze na relacjach międzyludzkich – mówi Goh.
Audyt i rozliczanie kosztów transportu pozostają niezbędne, ponieważ pozwalają potwierdzić, że naliczone opłaty odpowiadają warunkom umowy transportowej oraz faktycznie zrealizowanym usługom. Jednak w przypadku firm ponoszących znaczne wydatki na transport jeszcze większa wartość może wynikać z informacji powstających w ramach tego procesu.
Gdy dane z audytu kosztów transportu są gromadzone w całej globalnej organizacji, normalizowane i analizowane, dostarczają wiedzy finansowej dotyczącej transportu, która pozwala porównywać przewoźników, kontrolować decyzje dotyczące trasowania i wyboru usług oraz bardziej strategicznie zarządzać przyszłymi kosztami transportu.
W rękach doświadczonego menedżera odpowiedzialnego za globalny transport informacje te mogą znacząco zmienić sposób zarządzania całą operacją.