Wycenę przewozu zwykle zaczyna się od paliwa i opłat drogowych, bo te koszty widać przy konkretnym kursie. Koszty stałe – kierowcę, leasing, ubezpieczenia – dolicza się często jedną stawką „za kilometr”, policzoną dla całej floty. Taka stawka zawodzi zawsze wtedy, gdy kursy różnią się czasem trwania, a różnią się prawie zawsze. Poniżej metoda, która przypisuje każdy koszt do tego, co go naprawdę napędza: czasu albo przebiegu.
Dlaczego jedna stawka za kilometr wprowadza w błąd
Rata leasingowa, wynagrodzenie kierowcy i polisa są takie same w dniu, w którym ciężarówka przejechała 700 km, i w dniu, w którym czekała pod rampą. Kurs „zużywa” tyle dni tych kosztów, ile trwa – niezależnie od liczby przejechanych kilometrów.
To nie są drobne pozycje. W amerykańskich danych ATRI za 2025 r. całkowity koszt eksploatacji ciężarówki wyniósł 2,336 USD na milę, z czego wynagrodzenia i świadczenia kierowców 1,028 USD (ok. 44%), a paliwo ok. 0,48 USD (ok. 21%). W Polsce i w większości Europy kierowca otrzymuje pensję oraz diety za dni podróży, więc ta największa pozycja jest kosztem czasowym, a nie kilometrowym. Rośnie też pozycja, której w ogóle nie da się uśrednić: według danych IRU w Austrii opłata drogowa dla zestawu Euro 6 sięga 0,62 euro za km przy koszcie paliwa ok. 0,46 euro za km, a w Niemczech dopłata za emisję CO2 podniosła stawki dla pojazdów Euro 6 o 83%.
Trzy koszyki kosztów
- Koszty czasowe (na dzień): wynagrodzenie kierowcy z kosztami pracodawcy, diety i ryczałty za noclegi (naliczane za dzień podróży), leasing lub amortyzacja ciągnika i naczepy, ubezpieczenia (OC, AC, OCP), podatek od środków transportowych, badania techniczne, abonamenty telematyczne oraz część kosztów biura i dyspozycji przypisana do pojazdu.
- Koszty kilometrowe: paliwo i AdBlue, opony (cena kompletu podzielona przez przebieg, na który wystarcza), przeglądy okresowe (koszt przeglądu podzielony przez interwał w kilometrach), a także klocki, tarcze i sprzęgło liczone w ten sam sposób.
- Koszty konkretnej trasy: opłaty drogowe, promy, mosty i tunele, zezwolenia, parkingi. Przypisuje się je do kursu wprost, bez uśredniania.
Krok 1: koszt dnia pojazdu
Koszt dnia = koszty miesięczne ÷ 30 + koszty roczne ÷ 365
Przykład (liczby przykładowe – w miejsce każdej z nich wystarczy wpisać własne):
- koszty miesięczne: leasing zestawu 10 500 zł, kierowca z kosztami pracodawcy 9 000 zł, koszty biura i dyspozycji przypisane do pojazdu 1 500 zł – razem 21 000 zł,
- koszty roczne: ubezpieczenia 21 900 zł, podatek i badania techniczne 3 650 zł – razem 25 550 zł.
Koszt dnia = 21 000 ÷ 30 + 25 550 ÷ 365 = 700 + 70 = 770 zł. Diety i ryczałty dolicza się osobno, według liczby dni podróży.
Dzielimy przez dni kalendarzowe, bo koszt biegnie także w dniach bez kursu. Taki wynik mówi, ile kosztuje czas, który zajął kurs. Do ustalenia ceny potrzebny jest jeszcze jeden krok: jeśli pojazd zarabia średnio 22 dni w miesiącu, koszt pozostałych dni musi zostać pokryty przez te 22.
Stawka dzienna, którą trzeba odzyskać w cenie, wynosi wtedy 770 × 30 ÷ 22 = 1 050 zł.
Krok 2: koszt kilometra
- paliwo: 30 l/100 km × 6,00 zł/l = 1,80 zł/km,
- opony: 12 opon × 2 000 zł = 24 000 zł na 150 000 km = 0,16 zł/km,
- przeglądy: 4 000 zł co 40 000 km = 0,10 zł/km.
Razem: 2,06 zł/km.
Krok 3: koszt kursu
Koszt kursu = kilometry × koszt kilometra + dni × koszt dnia + opłaty na trasie
| Kurs A | Kurs B | |
|---|---|---|
| Kilometry | 1 300 | 300 |
| Dni | 2 | 1 |
| Koszty kilometrowe | 2 678 zł | 618 zł |
| Koszty czasowe | 1 540 zł | 770 zł |
| Opłaty drogowe | 600 zł | 100 zł |
| Koszt kursu | 4 818 zł | 1 488 zł |
| Koszt kilometra | 3,71 zł | 4,96 zł |
Stała stawka 4,00 zł/km daje na kursie A 5 200 zł, czyli 382 zł ponad koszt, a na kursie B 1 200 zł – 288 zł poniżej kosztu. Średnia flotowa ukrywa, że krótkie i wolne kursy dopłacają do długich.
Co kosztuje dzień postoju
Gdy rozładunek kursu A przesunie się o jeden dzień, koszt rośnie o koszt dnia: 4 818 + 770 = 5 588 zł, czyli 4,30 zł/km. Stawka 4,00 zł/km nie pokrywa już kosztu – zamiast 382 zł zysku jest 388 zł straty. Dlatego punktem wyjścia do negocjowania postojowego powinien być koszt dnia pojazdu, a nie zwyczajowa kwota.
Puste kilometry
Jeśli powrót będzie pusty albo pojazd musi dojechać do miejsca załadunku, te kilometry i dni należą do kosztu kursu. Według Eurostatu w 2020 r. około jednej piątej pracy przewozowej ciężarówek w UE (w pojazdokilometrach) wykonano bez ładunku: 24% w przewozach krajowych i 13% w międzynarodowych. Kurs, w którego wycenie pominięto dojazd, wygląda na rentowny tylko na papierze.
Lista kontrolna przed wyceną
- Ile dni zajmie kurs łącznie z załadunkiem, rozładunkiem i odpoczynkiem kierowcy?
- Ile wynosi koszt dnia pojazdu (miesięczne ÷ 30 + roczne ÷ 365)?
- Ile dni w miesiącu pojazd faktycznie zarabia?
- Jakie opłaty są na tej konkretnej trasie?
- Czy powrót będzie pusty i ile kilometrów dojazdu trzeba doliczyć?
- Od którego dnia liczy się postojowe i czy jego stawka pokrywa koszt dnia?
Takie rozliczenie nie wymaga skomplikowanego systemu: wystarczy rozdzielić koszty na trzy koszyki i liczyć każdy kurs według jego dni i kilometrów. Według tej samej metody działa bezpłatny kalkulator kosztu kursu, w który można wpisać własne dane (w języku angielskim, bez rejestracji; pola są opisane w lirach tureckich, ale obliczenie działa tak samo dla złotych).
Autor: Hayati Ali Keleş – współzałożyciel i CTO Seferi, oprogramowania do zarządzania transportem dla przewoźników drogowych w Turcji. W Seferi koszty stałe każdego pojazdu rozdzielane są na kursy właśnie według dni i kilometrów.
Źródła:
ATRI, An Analysis of the Operational Costs of Trucking: 2026 Update (dane za 2025 r.), za: FleetOwner, 22.07.2026 – fleetowner.com
IRU, za: Trans.INFO, 9.10.2025 – trans.info
Eurostat, „A fifth of road freight kilometres by empty vehicles”, 10.12.2021 – ec.europa.eu