Na etapie wyposażania magazynu albo archiwum regał wydaje się stosunkowo prostym elementem: określamy wysokość, szerokość, głębokość, liczbę półek i potrzebną nośność. Zamawiamy, montujemy i temat jest zamknięty.
W praktyce właśnie takie podejście jest źródłem wielu późniejszych problemów. Błąd rzadko polega na tym, że regał w ogóle nie mieści się w pomieszczeniu. Częściej okazuje się, że półki są za głębokie, poziomy ustawiono w niewłaściwych odstępach, dostęp do części towaru jest niewygodny albo po roku brakuje miejsca na dalszą dokumentację.
Dlatego projektując regały magazynowe półkowe, warto patrzeć nie tylko na samą konstrukcję, ale również na to, co będzie na niej przechowywane i jak ludzie będą z tej przestrzeni korzystać każdego dnia. W magazynie może to oznaczać setki dodatkowych ruchów pracownika. W archiwum – problemy z odnalezieniem dokumentacji i stopniowe zajmowanie przejść kolejnymi kartonami.
Poniżej opisujemy błędy, które w praktyce ujawniają się najczęściej dopiero po rozpoczęciu użytkowania.
Najpierw wybieramy regał, a dopiero później zastanawiamy się, co na nim ustawimy
To jedna z najprostszych dróg do źle wyposażonego magazynu. Pytanie powinno brzmieć nie: „jaki regał zmieści się przy tej ścianie?”, ale: „co będziemy na nim przechowywać?” Innej przestrzeni wymaga karton o wysokości 20 cm, innej pojemnik z drobnymi częściami, a jeszcze innej segregator czy pudło archiwizacyjne.
W praktyce warto przed zamówieniem określić przynajmniej:
- wymiary przechowywanych produktów,
- ich masę,
- liczbę jednostek,
- sposób odkładania i pobierania,
- częstotliwość dostępu,
- przewidywany wzrost zapasu.
Dopiero wtedy powinno się dobierać konstrukcję. W archiwum zasada jest identyczna. Najpierw należy ustalić, czy przechowywane będą głównie segregatory, teczki czy pudła oraz jak szybko przybywa dokumentacji. Przy planowaniu archiwum sam metraż pomieszczenia nie wystarcza – znaczenie ma również ilość dokumentacji i jej przyszły przyrost.
Zbyt głęboka półka wydaje się zaletą, dopóki nie zaczniemy z niej korzystać
Kupujący często zakładają, że większa półka oznacza większą pojemność. Nie zawsze. Jeśli karton zajmuje 35 cm głębokości, a półka ma 60 cm, powstaje przestrzeń, której w praktyce trudno wygodnie wykorzystać. Ustawienie drugiego kartonu z tyłu może z kolei sprawić, że towar przestaje być widoczny i łatwo dostępny.
W archiwum problem jest jeszcze bardziej widoczny. Przy standardowych segregatorach zbyt głęboka półka pozostawia za dokumentami pustą przestrzeń albo zachęca do odkładania kolejnych przedmiotów za pierwszym rzędem. To pozorna oszczędność miejsca. Dobrze dobrana głębokość pozwala wykorzystać półkę, a nie tylko ją posiadać.
Nośność dobieramy „na oko”
To jeden z błędów, których konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze niż niewygoda. Należy rozróżniać przede wszystkim nośność pojedynczej półki i dopuszczalne obciążenie całej konstrukcji. Znaczenie ma też sposób rozłożenia ciężaru.
Deklarowana nośność półki nie oznacza, że można bez zastanowienia umieścić cały ciężar w jednym punkcie. Dlatego przed wyborem regału dobrze jest policzyć najcięższy realistyczny wariant, a nie dzisiejszą średnią. W magazynie łatwo przecież o sytuację, w której lekki asortyment zostanie później zastąpiony cięższym. Podobnie w archiwum. Jeden pusty segregator waży niewiele, ale kilkadziesiąt segregatorów wypełnionych dokumentami tworzy już istotne obciążenie.
Wszystkie poziomy półek ustawiamy w takich samych odstępach
Symetryczny regał dobrze wygląda w katalogu. Magazyn nie musi być symetryczny. Jeżeli na jednej półce przechowujemy kartony wysokości 18 cm, a na kolejnej 35 cm, ustawianie wszystkich poziomów w jednakowych odstępach oznacza najczęściej marnowanie miejsca. Warto zostawić niewielki luz potrzebny do wygodnego wkładania i wyjmowania produktu, ale nie kilkanaście czy kilkadziesiąt centymetrów pustej przestrzeni nad każdym poziomem. Pomnożone przez kilka półek, kilkadziesiąt regałów i kilka ciągów daje to już bardzo konkretną część kubatury magazynu. Dlatego dużą zaletą systemów półkowych jest możliwość regulacji wysokości poziomów.
Projekt kończy się na regałach, a pomija sposób poruszania się ludzi
Magazyn to nie rzut regałów na kartce. To miejsce pracy. Towar musi zostać przyniesiony, odłożony, odnaleziony i zabrany. Pracownik może korzystać z wózka, drabinki, pojemnika transportowego albo kompletować kilka pozycji jednocześnie. Zbyt wąskie przejście obniża wygodę i bezpieczeństwo. Zbyt szerokie niepotrzebnie zabiera powierzchnię składowania. W archiwum obowiązuje dokładnie ta sama zasada. Przejście powinno umożliwić swobodne odnalezienie i wyjęcie dokumentacji, a nie tylko przeciśnięcie się pomiędzy dwoma rzędami.
Najcięższe rzeczy trafiają tam, gdzie akurat jest wolne miejsce
Dobra organizacja regału nie kończy się w momencie montażu. Cięższe produkty powinny być przechowywane na poziomach zapewniających wygodne i bezpieczne odkładanie oraz pobieranie. Lżejsze mogą trafiać wyżej. Dzięki temu pracownik nie musi regularnie podnosić ciężkich elementów na wysokość ramion lub ponad głowę. W archiwum jest podobnie. Ciężkie pudła zbiorcze albo duże zbiory dokumentacji warto umieszczać niżej niż materiały, do których sięga się sporadycznie i które są lekkie.
To prosty przykład tego, że ergonomia składowania zaczyna się od układu półek, a nie od szkolenia pracownika.
Magazyn jest projektowany na dzień otwarcia, a archiwum na liczbę dokumentów z dziś
To błąd, który często ujawnia się dopiero po roku lub dwóch. Firma się rozwija. Przybywa produktów, części, materiałów i dokumentów. Jeżeli wykorzystamy 100% dostępnej pojemności już pierwszego dnia, każda zmiana będzie oznaczała dokładanie pojedynczych regałów tam, gdzie akurat znajdzie się wolny fragment ściany. W ten sposób powstaje chaos.
Dlatego przy projektowaniu warto uwzględnić:
- możliwość dostawienia kolejnych segmentów,
- zmianę wysokości półek,
- potencjalne nowe grupy produktów,
- zapas miejsca na wzrost.
Właśnie tutaj dobrze sprawdzają się systemy modułowe z segmentem podstawowym i kolejnymi elementami dostawnymi. W archiwum rezerwa jest szczególnie ważna, ponieważ dokumentacja może przyrastać regularnie przez kolejne lata.
Magazyn i archiwum traktujemy jak dwa zupełnie różne światy
Procesy są inne, ale błędy zaskakująco podobne. W obu przypadkach trzeba odpowiedzieć na te same podstawowe pytania: Co przechowujemy? Ile to waży? Jak często po to sięgamy? Jak szybko przybywa zapasu? Różnica polega przede wszystkim na charakterze składowanego materiału.
W magazynie mogą to być:
- kartony,
- komponenty,
- części zamienne,
- pojemniki,
- narzędzia.
W archiwum:
- segregatory,
- teczki,
- akta,
- pudła archiwizacyjne.
Dlatego dobre regały do archiwum są w praktyce specjalistycznym zastosowaniem tej samej podstawowej idei: ręcznego składowania na dobrze dobranych półkach.
Porównujemy regały wyłącznie według ceny za jeden segment
To szczególnie częsty błąd przy większym zakupie.
Dwa regały o podobnym wyglądzie mogą różnić się:
- nośnością,
- sposobem montażu,
- zakresem regulacji,
- możliwością rozbudowy,
- rodzajem półki,
- dostępnymi wymiarami.
Dlatego cena pojedynczego regału nie mówi jeszcze, ile będzie kosztowało funkcjonalne wyposażenie całej przestrzeni. Czasami tańsza konstrukcja wymaga większej liczby niezależnych regałów. Innym razem lepsze dopasowanie szerokości lub wysokości pozwala ograniczyć liczbę segmentów albo wykorzystać dodatkowy poziom półek.
Z punktu widzenia firmy liczy się więc nie tylko koszt zakupu, ale również koszt wykorzystania jednego metra dostępnej przestrzeni przez kolejne lata.
Dobry projekt zaczyna się przed wyborem modelu
Przy regałach półkowych największe błędy bardzo rzadko wynikają z samego produktu. Najczęściej pojawiają się wcześniej – na etapie decyzji o wymiarach, nośności, rozmieszczeniu albo przyszłym sposobie użytkowania.
Dlatego przed zamówieniem warto przygotować prosty zestaw informacji:
- wymiary pomieszczenia,
- rodzaj przechowywanego asortymentu lub dokumentacji,
- orientacyjne obciążenie półek,
- potrzebną liczbę poziomów,
- częstotliwość dostępu,
- przewidywany rozwój zasobu.
Dopiero mając te dane można sensownie porównywać konkretne modele.
W AWIZ specjalizujemy się w metalowych regałach półkowych do ręcznego składowania. Oznacza to, że nie próbujemy dopasować jednego rozwiązania do każdego typu magazynu. Dobieramy konstrukcję do produktów, dokumentów i przestrzeni, w której regały rzeczywiście będą pracowały. Bo dobrze zaprojektowany magazyn lub archiwum powinien być wygodny nie tylko w dniu montażu. Powinien nadal działać dobrze za kilka lat.
Mariusz Wizła AWIZ