Najtańsza oferta transportowa nie zawsze oznacza najniższy koszt dostawy. Różnice mogą wynikać z zakresu usługi, warunków Incoterms, opłat lokalnych, sposobu naliczania wagi, czasu konsolidacji, portu docelowego albo kosztu dostarczenia ładunku do magazynu. Dlatego importer powinien porównywać nie pojedyncze stawki, lecz kompletne scenariusze logistyczne.
Transport jest jednym z najważniejszych etapów importu z Chin, ale jego wybór nie powinien być pierwszą decyzją w projekcie. Zanim powstanie zapytanie do spedytora, trzeba znać produkt, jego wymiary, wagę, klasyfikację, miejsce odbioru, termin gotowości i oczekiwany termin dostawy. Bez tych informacji trudno przygotować porównywalną wycenę i świadomie ocenić ryzyko. Cały proces – od wyboru produktu i dostawcy po transport, odprawę oraz sprzedaż – został opisany w poradniku „import z Chin krok po kroku”. Poniżej skupiamy się na samej logistyce i elementach, które najczęściej wpływają na końcową cenę dostawy.
Cena frachtu to nie to samo co pełny koszt transportu
Wycena często eksponuje główną stawkę za fracht morski, kolejowy lub lotniczy. Dla importera ważniejszy jest jednak całkowity koszt od miejsca odbioru towaru do wskazanego magazynu w Polsce.
W zależności od trasy i warunków handlowych koszt może obejmować:
- odbiór towaru z fabryki,
- transport krajowy w Chinach,
- odprawę eksportową i przygotowanie dokumentów,
- opłaty terminalowe lub magazynowe,
- konsolidację ładunku,
- fracht międzynarodowy,
- ubezpieczenie cargo,
- opłaty w porcie albo terminalu docelowym,
- odprawę celną,
- kontrolę, skanowanie lub rewizję, jeżeli zostaną zlecone przez odpowiednie służby,
- dostawę krajową do magazynu,
- ewentualne przestoje, składowanie lub demurrage i detention.
Dwie oferty z podobną stawką główną mogą więc prowadzić do zupełnie różnych kosztów końcowych. Szczególną uwagę należy zachować przy ofertach, w których część opłat w kraju docelowym nie została jednoznacznie określona. W praktyce import z Chin powinien być kalkulowany na podstawie kosztu dostawy do magazynu, a nie samej ceny frachtu widocznej w pierwszej wycenie.
Incoterms decydują o zakresie porównania
Nie można rzetelnie porównać ceny EXW z ceną FOB albo CIF bez uwzględnienia zakresu każdej z nich. Reguły Incoterms określają między innymi miejsce przejścia ryzyka oraz podział wybranych kosztów i obowiązków pomiędzy sprzedawcę i kupującego.
Przy EXW importer organizuje odbiór towaru z zakładu dostawcy. W kalkulacji trzeba zatem uwzględnić transport lokalny w Chinach i kwestie związane z odprawą eksportową. Przy FOB sprzedawca odpowiada za dostarczenie towaru do wskazanego portu oraz za realizację obowiązków wynikających z tej reguły do momentu załadunku.
Oferta CIF może wyglądać atrakcyjnie, ponieważ chiński dostawca organizuje główny przewóz morski. Nie oznacza to jednak, że po dopłynięciu towaru nie pojawią się kolejne opłaty. Przed zaakceptowaniem takiej oferty warto ustalić agenta w porcie docelowym, pełną listę kosztów lokalnych i warunki wydania ładunku.
Osobnej analizy wymaga DDP. Importer powinien wiedzieć, kto dokonuje odprawy, na czyj rachunek rozliczane są cło i podatek, kto figuruje w dokumentach oraz jakie potwierdzenia otrzyma kupujący. Sama obietnica dostawy „od drzwi do drzwi” nie wystarcza do oceny prawidłowości procesu.
FCL czy LCL? Wielkość ładunku zmienia sposób kalkulacji
W transporcie morskim importer najczęściej wybiera pomiędzy pełnym kontenerem FCL a drobnicą LCL. LCL jest naturalnym rozwiązaniem, gdy towar nie wypełnia kontenera. Ładunek jest wtedy łączony z przesyłkami innych nadawców, a koszt zależy między innymi od objętości, wagi i zasad stosowanych przez operatora.
Drobnicę warto jednak analizować nie tylko przez pryzmat ceny za metr sześcienny. Dochodzi czas potrzebny na konsolidację i dekonsolidację, przeładunki oraz opłaty magazynowe. Wraz ze wzrostem objętości może pojawić się moment, w którym pełny kontener będzie korzystniejszy albo niewiele droższy, a jednocześnie prostszy organizacyjnie.
Przy FCL cały kontener jest przeznaczony dla jednego importera. Ogranicza to liczbę operacji związanych z łączeniem ładunków, ale wymaga odpowiedniego zaplanowania załadunku, masy, wykorzystania przestrzeni oraz czasu wolnego na odbiór i zwrot kontenera.
Decyzję należy podejmować na podstawie pełnych wariantów. Dobrą praktyką jest poproszenie spedytora o porównanie LCL z kontenerem 20-stopowym lub 40-stopowym, jeżeli wielkość ładunku zbliża się do granicy opłacalności drobnicy.
Transport morski, kolejowy czy lotniczy?
Nie istnieje metoda najlepsza dla każdego produktu. Znaczenie mają wartość towaru, jego masa i objętość, termin sprzedaży, sezonowość, ryzyko utraty marży oraz konsekwencje opóźnienia.
Transport morski jest najczęściej wybierany przy większych partiach i wtedy, gdy najważniejszy jest koszt. Wymaga jednak odpowiedniego zapasu czasu oraz uwzględnienia operacji przed rejsem i po dopłynięciu statku.
Transport kolejowy może być rozwiązaniem pośrednim pomiędzy morzem a lotnictwem. Bywa rozważany przy ładunkach, dla których czas dostawy ma duże znaczenie, ale transport lotniczy byłby zbyt kosztowny. Na opłacalność wpływa lokalizacja fabryki, dostępność terminali, aktualna trasa i parametry przesyłki.
Transport lotniczy jest stosowany przy produktach pilnych, lekkich lub wartościowych. W tym przypadku bardzo istotna jest waga rozliczeniowa. Nawet lekki ładunek może być drogi, jeżeli zajmuje dużo przestrzeni. Przed wyceną trzeba podać dokładne wymiary kartonów, liczbę opakowań i wagę brutto.
Porównanie transportu morskiego, kolejowego i lotniczego powinno obejmować nie tylko koszt i deklarowany transit time. Trzeba policzyć pełny czas od odbioru z fabryki do dostawy pod magazyn oraz wartość kapitału zamrożonego w towarze.
Transit time nie jest pełnym czasem dostawy
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie czasu rejsu lub przejazdu jako całkowitego terminu transportu. Transit time opisuje tylko określony fragment trasy. Nie musi obejmować odbioru z fabryki, oczekiwania na konsolidację, odprawy eksportowej, przeładunków, rozładunku, odprawy importowej i dostawy krajowej.
Przed akceptacją oferty warto zapytać:
- kiedy najpóźniej towar musi być gotowy,
- kiedy powinien trafić do magazynu konsolidacyjnego lub portu,
- czy połączenie jest bezpośrednie,
- ile przeładunków przewidziano po drodze,
- czy podany termin dotyczy portu, terminalu czy magazynu odbiorcy,
- jaki jest realistyczny czas odprawy i dostawy krajowej,
- jaki bufor rekomenduje operator.
Połączenie z krótszym czasem katalogowym nie zawsze będzie najbardziej przewidywalne. Dodatkowy przeładunek oznacza kolejne miejsce, w którym może zabraknąć miejsca na następnym odcinku albo pojawić się opóźnienie. Przy produktach sezonowych stabilność połączenia może być ważniejsza niż kilka dni różnicy w rozkładzie.
Dokładne dane są warunkiem dokładnej wyceny
Spedytor nie przygotuje rzetelnej oferty na podstawie informacji „kilka kartonów z Chin”. Do wyceny potrzebne są co najmniej:
- adres lub miasto odbioru w Chinach,
- miejsce dostawy w Polsce,
- warunki Incoterms,
- liczba kartonów lub palet,
- wymiary każdego rodzaju opakowania,
- łączna objętość,
- waga netto i brutto,
- opis produktu,
- informacja o bateriach, płynach, magnesach lub innych cechach szczególnych,
- wartość towaru,
- termin gotowości,
- preferowana metoda i oczekiwany termin dostawy.
Jeżeli parametry są szacunkowe, wycena również będzie orientacyjna. Różnica pomiędzy deklarowaną a rzeczywistą wagą lub objętością może prowadzić do rekalkulacji. Dlatego przed finalnym bookingiem warto otrzymać od fabryki aktualną packing list i potwierdzić sposób pakowania.
Dokumenty powinny być sprawdzone przed wysyłką
Problemy podczas odprawy często wynikają z rozbieżności, które można było wykryć jeszcze przed odbiorem towaru. Nazwa i adres sprzedawcy, opis produktu, liczba sztuk, masa, wartość, waluta i warunki Incoterms powinny być spójne pomiędzy fakturą, packing list i dokumentami transportowymi.
Importer powinien wcześniej ustalić kod taryfowy, stawkę celną oraz ewentualne ograniczenia dotyczące produktu. Kod przekazany przez chińską fabrykę może być pomocny, ale nie należy przyjmować go automatycznie bez sprawdzenia rzeczywistych cech i zastosowania wyrobu.
Agencja celna powinna otrzymać informacje przed wysyłką, a nie dopiero po dopłynięciu kontenera. W przypadku produktów wymagających dodatkowych dokumentów wcześniejsza konsultacja pozwala ograniczyć ryzyko przestoju, składowania albo konieczności uzupełniania dokumentacji pod presją czasu.
Ubezpieczenie powinno odpowiadać rzeczywistemu ryzyku
Ubezpieczenie cargo nie powinno być traktowane jako automatyczny dodatek bez sprawdzenia zakresu. Warto ustalić sumę ubezpieczenia, wyłączenia, sposób dokumentowania szkody oraz wymagania dotyczące opakowania i zabezpieczenia ładunku.
Ochrona ubezpieczeniowa nie zastąpi prawidłowego pakowania ani kontroli załadunku. Jeżeli kartony nie są dostosowane do piętrowania, wilgoci albo liczby przeładunków, ryzyko szkody rośnie niezależnie od wybranej metody transportu.
Przed odbiorem przesyłki należy również wiedzieć, jak postępować w przypadku widocznego uszkodzenia. Zdjęcia, zastrzeżenie w dokumentach odbioru i szybkie zgłoszenie mogą mieć znaczenie dla późniejszego rozpatrzenia roszczenia.
Jak porównywać oferty transportowe krok po kroku?
Najbardziej praktyczne jest zestawienie ofert w jednej tabeli. Każdy wariant powinien obejmować ten sam zakres trasy i te same parametry ładunku.
W porównaniu warto uwzględnić:
- Całkowity koszt netto dostawy do magazynu.
- Zakres opłat zawartych w cenie.
- Koszty, które mogą zostać naliczone dodatkowo.
- Planowaną trasę i liczbę przeładunków.
- Realny czas door-to-door, a nie wyłącznie transit time.
- Czas obowiązywania stawki.
- Warunki płatności.
- Zakres ubezpieczenia.
- Procedurę na wypadek opóźnienia lub szkody.
- Doświadczenie operatora z danym rodzajem produktu i trasą.
Najtańszy wariant warto wybrać dopiero wtedy, gdy jego zakres i ryzyko są porównywalne z pozostałymi ofertami. Jeżeli jedna wycena znacząco odbiega od rynku, należy ustalić, czego w niej brakuje albo jakie założenia przyjął przewoźnik.
Logistyka powinna chronić marżę, a nie tylko obniżać stawkę
Dobrze zaplanowany transport z Chin łączy koszt, czas, bezpieczeństwo i przewidywalność. Czasami warto zapłacić więcej za szybszy lub bardziej stabilny serwis. W innym projekcie racjonalne będzie wydłużenie terminu i wybór transportu morskiego, jeżeli pozwala on znacząco obniżyć koszt jednostkowy.
Decyzji nie należy podejmować w oderwaniu od całego projektu. Transport wpływa na płynność, dostępność towaru, sezon sprzedażowy, zapas magazynowy i obsługę klientów. Opłacalny import z Chin wymaga więc połączenia kalkulacji logistycznej z marżą, terminem sprzedaży i ryzykiem produktu. Dopiero zestawienie tych elementów pokazuje, który wariant jest rzeczywiście najkorzystniejszy.
Więcej praktycznych materiałów dotyczących organizacji dostaw, współpracy z fabrykami i bezpieczeństwa całego procesu publikuje Tomasz Górski – ekspert ds. importu z Chin i założyciel Mountain Business.
Przedsiębiorcy mogą również sprawdzić możliwości transportu z Chin do Polski i przekazać parametry przesyłki do bezpłatnej wyceny. Kompletne dane pozwalają porównać realne warianty, zamiast wybierać ofertę wyłącznie na podstawie jednej stawki.
O ekspercie
Tomasz Górski, założyciel Mountain Business, od ponad 14 lat zajmuje się importem z Chin. W latach 2013–2017 mieszkał i pracował w chińskiej prowincji Guangdong, posługuje się językiem mandaryńskim i uczestniczył w ponad 1000 projektów importowych. Wspiera przedsiębiorców w organizacji importu i transportu, weryfikacji dostawców, negocjacjach, kontroli jakości oraz ocenie dokumentacji i wymagań dla produktów.