Systemy obiegu, usprawniające zarządzanie
informacją w firmie, cieszą
się w Polsce niesłabnącym powodzeniem. Tymczasem na Zachodzie powoli
odchodzi się od wąsko pojętego zarządzania samymi tylko dokumentami – Electronic Data Management (EDM) w
kierunku Business Process Management
(BPM), czyli zarządzania całymi procesami biznesowymi.
Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest niewątpliwie
mizeria naszej gospodarki, bowiem firmy
nie mogą sobie pozwolić na kompleksową informatyzację typu BMP, wydając
pieniądze o rząd wielkości większe od kosztów systemu EDM. Kolejnym
powodem są – i tu paradoks
– stosunkowo nowoczesne systemy informatyczne ERP, funkcjonujące w
dużych polskich przedsiębiorstwach. Zostały one wprowadzone stosunkowo
niedawno i zarządy firm nie decydują się na razie na ich wymianę.
Obserwujemy obecnie raczej
uzupełnienie funkcjonalności systemów ERP elementami rodem z BMP.
Systemy typu Business Process
Management są stosunkowo młode – ten nurt w informatyce i
zarządzaniu pojawił się w swej wykrystalizowanej oraz
zdefiniowanej postaci kilka lat temu. ERP ewoluuje z
uszczegółowionych procesów w firmie (typu: kadry, księgowość, finanse
itp.) w kierunku bardziej ogólnego spojrzenia na procesy zachodzące w
przedsiębiorstwie, BMP przeciwnie – zmierza z przeciwnego kierunku – od ogólnego
spojrzenia na procesy zarządzania do szczegółowych rozwiązań
niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania firmy.
Przykładem pierwszego podejścia jest SAP, w którym pojawił się moduł
zarządzania wiedzą, a ten jest niezbędny
do konstruowania modelu typu BPM. Po przeciwnej stronie mamy system
FileNet i architekturę P8, w której oferowany jest najszerszy na rynku
zbiór
funkcji ECM (Enterprise Content
Management – zarządzanie zasobami informacyjnymi
przedsiębiorstwa), dzięki połączeniu
zasobów informacyjnych, procesów oraz komunikacji. Połączenie to ma
jeden cel: rozwiązanie faktycznych problemów pojawiających się podczas
działalności biznesowej.
Koncepcja obiektów biznesowych FileNet P8 wykorzystuje założenie
„architektury systemowej, skoncentrowanej na zdarzeniach”, co pozwala
firmom bezpośrednio reagować na zmieniające się żądania klientów i na
zdarzenia systemowe. Dzięki temu można zwiększyć
tempo reakcji w ramach całej organizacji firmy, a także wykorzystać
zasoby informacyjne o odpowiedniej strukturze w charakterze
„inteligentnej”,
aktywnej części procesów biznesowych.
Naprzeciw wzmożonemu zainteresowaniu systemami BPM lub ECM (Enterprise
Content Management) wychodzi oferta firm,
których nazwy są u nas wręcz
nieznane. Oprócz uznanych przedsiębiorstw, takich jak IBM, BEA, SAP,
Microsoft czy Documentum, występują tu m.in. Hummingbird, Ixos, Open
Text czy Hyland
Onbase. W Europie znane są także firmy takie jak: Saperion, Ceyoniq
oraz SER. W Polsce skala problemów jest znacznie mniejsza, stąd większe
zainteresowanie
mniejszymi systemami typu EDM lub Workflow.
Systemy Workflow powstały w wyniku rozwoju technologii
informatycznej, umożliwiającej zarządzanie przepływem
dokumentów elektronicznych. Współczesne systemy zarządzania Workflow
realizują w praktyce ideę „biura bez papierów”. Obejmują w swoim
obszarem
znacznie więcej zagadnień niż same systemy do zarządzania dokumentami
typu DMS (Document Management System)
lub EDM (Electronic Document
Management). W systemach tych dochodzi do analizy procesów
realizowanych przez
przedsiębiorstwo.
Workflow definiowany jest jako platforma automatyzacji procesów,
podczas których dokumenty, informacje, dane
lub zadania są przekazywane pomiędzy uczestnikami tychże procesów. Mogą
to być zarówno aplikacje, jak i ludzie. Dzięki temu możliwe jest
wykonanie
określonych czynności zgodnie z regułami biznesowymi.
System WMS (Workflow Management
System) odpowiada za organizację, kontrolę, koordynację,
rejestrację oraz wykonanie poszczególnych zadań w
procesach biznesowych. W Polsce najpopularniejszymi wykorzystywanymi
systemami są: Lotus Domino Workflow, WebSphere MQ Workflow (IBM),
Oracle Workflow 11i
(Oracle). Z drugiej strony każdy, nawet najmniejszy system obiegu
dokumentów musi być wyposażony w moduł realizujący funkcję Workflow.
Dlatego można też
mówić o modułach Workflow występujących w oprogramowaniu EDM. Tu
przykładem może być moduł DDM9000 Workflow systemu DDM9000 firmy
Logotec, będący własną
platformą Workflow dla oprogramowania firmy Logotec. Mechanizmy typu
Workflow zawierają też platformy Microsoft Exchange czy Novell
GroupWise.
Wśród polskich firm działających na rynku EDM warto wymienić: Rodan
System (Office-Objects), MIS (MIS Partner), Logotec Engineering
(DDM9000, Web@DDM), Exell (Korespondencja, Co-Liber, Archiv@rius),
AutoID (Documind) oraz klika innych, oferujących wycinkowe jak i
wyspecjalizowane narzędzia do
automatyzacji obiegu dokumentów elektronicznych.