Zastosowanie numerów GLN do obsługi odbioru e-faktur w jednostkach Miasta Poznania pozwoliło zaoszczędzić mnóstwo czasu urzędników, a także poprawiło bezpieczeństwo i kontrolę obiegu dokumentów.
Miasto Poznań obejmuje jako jednostka samorządu terytorialnego ponad 300 jednostek organizacyjnych. Każda z nich jest niezależnym zamawiającym, a co za tym idzie, prowadzi odrębne księgi rachunkowe. I choć większość z nich korzysta z różnych rozwiązań informatycznych, systemy te nie są zintegrowane. Regulacje w zakresie zamówień publicznych, które weszły w życie w 2019 r., wprowadziły rewolucję w odbiorze i przetwarzaniu faktur za dostawy publiczne oraz innych dokumentów elektronicznych. Ze względu na nowy ustawowy obowiązek Miasto Poznań, we współpracy z firmą COIG, Siecią Badawczą Łukasiewicz – Instytutem Logistyki i Magazynowania oraz organizacją GS1 Polska, wdrożyło rozwiązanie do obiegu e-faktur. Głównym wyzwaniem w projekcie było umożliwienie dostarczania e-faktur od wykonawców dostaw publicznych bezpośrednio do jednostek podległych Miasta Poznań poprzez platformę e-fakturowania PEF.
Czym jest ustrukturyzowana e-faktura?
Ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formie pliku elektronicznego o ustandaryzowanej strukturze (np. w notacji XML), umożliwiającej automatyczny odbiór jej treści przez systemy informatyczne. Umożliwia to automatyzację procesów tworzenia, przesyłania, odbioru i przetwarzania treści faktur, bez udziału człowieka. W Polsce e-faktury za dostawy publiczne zgodnie z obowiązkiem ustawowym są przesyłane za pośrednictwem platformy PEF, pozostałe procesy (tworzenie, odbiór i przetwarzanie e-faktur) są wykonywane przez systemy informatyczne wykonawców oraz zamawiających.
Nowy sposób rozróżniania
W projekcie przyjęto, że faktury elektroniczne będą dostarczane automatycznie z platformy e-fakturowania PEF bezpośrednio do jednostek organizacyjnych, bez ręcznego wprowadzania danych z faktury do systemu IT, oraz takie opracowanie systemu, by maksymalnie zautomatyzować cały proces przetwarzania faktury.
Faktury elektroniczne przesyłane za pomocą PEF można dostarczać automatycznie na wskazany adres elektroniczny, wykorzystujący jeden z wymaganych przepisami identyfikatorów podmiotów gospodarczych, np. NIP lub Globalny Numer Lokalizacyjny Systemu GS1 (GLN). Problem w tym, że w przypadku podmiotów publicznych w Polsce wszystkie jednostki organizacyjne podległe jednostkom głównym posiadają jeden wspólny identyfikator NIP. W przypadku Miasta Poznań należało więc wprowadzić rozwiązanie pozwalające na określenie indywidualnego adresu elektronicznego każdej podległej jednostki organizacyjnej.
Poznań identyfikuje z GLN
Gdy w Urzędzie Miasta Poznań zapadła decyzja o zastosowaniu numerów GLN do indywidualnego adresowania jednostek organizacyjnych, GS1 Polska udostępniła Miastu pulę identyfikatorów GLN, do wykorzystania jako element elektronicznego adresu odbioru e-faktur od wykonawców. Dzięki temu, zawierając nowe kontrakty publiczne, każda jednostka organizacyjna Miasta Poznań przekazuje Wykonawcom odpowiedni adres elektroniczny, na który Wykonawcy przesyłają swoje e-faktury bezpośrednio do właściwego Zamawiającego.
Rezultaty wdrożenia
Wprowadzenie numerów GLN spowodowało bezpośrednie przekazywanie e-faktur z platformy PEF do wskazanej jednostki organizacyjnej. Teraz faktura elektroniczna pobierana jest automatycznie do systemu obiegu dokumentów w sekretariacie każdego z wydziałów. Dzięki temu następuje także automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących.
Wdrożony system umożliwił tworzenie opisów oraz zatwierdzanie faktury w obiegu elektronicznym. Automatyczny proces księgowania oraz opracowane procedury przetwarzania faktur elektronicznych i ich przechowywania, w tym zarządzania komunikacją dzięki przemyślanej konfiguracji kont użytkowników platformy PEF, znacznie ułatwiły cały proces obsługi faktur.
– Korzyści z wdrożenia EDI mają charakter nie tylko ekonomiczny, ale również środowiskowy, gdyż elektroniczna wymiana dokumentów pozwala zaoszczędzić zasoby naturalne, eliminując dodatkowo błędy wynikające z ręcznego wprowadzania dokumentów – komentuje dr inż. Aleksander Niemczyk, prezes GS1 Polska.