Poniedziałek rano, dwadzieścia kilka pojazdów do rozpisania na tydzień. Zlecenia są w skrzynce, dyspozycyjność kierowców w arkuszu, urlopy i zwolnienia w programie kadrowym. Pod koniec miesiąca to wraca w innej formie: ile godzin przepracował konkretny kierowca, ile z tego w porze nocnej i skąd wziąć na to dowód. Dane leżą w trzech miejscach i żadne nie jest ewidencją czasu pracy.
Czas pracy to nie są same godziny za kierownicą
Do czasu pracy kierowcy wlicza się także załadunek i rozładunek oraz nadzór nad nimi, czynności spedycyjne, obsługę codzienną pojazdu i przyczep oraz formalności administracyjne. Doliczyć trzeba również gotowość na stanowisku, jeżeli czas oczekiwania na załadunek nie był kierowcy znany przed wyjazdem.
Tygodniowy czas pracy wynosi przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym do czterech miesięcy, a w pojedynczym tygodniu może sięgnąć 60 godzin przy zachowaniu średniej. Limit przypisany jest kierowcy, nie umowie: obowiązuje także wtedy, gdy pracuje u kilku pracodawców. Po sześciu godzinach pracy należy się przerwa 30 minut, a przy pracy dłuższej niż dziewięć godzin 45 minut.
Grafik musi pogodzić dwa zestawy limitów
Drugi zestaw dotyczy prowadzenia. Dzienny czas jazdy to maksymalnie dziewięć godzin, z przedłużeniem do dziesięciu nie częściej niż dwa razy w tygodniu. Tygodniowo kierowca może prowadzić do 56 godzin, a w dwóch kolejnych tygodniach do 90, przy czym tydzień liczy się sztywno: od poniedziałku od 00:00 do niedzieli do 24:00. Po 4,5 godzinach jazdy należy się 45 minut przerwy, ewentualnie podzielonej na 15 i 30 minut, w tej kolejności.
Odpoczynek dobowy to 11 godzin nieprzerwanie w każdym okresie 24 godzin, ze skróceniem do 9 godzin najwyżej trzy razy między odpoczynkami tygodniowymi. W każdych dwóch kolejnych tygodniach odbiera dwa odpoczynki po 45 godzin albo jeden taki i jeden skrócony, minimum 24 godziny, z rekompensatą. Regularnego odpoczynku tygodniowego nie może spędzić w kabinie, a firma planuje trasy tak, by co cztery tygodnie wracał na niego do bazy albo do domu.
Ewidencja jest jedna, źródeł danych jest kilka
Ewidencję prowadzi się dla każdego kierowcy, by ustalić wynagrodzenie. Jest jedna, powstaje z uwzględnieniem źródeł: zapisów na wykresówkach, wydruków i plików z karty kierowcy i tachografu, innych dokumentów o czasie pracy lub rejestrów na ich podstawie. Źródło nie zastępuje ewidencji; wybór dotyczy postaci: papierowej lub elektronicznej.
Zakres jest ścisły: liczba przepracowanych godzin, godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne i nadliczbowe, dni wolne z tytułem ich udzielenia, godziny dyżuru z oznaczeniem dyżuru domowego oraz nieobecności. Przy zadaniowym czasie pracy i przy ryczałcie godzin się nie ewidencjonuje, ale zostają indywidualne karty ewidencji nieobecności.
Dziesięć lat, a nie trzy
Ewidencję przechowuje się przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. W branży wciąż powtarzany bywa krótszy termin, choć nie wynika on z obowiązujących przepisów. Ewidencję trzeba zaprojektować z myślą o dekadzie, a nie o najbliższym rozliczeniu. Arkusz na dysku jednego komputera tego kryterium nie spełnia.
Podział odpowiedzialności i mechanizm obrony przed karą
| Obszar | Kierowca | Przedsiębiorstwo |
| Planowanie | trzyma się rozpisanej trasy i zgłasza odchylenia | układa grafik mieszczący się w limitach jazdy, przerw i odpoczynków |
| Rejestracja | prowadzi zapis aktywności i uzupełnia wpisy manualne | zbiera zapisy i zamienia je na ewidencję czasu pracy |
| Dokumentacja | ma przy sobie i okazuje dane wymagane na kontroli drogowej | przechowuje ewidencję przez 10 lat i udostępnia ją kierowcy na wniosek |
| Naruszenia | wyjaśnia okoliczności zdarzenia | analizuje przyczyny i koryguje organizację pracy |
| Wynagrodzenie | rozlicza się z faktycznie przepracowanego czasu | nie stosuje składników zależnych od kilometrów, szybkości dostawy czy ilości ładunku, jeśli zagraża to bezpieczeństwu |
Od 31 grudnia 2024 roku kierowca musi mieć przy sobie i okazać na kontroli drogowej dane o aktywności z bieżącego dnia i poprzednich 56 dni, a nie z 28 jak wcześniej. Obejmuje to również starą, nieważną kartę, jeśli w tym okresie z niej korzystał.
Najważniejszy jest przepis, o którym mówi się najmniej. Kary pieniężnej za naruszenie przepisów o czasie prowadzenia, przerwach i odpoczynkach nie nakłada się, jeżeli podmiot zapewnił właściwą organizację i dyscyplinę pracy umożliwiającą przestrzeganie przepisów oraz prawidłowe zasady wynagradzania, bez składników zachęcających do naruszeń. Ciężar wykazania takiej organizacji spoczywa na przewoźniku. Bez grafików, ewidencji, raportów o naruszeniach i śladu reakcji na nie firma nie ma czym tego wykazać, a postępowanie może ruszyć nawet dwa lata po ujawnieniu naruszenia.
Jedno miejsce zamiast trzech arkuszy
Materiał do ewidencji powstaje sam: w zapisach aktywności kierowców, danych o przebiegach i nieobecnościach. Problem to rozproszenie. flotman.pl łączy monitoring floty z pracą na danych kierowców: obsługa danych z tachografu pozwala zbierać źródłowe zapisy aktywności bez sprowadzania pojazdu do bazy, a raporty flotowe przekładają je na zestawienia godzin, naruszeń i przebiegów, które da się podpiąć pod ewidencję i pod rozmowę z kierowcą. Naruszenie widoczne tydzień po zdarzeniu daje szansę na korektę grafiku, a nie tylko na odnotowanie faktu.
Pięć rzeczy do sprawdzenia w najbliższym miesiącu
- Sprawdź, czy grafiki uwzględniają oba limity: czasu pracy i czasu prowadzenia.
- Ustal, czy ewidencja zawiera wszystkie wymagane pozycje, łącznie z dyżurami i nieobecnościami.
- Zweryfikuj, gdzie leżą dane i czy przetrwają dekadę oraz zmianę osoby prowadzącej rozliczenia.
- Przypisz imiennie odpowiedzialność za ewidencję, analizę naruszeń i rozmowy z kierowcami.
- Przejrzyj zasady wynagradzania pod kątem składników zależnych od kilometrów i czasu dostawy.
System porządkuje obieg danych i skraca rozliczenia, ale nie przejmuje obowiązków firmy. Ewidencję nadal prowadzi i przechowuje przedsiębiorca, tak jak odpowiada za organizację pracy.
Źródło: Flotman