Ile trwa kompletacja jednego zamówienia w Twoim magazynie? Ile czasu pracownik traci między jedną czynnością a drugą? Standardowy system WMS czy ERP tego nie wie, bo rejestruje wynik procesu (np. liczbę spakowanych paczek), a nie jego przebieg. Odpowiedzią na tę lukę jest ewidencja czynności, narzędzie które liczy realny czas pracy nad zadaniem.
Czym jest ewidencja czynności i jak działa w praktyce
Ewidencja czynności rejestruje, co dokładnie robi pracownik w danym momencie: kompletację, pakowanie, etykietowanie, przezbrojenie stanowiska, i ile czasu na to poświęca. Do tego dochodzą czynności pozasystemowe, czyli te, które nie mają żadnego odzwierciedlenia w WMS czy ERP: prace porządkowe, przerwy, spotkania organizacyjne. Bez ich pomiaru obraz efektywności pracy zawsze będzie niepełny. Menedżer widzi więc ile, jak długo i gdzie w procesie powstają opóźnienia.
Case study: jak Raben Polska policzył opłacalność zleceń VAS
Raben Polska (jedna z największych firm logistycznych w kraju, część grupy działającej w 15 krajach Europy) wdrożyła moduł Ewidencji Czynności z jednym konkretnym celem: opomiarować procesy magazynowe na tyle precyzyjnie, żeby móc policzyć opłacalność zleceń VAS (usług dodatkowych, jak konfekcjonowanie czy etykietowanie).
System dostarczył czegoś więcej niż jedną liczbę. Pozwolił porównywać realną wydajność i efektywność procesów z założeniami i normami, prognozować czas ukończenia zlecenia przy aktualnym tempie pracy oraz, dzięki dedykowanemu dashboardowi w czasie rzeczywistym, na bieżąco śledzić tempo pracy zespołu, liczbę wykonanych zadań i kluczowe wskaźniki KPI. Menedżerowie zyskali możliwość szybkiej reakcji na odchylenia od planu, zamiast dowiadywać się o problemie po fakcie, z opóźnionego raportu.
Istotny jest tu też sposób, w jaki dane zostały udostępnione zespołowi: dashboard był anonimizowany a dane możliwe do identyfikacji tylko dla pracownika i jego lidera, a nie dla całego magazynu. Taka transparentność, ograniczona do właściwego poziomu, motywowała zamiast budzić opór. Firma odnotowała też spadek konieczności pracy w nadgodzinach, bo zespoły lepiej zarządzały własnym tempem.
System w bardzo dużym stopniu spełnił nasze oczekiwania w zakresie pozyskiwania często złożonej informacji w preferowanym przez nas układzie, dając możliwość dowolnej obróbki danych – mówi Damian Dąbrowski, Menedżer Logistyki Kontraktowej Regionu w Raben Polska.
Case study: 20% czasu jałowego zredukowane do 2%
Drugi przykład pokazuje, jak duża może być skala oszczędności. Ogólnopolski operator logistyczny, zarządzający siecią centrów magazynowych i zatrudniający zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych, wdrożył ewidencję czynności, żeby zmierzyć to, czego WMS nie widzi: prace porządkowe, przerwy, spotkania organizacyjne oraz tzw. czynności jałowe, np. czas między wejściem do pracy a rozpoczęciem pierwszego zadania.
W pierwszym miesiącu po wdrożeniu czas poświęcany na czynności bezproduktywne i jałowe sięgał aż 20%. Kilka miesięcy później, dzięki obiektywnym danym i konkretnym działaniom w ramach optymalizacji procesów, spadł do około 2%. Przy zatrudnieniu liczonym w tysiącach osób różnica ta przekłada się na konkretne kwoty. Pozornie niewielka poprawa na poziomie jednego pracownika, pomnożona przez skalę organizacji, staje się realną przewagą kosztową.
Dane tak, inwigilacja nie
Warto zaznaczyć jedną rzecz, bo temat monitorowania pracowników bywa wrażliwy: cel ewidencji czynności to usprawnianie procesów, nie kontrola jednostki. Dobre wdrożenia, jak pokazuje przykład Raben, ograniczają widoczność szczegółowych danych do pracownika i jego bezpośredniego przełożonego, a nie udostępniają ich całej firmie. Transparentność działa motywująco tylko wtedy, gdy nie zamienia się w poczucie nadzoru.
Od czego zacząć
Wdrożenie ewidencji czynności nie musi obejmować od razu całej organizacji. Najczęstsza droga to:
- pilotaż w jednym magazynie lub na jednej linii procesowej,
- ustalenie, które czynności realnie warto mierzyć (nie wszystkie mają sens),
- zbudowanie punktu odniesienia: ustalenie normy
- skalowanie na kolejne lokalizacje i zespoły, tak jak zrobił to operator logistyczny opisany wyżej.
Narzędzia takie jak moduł Ewidencji Czynności w Time Harmony powstały właśnie z myślą o tej ścieżce: od pojedynczego procesu, przez cały magazyn, aż po sieć oddziałów.