W literaturze logistyka często porównywana jest do układu
krążenia. Czym jednak byłoby krążenie bez sprzężonego z nim układu
nerwowego? Posługując się analogicznym porównaniem, można
powiedzieć, że w logistyce odpowiednikiem układu nerwowego jest bez
wątpienia ZSI – Zintegrowany System Informacyjny. We
współczesnej firmie działającej w warunkach silnej konkurencji
podstawą wszelkich decyzji powinien być sprawnie działający system
informacyjny. Tylko wówczas ma ona szansę na zaistnienie na
rynku, a przede wszystkim na sprostanie oczekiwaniom coraz bardziej
wymagających klientów. Wiele z firm logistycznych dopiero
odkrywa tę prawdę, a przecież sprawność funkcjonowania firmy w ogromnym
stopniu zależy od dostępu do informacji i umiejętności ich
wykorzystania. Dziś logistyka oznacza zarządzanie złożonym procesem,
który bez wspomagania ze strony nowoczesnych technologii
praktycznie nie może istnieć.
Na pytania Magdaleny Skórkiej-Sawiny odpowiada Tomasz Kuroń –
menedżer ds. informatyki w firmie
Trans-Południe.
Czym jest Zintegrowany System
Informacyjny?
Zintegrowany System Informacyjny to, w dużym skrócie, system
zarządzający przepływem informacji stworzony dla wspierania
działalności przedsiębiorstwa, a jego głównym celem jest
usprawnienie i koordynacja działań. Funkcjonowanie ZSI polega przede
wszystkim na połączeniu w jednym systemie procesów
zarządzających wszystkimi działami przedsiębiorstwa, począwszy od działu
transportu poprzez spedycję, aż po magazynowanie czy dział finansowy. W
ZSI przedsiębiorstwo istnieje jako integralna całość, a
poszczególne sfery działalności są ze sobą sprzężone, tworząc
jednolity system.
Jakie są rodzaje stosowanych rozwiązań wykorzystywane w pana firmie?
System informatyczny oparty jest na wiodących
rozwiązaniach informatycznych, które zapewniają sprawne
funkcjonowanie na różnych poziomach działalności operacyjnej.
Rozwiązanie składa się z trzech głównych modułów. Są to:
SAP Business One – dostarczający funkcjonalność finansowo-księgową,
Lokalizator – system GPS odpowiedzialny za lokalizację pojazdów
floty,
NAVI – system zarządzania i obsługi działalności spedycyjnej,
integrujący całość rozwiązania. Ma on kluczowe znaczenia dla całego
systemu, który bez niego nie mógłby sprawnie
funkcjonować.
Kiedy wdrożyli państwo ZSI i co zadecydowało o wyborze właśnie takich,
a nie innych rozwiązań?
System został uruchomiony w styczniu 2004 r., po około 6 miesiącach
przygotowań. Dotychczas funkcjonujące rozwiązanie nie zapewniało
wystarczającej wydajności w obliczu dynamicznego rozwoju firmy.
Czynnikami, które zdecydowały o wdrożeniu nowego systemu były:
oczekiwana elastyczność i wydajność oprogramowania, możliwość
dynamicznego wdrażania nowych funkcjonalności, potrzeba wprowadzenia
systemu zintegrowanego, możliwość współpracy pomiędzy oddziałami firmy (Dębica
– Tarnów – Straszęcin – Ostrowiec Świętokrzyski)
.
Wdrażanie systemów
informatycznych zwykle wiąże się z problemem integracji nowych
systemów z już istniejącymi. Jak ten proces przebiegał u państwa?
W przedsięwzięciach informatycznych zwykle występują problemy na
płaszczyznach projektowej, technologicznej oraz organizacyjnej. Jednak
dzięki pracy całego zespołu udało się zminimalizować większość
związanych z tym zagrożeń. Prace były bardzo rozbudowane, gdyż w tym
samym czasie wdrażane były systemy SAP oraz NAVI. W początkowym okresie
użytkowania, pewne problemy stanowiła niska przepustowość łączy, jednak
ta kwestia została już rozwiązana, a po początkowym okresie
dostosowywania, system pracuje stabilnie i wydajnie. Udało się
również z powodzeniem wyjść naprzeciw oczekiwaniom
użytkowników, bo właśnie z myślą o nich zdecydowaliśmy się na te
rozwiązania.
Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu i
od czego jest uzależnione?
Czas wdrożenia jest uzależniony od stopnia dopasowania istniejącego
rozwiązania do potrzeb zamawiającego. W przybliżeniu wynosi on od 3 do
6 miesięcy. Jest to czas potrzebny na integrację z istniejącymi
systemami, konwersję danych i przeszkolenie użytkowników, bo
nawet najlepiej działający system bez kompetentnej i sprawnej obsługi
jest bezużyteczny. Dlatego tak ważny jest w tym przypadku czynnik
ludzki i jego ,,kompatybilność” z systemem.
Jak najprościej przedstawić opis działania wdrożonych przez państwa
systemów? Na czym polega ich funkcjonalność?
Główna funkcjonalność systemu zapewnia pełną obsługę spedycyjną
zleceń transportowych oraz ich rozliczanie. Cały proces odbywa się przy
wykorzystaniu systemów SAP oraz NAVI, które ze sobą
współpracują. W NAVI zlecenie transportowe jest rejestrowane i
wyceniane, następuje dobór kierowców i samochodów
oraz wystawienie listu przewozowego. Po przygotowaniu danych faktur
zakupu i sprzedaży dalsza obsługa jest przekazywana do systemu SAP,
gdzie faktura oczekuje na zaksięgowanie. Dzięki takiemu podejściu
procesy spedycyjne zostały wyraźnie oddzielone od finansowo-księgowych.
Należy jednak podkreślić, że nie wiąże się to z dodatkowymi nakładami
pracy. Istotne jest również to, że czas obsługi zleceń znacznie
się skrócił, co nie pozostaje bez wpływu na jakość obsługi
klienta.
Na czym polega integracja systemów?
Integracja informacyjna przedsiębiorstwa jest podstawowym krokiem na
drodze do budowania skutecznego systemu zarządzania, pozwalającego na
sprostanie wyzwaniom współczesnego, konkurencyjnego rynku zbytu.
Elementem integrującym jest system NAVI, który oprócz
własnej funkcjonalności bezpośrednio wykorzystuje dane z SAP (np. nazwy
usług, stawki VAT, kursy walut), współpracuje również z
systemem GPS w celu uzyskania danych o położeniu samochodów,
wytyczaniu tras, wyszukiwaniu miejscowości i ulic.
Jakie są korzyści płynące z
użytkowania ZSI?
System NAVI jest oparty na wiodących, nowoczesnych i uznanych
standardach. Jest zrealizowany w języku Java, w technologii ThinClient
i funkcjonuje jako aplikacja WWW. Oznacza to, że do pracy potrzebna
jest tylko przeglądarka i dostęp do intranetu lub Internetu. Takie
podejście pozwala na pracę w kilku lokalizacjach (również w
domu), z gwarancją dostępu do zawsze aktualnych danych. NAVI pełni
również funkcję middleware – oprogramowania pośredniczącego. W
firmie istnieje kilka systemów: SAP, System Lokalizacji GPS,
e-Mapa – serwer cyfrowych map wektorowych. Połączenie w całość
wybranych funkcjonalności z każdego systemu tworzy nową jakość i
pozwala na funkcjonowanie firmy na najwyższym poziomie.
Żaden system nie jest jednak
niezawodny. Jakie niebezpieczeństwa
związane są z eksploatacją ZSI?
W każdym, nawet najlepszym systemie informatycznym może dojść do
fizycznej awarii składników systemu. Prawdziwym
niebezpieczeństwem jest brak możliwości przywrócenia działania
systemu po takim incydencie lub utrata zgromadzonych danych.
Zabezpieczenie przed tego typu zagrożeniami polega na uprzednim
odpowiednim przygotowaniu serwera zapasowego, który może zostać
uruchomiony w przypadku awarii maszyny głównej. Przed utratą
danych zabezpiecza wykonywana codziennie kopia zapasowa. Istnieje
również możliwość przejęcia przesyłanych danych przez osoby do
tego nieupoważnione. Jednak w systemie NAVI komunikacja między serwerem
a stacją roboczą jest zaszyfrowana 128 bitowym kluczem sesyjnym, co
skutecznie rozwiązuje ten problem. Stanowi on gwarancję najwyższego
poziomu zabezpieczeń.
Czy oprócz rozbudowywania istniejących obecnie rozwiązań
planujecie państwo wdrożyć kolejne?
Z pewnością systemy, na jakich obecnie pracujemy, będą rozbudowywane z
uwzględnieniem interesów naszych klientów. Obecnie został
wdrożony moduł rozliczania kosztów obsługi kursów, co
umożliwia precyzyjne kontrolowanie przekroczeń spalania czy długości
trasy. Trwają również końcowe prace integrujące NAVI z systemem
GPS firmy oraz z serwerem map wektorowych. Następnym krokiem będzie
udostępnienie informacji o aktualnym położeniu pojazdów na
terenie Europy firmom współpracującym z nami.
Czy klienci mogą bezpośrednio
dzięki
tym systemom śledzić trasę
zamówień?
Po zakończeniu integracji z systemem GPS klienci otrzymają dostęp do
systemu śledzenia tras zamówień za pośrednictwem Internetu.
Możliwe będzie przeglądanie zarówno bieżących jak i
historycznych danych kursów oraz niektóre informacje
finansowe (np. faktury do rozliczenia).
Jaki jest koszt wdrożenia i utrzymania systemu ?
Cena jest uzależniona od wielkości, stopnia rozproszenia, złożoności
konkretnego rozwiązania i stanowi około 10-15% wartości systemu
rocznie.
Jaki jest zakres modularności systemów? Jak wygląda możliwość
implementacji nowej funkcjonalności w systemie?
Do realizacji Systemu wykorzystane zostały standardy technologii
J2EE (Java 2 Enterprise Edition), która opiera się o model
komponentowy. Dzięki temu nowe funkcjonalności można dołączać jako
kolejne moduły, które z uwagi na ustandaryzowane rozwiązanie
mogą być dostarczane przez różnych dostawców. Dodatkowym
atutem w kwestii rozwoju nowych funkcjonalności jest brak konieczności
instalacji systemu na stanowiskach pracowników. Wszelkie zmiany
czy też modyfikacje funkcjonalności systemu odbywają się wyłącznie na
serwerach w firmie i są natychmiast dostępne dla pracowników,
bez konieczności podejmowania dodatkowych działań.
Jak wdrożenie ZSI wpłynęło na
działalność Trans-Południe i jak
zareagowali na nie klienci?
Zastosowanie rozwiązań ZSI w firmie znacznie wpłynęło na
usprawnienie jej działalności i podniosło poziom koordynacji. Nie jest
to bez znaczenia dla naszych klientów, którzy korzystając
z ZSI, mają wpływ na jego funkcjonowanie, a także są beneficjentami
korzyści z tego wynikających. W praktyce oznacza to lepszy dostęp do
informacji, skrócenie czasu obsługi, a co za tym idzie – wzrost
zadowolenia ze świadczonych usług.