Od 9 lipca 2027 r. organy kontrolne we wszystkich państwach UE będą musiały uznawać informacje o przewozie udostępnione elektronicznie. Wokół tej daty narosło sporo mitów: że papierowy list przewozowy przestanie obowiązywać, że każdy przewoźnik będzie musiał kupić nowy system, że eFTI to po prostu e-CMR. Żaden z nich nie wynika z przepisów. Paradoksalnie, jednym z dopuszczalnych sposobów okazania danych podczas kontroli w trybie elektronicznym jest… kartka papieru z kodem QR.
Obowiązek ciąży na administracji, nie na przewoźniku
Podstawą jest rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Art. 1 wprost określa przedmiot regulacji: warunki, na jakich właściwe organy są zobowiązane uznawać informacje regulacyjne udostępnione elektronicznie.
Termin wynika z art. 5 ust. 1. Obowiązek ten powstaje po upływie 30 miesięcy od dnia wejścia w życie pierwszych aktów delegowanych i wykonawczych, a te weszły w życie 9 stycznia 2025 r. Stąd data 9 lipca 2027 r. Od tego dnia inspektor ITD, policjant czy funkcjonariusz Krajowej Administracji Skarbowej nie będzie mógł odmówić przyjęcia danych udostępnionych za pośrednictwem certyfikowanej platformy.
Dla firm korzystanie z eFTI pozostaje dobrowolne. Motyw 7 preambuły wskazuje, że rozporządzenie nie narusza możliwości przedstawiania informacji w formie papierowej. Art. 16 przewiduje jedynie, że do 21 lutego 2029 r. Komisja oceni, czy należy w przyszłości wprowadzić obowiązek elektronicznego udostępniania danych przez podmioty gospodarcze. Dziś takiego obowiązku nie ma.
Papier nie traci ważności
To najczęstsze nieporozumienie. Papierowy CMR i inne dokumenty w formie papierowej pozostają ważne także po 9 lipca 2027 r. Zmienia się jedno: jeśli firma wybierze drogę elektroniczną, administracja musi przyjąć dane w tej formie.
Jest jednak warunek, który zaskakuje wielu przedsiębiorców. Zgodnie z art. 4 ust. 2 podmiot gospodarczy, który udostępnia dane elektronicznie, musi to robić na podstawie danych przetwarzanych na certyfikowanej platformie eFTI (a w stosownych przypadkach przez certyfikowanego dostawcę usług eFTI). PDF wysłany e-mailem czy zdjęcie dokumentu w telefonie nie spełniają tego wymogu.
Jakie informacje obejmuje eFTI
Zakres jest węższy, niż się zwykle zakłada. Zgodnie z art. 2 rozporządzenie ma zastosowanie do wymogów informacyjnych wynikających m.in. z:
- 6 ust. 1 rozporządzenia nr 11 z 1960 r. (dokumenty przewozowe),
- 3 dyrektywy 92/106/EWG (transport kombinowany),
- 8 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009 (dowody dotyczące przewozów kabotażowych),
- 16 lit. c i art. 18 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1013/2006 (przemieszczanie odpadów),
- działu 5.4 ADR, RID i ADN (dokumentacja przewozu towarów niebezpiecznych).
Państwa członkowskie mogą dodatkowo zgłaszać wymogi krajowe do załącznika I. eFTI nie obejmuje więc „wszystkich dokumentów”, lecz ściśle określone obowiązki informacyjne. Dla przewoźnika drogowego najważniejsze są dowody przewozów kabotażowych, dokumenty przewozowe i dokumentacja ADR.
Czym jest certyfikowana platforma eFTI
Rozporządzenie rozróżnia platformę eFTI (system informatyczny) i dostawcę usług eFTI (podmiot, który taki system udostępnia). Certyfikacji podlegają zarówno platformy, jak i dostawcy.
Certyfikaty wydają jednostki oceniające zgodność, akredytowane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 765/2008 (art. 11 ust. 1). Dane z certyfikowanej platformy muszą być opatrzone znakiem certyfikującym (art. 12 ust. 3). Każde państwo członkowskie wyznacza organ, który prowadzi publicznie dostępny wykaz akredytowanych jednostek oraz certyfikowanych platform i dostawców (art. 11 ust. 3).
Wymagania funkcjonalne dla platform określa rozporządzenie wykonawcze (UE) 2025/2243 z 6 listopada 2025 r., a wspólny zbiór danych eFTI – rozporządzenie delegowane (UE) 2024/2024. Według Komisji Europejskiej pozostałe specyfikacje, w tym szczegółowe zasady certyfikacji, mają zostać przyjęte do grudnia 2026 r. Dopóki ich nie ma, deklaracja „jesteśmy certyfikowaną platformą eFTI” powinna skłaniać do zadawania dodatkowych pytań.
Jak będzie wyglądać kontrola drogowa
Mechanizm opisują art. 4 i 9 rozporządzenia 2020/1056 oraz rozporządzenie wykonawcze (UE) 2024/1942. W praktyce:
- Kierowca nie wręcza teczki z dokumentami, tylko udostępnia unikalne łącze identyfikacyjne przypisane do przewozu, np. jako kod QR na ekranie telefonu lub tabletu. Przepisy dopuszczają też kod wydrukowany na papierze.
- Funkcjonariusz skanuje kod, a zapytanie trafia przez krajową bramkę eFTI (eFTI Gate) do platformy, na której przechowywane są dane.
- Dostęp wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji (art. 9 ust. 1). Poufne informacje handlowe trafiają wyłącznie do uprawnionych osób (art. 6).
- Organ ma natychmiastowy i nieodpłatny dostęp do danych. Zapewnienie takiego dostępu jest obowiązkiem dostawcy usług eFTI (art. 10 ust. 1 lit. c), więc koszt nie może obciążyć administracji.
- Na żądanie podmiot gospodarczy musi wyświetlić dane w formacie czytelnym dla człowieka na ekranie własnego urządzenia.
Rozporządzenie 2024/1942 przewiduje też drugi sposób dostępu: organ może odnaleźć dane w rejestrze na podstawie identyfikatora przewozu, bez skanowania kodu.
eFTI to nie e-CMR
Te pojęcia są często mylone, a dotyczą zupełnie innych relacji.
e-CMR to elektroniczny list przewozowy w rozumieniu Protokołu dodatkowego z 2008 r. do Konwencji CMR. Dotyczy stosunku prywatnoprawnego między nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcą, a także stanowi dowód zawarcia umowy przewozu. Protokół obowiązuje w Polsce od 11 września 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1487).
eFTI dotyczy relacji przedsiębiorca – administracja, czyli sposobu udostępniania organom informacji wymaganych przepisami.
Jeden system może obsługiwać oba procesy, ale platforma e-CMR nie staje się automatycznie certyfikowaną platformą eFTI. Kto rozważa przejście na elektroniczny list przewozowy, powinien wcześniej poznać praktyczne różnice między e-CMR a papierowym CMR, od podpisu odbiorcy po zastrzeżenia przy rozładunku.
Co przygotować przed lipcem 2027 r.
- Zinwentaryzuj dokumenty objęte eFTI. Dowody przewozów kabotażowych, dokumentacja ADR, transport kombinowany, odpady: to je jako pierwsze będzie można okazywać organom w formie elektronicznej.
- Sprawdzaj wykazy, nie deklaracje. Gdy pojawią się publiczne wykazy certyfikowanych platform (art. 11 ust. 3), weryfikuj dostawców właśnie tam.
- Zadbaj o jakość danych u źródła. Platforma przekaże organom tylko to, co ktoś wcześniej wprowadził. Błędny numer rejestracyjny czy niepełny adres rozładunku sprawią tyle samo kłopotów co na papierze.
- Przygotuj kierowców. Kierowca musi umieć wyświetlić kod i pokazać dane na urządzeniu. Wydruk kodu w kabinie to rozsądne zabezpieczenie na wypadek, gdyby rozładował się telefon.
- Nie rezygnuj z papieru przedwcześnie. Dopóki cały łańcuch, łącznie z podwykonawcami, nie pracuje na certyfikowanej platformie, papier pozostaje bezpieczniejszym rozwiązaniem.
- Śledź komunikaty krajowe. Polskim partnerem europejskiego projektu pilotażowego eFTI4ALL jest Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji. W październiku 2025 r. przedstawiciele Ministerstwa Infrastruktury, Ministerstwa Finansów i Inspekcji Transportu Drogowego uczestniczyli w webinarium KIGEiT o testach transgranicznej wymiany danych eFTI.
Termin dla administracji, nie zakaz papieru
Dzień 9 lipca 2027 r. wyznacza moment, od którego administracja nie może odmówić przyjęcia danych elektronicznych, a nie dzień zakazu papieru. Dla firm transportowych oznacza to potencjalnie krótsze kontrole i mniej zagubionych dokumentów, pod warunkiem wyboru narzędzi, które przejdą certyfikację. Na przygotowania najlepiej wykorzystać najbliższe miesiące: zasady certyfikacji będą już znane, a do terminu zostanie jeszcze czas na spokojne wdrożenie.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego
- Komisja Europejska, rozporządzenie eFTI
- Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2024/1942; rozporządzenie delegowane (UE) 2024/2024; rozporządzenie wykonawcze (UE) 2025/2243
- Protokół dodatkowy do Konwencji CMR dotyczący elektronicznego listu przewozowego, Dz.U. z 2019 r. poz. 1487; oświadczenie rządowe: Dz.U. z 2019 r. poz. 1488
- eFTI4ALL / KIGEiT, webinarium o testach transgranicznej wymiany danych eFTI (październik 2025 r.)