Black Friday to jeden z najważniejszych momentów w kalendarzu branży e-commerce, ale prawdziwy sprawdzian odbywa się poza sklepami internetowymi. W magazynach i centrach dystrybucyjnych, gdzie rośnie liczba zamówień, zwiększa się intensywność pracy, a czas realizacji poszczególnych operacji nabiera szczególnego znaczenia. W takich warunkach o sprawności procesów decydują nie tylko technologia, liczba pracowników i wydajność systemów logistycznych. Równie ważna okazuje się organizacja przestrzeni oraz sposób, w jaki przekazywane są informacje.
Więcej zamówień, większa presja na procesy
Tegoroczny Black Friday przypada 27 listopada, jednak dla operatorów logistycznych przygotowania do tego okresu rozpoczynają się znacznie wcześniej. Rosnąca popularność akcji promocyjnych obejmujących całe tygodnie sprawia, że szczyt zakupowy nie ogranicza się już do jednego dnia. Dla magazynów oznacza to konieczność utrzymania wysokiej sprawności operacyjnej przez dłuższy czas.
Skalę wyzwania pokazują dane InPost. W czwartym kwartale 2025 roku firma obsłużyła w Polsce 220,2 mln przesyłek, a w całej europejskiej sieci operatora wolumen wyniósł 417,6 mln paczek.
Wzrost obciążenia wymaga odpowiedniego przygotowania infrastruktury, harmonogramów i zasobów ludzkich. Większa liczba pracowników i operacji oznacza jednak również większe wymagania wobec organizacji przestrzeni. W codziennym funkcjonowaniu magazynu wiele niedoskonałości może pozostawać niezauważonych. Doświadczeni pracownicy znają układ obiektu, wiedzą, gdzie znajdują się poszczególne strefy i jak poruszać się między nimi. Kiedy jednak rośnie tempo pracy, a do zespołu dołączają nowe osoby, nawet niewielkie problemy organizacyjne mogą zacząć wpływać na płynność procesów.
Pracownik kompletujący zamówienie nie może odnaleźć właściwej lokalizacji. Operator wózka musi zatrzymać się, ponieważ droga transportowa została częściowo zastawiona. Ktoś inny szuka miejsca, w którym powinien odłożyć przygotowany towar. Każda z tych sytuacji może wydawać się nieistotna, jednak gdy powtarzają się wielokrotnie podczas jednej zmiany, zaczynają wpływać na sprawność całego procesu.
W magazynach często obserwujemy sytuacje, w których pracownik zatrzymuje się dosłownie na kilka sekund, żeby upewnić się, gdzie powinien odłożyć towar, którą drogą przejść albo gdzie znajduje się właściwa lokalizacja. Przy standardowym obciążeniu takie sytuacje mogą nie zwracać większej uwagi. Jednak w szczycie sezonu, kiedy liczba operacji znacząco rośnie, zaczynają mieć realne znaczenie dla płynności pracy. Dobrze zorganizowana przestrzeń powinna ograniczać konieczność podejmowania takich dodatkowych decyzji.
– wskazuje Grzegorz Grotkiewicz, Partner Zarządzający Good2Go.
Przygotowania do Black Friday warto zacząć od obserwacji
Przed rozpoczęciem szczytu sezonu warto przyjrzeć się codziennemu funkcjonowaniu magazynu z perspektywy pracowników wykonujących poszczególne operacje. Gdzie najczęściej pojawiają się zatrzymania? Które lokalizacje są trudne do odnalezienia? Czy wszystkie strefy odkładcze są jednoznacznie oznaczone? Czy trasy piesze i transportowe odpowiadają aktualnemu układowi obiektu? W których miejscach pracownicy najczęściej potrzebują dodatkowych wyjaśnień?
Odpowiedzi na te pytania mogą pomóc wskazać obszary wymagające usprawnień jeszcze przed wzrostem obciążenia operacyjnego. Jednym z narzędzi wspierających organizację procesów magazynowych jest Visual Management, czyli zarządzanie wizualne. Jego zadaniem jest przekazywanie informacji w sposób prosty, jednoznaczny i dostępny bezpośrednio w miejscu wykonywania pracy.
W praktyce oznacza to znacznie więcej niż oznakowanie regałów czy wyznaczenie linii na posadzce. System komunikacji wizualnej obejmuje między innymi identyfikację lokalizacji magazynowych, oznaczenia stref funkcjonalnych, tablice kierunkowe, pola odkładcze oraz informacje dotyczące organizacji ruchu. Istotne jest jednak nie samo zastosowanie oznaczeń, ale sposób ich zaprojektowania. Pracownik powinien móc szybko rozpoznać, w której części magazynu się znajduje, jak dotrzeć do wskazanej lokalizacji i gdzie wykonać kolejną czynność. Informacja musi być czytelna z odpowiedniej odległości, spójna z pozostałymi oznaczeniami i dostosowana do rzeczywistych warunków pracy.
Nie zawsze oznacza to potrzebę wprowadzania kolejnych tablic czy komunikatów. W niektórych obiektach problemem jest właśnie ich nadmiar. Oznaczenia pochodzące z różnych etapów funkcjonowania magazynu, niespójna kolorystyka czy pozostawione po reorganizacji informacje mogą powodować dezorientację.
Jednym z częstszych błędów jest projektowanie oznaczeń zza biurka, bez sprawdzenia, jak faktycznie wygląda praca w danej przestrzeni. Tablica może być czytelna, ale umieszczona w miejscu, z którego pracownik jej nie widzi. Pole odkładcze może być poprawnie wyznaczone, ale znajdować się poza naturalną trasą przemieszczania towaru. Dlatego zanim zaczniemy wprowadzać nowe oznaczenia, warto przejść przez magazyn razem z pracownikami i zobaczyć, gdzie rzeczywiście pojawiają się problemy. Czasami to właśnie te obserwacje pokazują więcej niż sam plan obiektu.
– podkreśla Grzegorz Grotkiewicz, Partner Zarządzający Good2Go.
Dobrze zaprojektowany Visual Management powinien przede wszystkim upraszczać codzienną pracę, a nie dodawać kolejne elementy, które trzeba analizować. Dlatego projektowanie komunikacji wizualnej powinno rozpoczynać się od poznania procesu, a nie od wyboru konkretnych oznaczeń.
Szczyt sezonu pokazuje, jak magazyn działa na co dzień
Black Friday nie tworzy wszystkich problemów organizacyjnych. Często jedynie ujawnia te, które przy mniejszym obciążeniu pozostają niezauważone.
Nieczytelne lokalizacje, niespójne oznaczenia, przypadkowo wykorzystywane miejsca odkładcze czy niejednoznaczne zasady poruszania się po obiekcie mogą utrudniać pracę przez cały rok. W okresie zwiększonej liczby zamówień ich konsekwencje stają się jednak bardziej odczuwalne. Dotyczy to również bezpieczeństwa. Większa liczba operacji, intensywniejszy ruch wózków i obecność pracowników sezonowych wymagają szczególnej uwagi w miejscach, w których przecinają się trasy piesze i transportowe, w strefach załadunku i rozładunku oraz w obszarach czasowego składowania towarów.
Problemem może być również prowizoryczne dostosowywanie przestrzeni do zwiększonego wolumenu. Dodatkowe palety ustawiane w przypadkowych miejscach, zastawione przejścia czy nieaktualne oznaczenia mogą powodować utrudnienia i zwiększać ryzyko niebezpiecznych zdarzeń. W praktyce samo namalowanie linii nie wystarcza, jeżeli organizacja ruchu nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykorzystania przestrzeni. Dlatego przed okresem zwiększonego obciążenia warto zweryfikować nie tylko stan techniczny oznakowania, ale również jego aktualność i zgodność z przyjętymi zasadami bezpieczeństwa. Oznaczenia powinny przy tym uzupełniać odpowiednie rozwiązania organizacyjne i techniczne, a nie je zastępować.
Przygotowanie magazynu do szczytu sezonu nie powinno więc ograniczać się do zwiększenia zatrudnienia, zapasów czy możliwości technologicznych. Równie istotne jest stworzenie przestrzeni, która wspiera codzienną pracę, zapewnia dostęp do potrzebnych informacji i pozwala ograniczać niepotrzebne zatrzymania.
Sprawnie działający magazyn to nie tylko taki, w którym procesy przebiegają szybko. To przede wszystkim przestrzeń, w której pracownik wie, co ma zrobić, gdzie ma się udać i jak wykonać swoje zadanie bezpiecznie.
Źródło: Great Works