Operator pocztowy musi być sprawdzony i wiarygodny

Gdy powierzamy dokumenty operatorowi pocztowemu, zarówno nadawca, jak i adresat chcą mieć pewność, że zostaną one dostarczone w umówionym terminie, nienaruszonym stanie i odpowiednio zabezpieczone. – To ważne, szczególnie, że nadawcami często są instytucje typu banki, urzędy, przedsiębiorcy, ale też np. komornicy czy firmy windykacyjne. Opóźnienia, pomyłki czy doręczenie naruszonej przesyłki może nieść poważne konsekwencje dla obu stron – mówi Janusz Konopka, prezes zarządu Speedmail, niezależnego operatora pocztowego.

Operator pocztowy musi więc gwarantować zachowanie najwyższych standardów poufności. Żeby tak było, doręczyciele kierują się rygorystycznymi procedurami od momentu odebrania przesyłki od nadawcy, do wydania jej adresatowi. Listonosze są do tego starannie przygotowani, przechodzą regularne szkolenia i kontrole. Miejscem newralgicznym dla przesyłek jest jednak sortownia. To tutaj nowoczesne systemy i technologie wspierają ludzi w prawidłowym rozdysponowaniu listów. Drobna pomyłka na tym etapie może spowodować istotne opóźnienia w doręczeniu, a nawet zaginięcie przesyłki. – Na rynku dostępnych jest coraz więcej systemów pozwalających śledzić list czy paczkę, z których w Speedmail korzystamy, więc możliwość zgubienia przesyłki praktycznie nie istnieje – wyjaśnia Janusz Konopka. Jednym z narzędzi które pozwala śledzić nadane przesyłki jest lokalizacja GPS. – Możliwość monitorowania w czasie rzeczywistym za pomocą urządzeń GPS wprowadziliśmy ponad 10 lat temu i nadal widzimy ile korzyści przynosi ten system naszym klientom. System ten przekłada się również na sprawne zarządzanie procesem doręczeń przesyłek w naszej sieci – mówi Janusz Konopka.

Wachlarz usług związanych z przesyłkami jest znacznie większy, niż może się wydawać. W standardowym serwisie dobrego operatora pocztowego znajdziemy obecnie: odebranie pakunku od nadawcy, doręczenie i weryfikację danych adresata, a w przypadku niezastania adresata pod wskazanym adresem awizację (SMS lub telefoniczną). To jednak nie wszystko. Doręczyciel może też przekazać dokumenty do podpisu, zweryfikować dane specyficzne czy uzyskać pisemne potwierdzenie zgodności, a nawet umówić spotkanie. To bardzo wygodne, np. dla firm które, po przełamaniu lodów w czasie pandemii, coraz chętniej zatrudniają zdalnych pracowników, z którymi muszą podpisać papierowe umowy.

Na koniec zostaje kwestia, która wciąż wzbudza wątpliwości. Udostępniając przesyłkę poleconą, doręczyciele są zobowiązani sprawdzić tożsamość odbiorców. Są więc dodatkowo szkoleni z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. – Warto w tym miejscu wyjaśnić, że kurier nie ma oczywiście prawa nikogo legitymować w celu poznania jego danych osobowych. Jednak prosząc o dowód osobisty lub inny dokument, jedynie potwierdza on tożsamość, którą z założenia zna, bo dane znajdują się na przesyłce. Podobnie bywa przecież w bankach czy urzędach – wyjaśnia Janusz Konopka ze Speedmail. Musimy też pamiętać, że jeśli dobrowolnie nie potwierdzimy swojej tożsamości, doręczyciel może po prostu nie wydać paczki czy dokumentów.

Wybór rzetelnego partnera sprawia, że na naszej głowie pozostaje jedynie staranne przygotowanie przesyłki. Scedowanie obowiązków pozwala skupić się na tym, co w biznesie jest najistotniejsze, czyli realizacji założonych celów. Ale stanie się tak tylko wtedy, gdy będziemy spokojni, że doręczyciel, który w czasie realizacji usługi działa przecież w naszym imieniu, spełnia najwyższe standardy jakości. Operator pocztowy musi być sprawdzony i wiarygodny.

Żródło: Speedmail