Zapasy w systemach informatycznych - cz. 3

Zdecydowanie inaczej podchodzi się do zarządzania zapasami w przypadku systemów należących do grupy analityczno-ewidencyjnych, gdzie zaimplementowane są wcześniej już zasygnalizowane algorytmy sterowania zapasami. W grupie tej również nie ma jednorodności.

Występują tam systemy, które problematykę zapasów od strony ewidencyjnej traktują podobnie jak systemy autonomiczne -

poprzez rejestrowanie stanów magazynowych (zapasów) na podstawie dokumentów magazynowych, nie posiadając funkcjonalności typowej dla obszarów logistyki magazynowej. Są natomiast wyposażone w wyrafinowaną funkcjonalność związaną z planowaniem poziomów zapasów poprzez stałe badanie ich aktualnych i wymaganych poziomów, generując zamówienia netto w takiej ilości i w takim czasie, aby wynikowe zapasy były utrzymywane na założonym poziomie. Uwzględniane są wówczas zapisy w głównym planie sprzedaży (MPS -

Master Planning Schedule), zapotrzebowanie brutto zależne i niezależne, zapasy istniejące, zapasy zadysponowane, zapasy w drodze itp.

Na przykład w systemie Navision XAL centralną funkcją modułu ZAPASY jest rejestracja wszystkich ruchów towarów w całym systemie. Tu zbierane są dane o partiach towarów, rezerwacjach, zakupach, produkcji i zamówieniach, które tworzą całościowy obraz stanu magazynu. Dzięki przejrzystym formatkom można bardzo szybko uzyskać wszystkie informacje o określonym towarze - między innymi zdolności realizacji dostaw czy datę najbliższej oczekiwanej dostawy. Kartoteka towarów zawiera podstawowe dane o towarach, usługach i listach składowych (lista składowa - inaczej receptura, komplet).

Znaczna część przychodów i rozchodów towarów jest automatycznie rejestrowana w module ZAPASY systemu Navision XAL dzięki innym modułom. Wszystkie zapasy pochodzące z zakupów i z produkcji są rejestrowane z numerem serii danej partii towaru w danym magazynie. Numeracja partii towaru wprowadzana jest w momencie zakupu lub wyprodukowania towaru, co w konsekwencji umożliwia prześledzenie, gdzie towar z danej partii został wykorzystany czy w jakich gotowych produktach został użyty jako składnik.

Podstawowym trzonem w konstrukcji systemu jest analiza uzupełniania zapasów. Analiza zapotrzebowania odbywa się na postawie zebranych zamówień, realizowanych zakupów, rozpoczętych produkcji, aktualnych stanów w magazynie oraz budżetu dla towarów, tak, aby system potrafił określić, na kiedy i ile sztuk towaru jest potrzebne. Po określeniu, co jest potrzebne, system sugeruje uruchomienie produkcji - jeśli towar jest produktem wytwarzanym lub jego zakup. Przy listach składowych pod uwagę brane są poszczególne składniki listy, a przy planowanej produkcji bierze się poprawkę na ewentualne straty, więc podczas analizy zapotrzebowania uzyskiwany jest całkowity obraz potrzeb w rozbiciu na najmniejsze elementy (jest to funkcjonalność typowa dla metody MRP I).

Navision XAL umożliwia kilka klasyfikacji ABC, m.in. klasyfikację towarów według udziału kosztów poszczególnych towarów w całości kosztów magazynowych, obrotów, wąskich gardeł, itp. Klasyfikacja ta może obejmować dowolny okres czasu i mieć zadaną indywidualną specyfikację procentową dla klasyfikacji ABC. Analiza ABC może być przeprowadzana w oparciu o rzeczywiste dane jak i w oparciu o kalkulację zapotrzebowania.