Systemy zarządzania, czyli rozdwojenie rzeczywistości
- Rembikowski Jacek
- Kategoria: E-gospodarka
Kiedy przyglądam się poszczególnym przypadkom omawianym często przy wymianie poglądów, zastanawia mnie przede wszystkim jedna podstawowa rzecz: po co przedsiębiorstwa wdrażają system zarządzania jakością? Pytanie to nasuwa się z jednego prostego powodu; przyglądając się wybranym przypadkom, często można spotkać się m.in. z tym, że kierownictwo w ramach systemu, wprowadza działania korygujące lub zapobiegawcze, bo "tak chce auditor".
Jest jednak jeszcze jeden powód. Otóż, okazuje się, że całkiem nie odosobnionym jest przypadek funkcjonowania w przedsiębiorstwie kilku form zarządzania, a ich wprowadzanie w życie nie do końca ma coś wspólnego z systemem zarządzania jakością. Przypomina raczej dopasowywanie rzeczywistości "isowskiej" do zaistniałej sytuacji. Oczywiście najbardziej spektakularnymi przypadkami są te przedsiębiorstwa, dla których sprzedaż, jakość oferowanych produktów oraz potwierdzony certyfikatem system zarządzania jakością, to oderwane od siebie zagadnienia, funkcjonujące w odrębnych płaszczyznach tej samej rzeczywistości.
Płaszczyzny te, w najprostszy sposób można podzielić na działania obejmujące:
- działania mające na celu utrzymanie wizerunku poprawnie funkcjonującego Systemu Zapewnienia Jakości (SZJ)
- działania mające na celu rozwój technologiczny organizacji, poprzez wdrażanie systemów informatycznych
- działania z zakresu zarządzania, związane z wdrażaniem innych modeli i metodologii postępowania, niezależnie od bieżącego stanu rzeczy.
Co to daje w efekcie? Otóż podczas auditów, lub na krótko przed nimi, rozpoczynają się poszukiwania dowodów na funkcjonowanie SZJ, co przypomina trochę udowadnianie na siłę, że nie jesteśmy winni. To wywołuje jedynie stres u pracowników i kierownictwa. W żadnej natomiast organizacji, która w oparciu o wdrożony system zarządzania oraz o zdrowy rozsądek wprowadza modyfikacje do istniejącego modelu zarządzania, nie przeżywa się tego typu stresu, gdyż wszystko wiadomo -
skąd, dokąd, dlaczego i po co, a jeżeli nawet auditor stwierdzi jakieś usterki, to z pewnością nie będą to niezgodności, a ich wyłapanie doprowadzi jedynie do udoskonalenia systemu zarządzania.
Przyjrzyjmy się, chyba najbardziej namacalnemu przykładowi, jakim jest wdrożenie systemu informatycznego, przy okazji wdrożenia SZJ. Rzadko kiedy mamy do czynienia z układem, w którym kolejność działań obejmuje:
- wdrożenie SZJ,
- analizę struktur funkcjonowania,
- decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego,
- wybór systemu.
Rzadko też ma miejsce sytuacja odwrotna:
- wybór systemu informatycznego,
- wdrożenie,
- analiza stanu,
- opracowanie SZJ,
- wprowadzenie poprawek do systemu informatycznego, mających na celu spełnienie wymagań normy.
Co więcej, często ma miejsce brak odwołania się na etapie projektowania systemu informatycznego do funkcjonującego w organizacji SZJ. Prowadzi to do sytuacji, w której oba systemy żyją swoim życiem, a spotykają się jedynie na okoliczność auditu. Niestety często bez wniosków na przyszłość. Oba systemy, zarówno zarządzania jakością, jak i system informatyczny, to elementy, które nie tylko wymagają zaprojektowania, lecz w brew pozorom posiadają bardzo wiele cech wspólnych. Jednak, żeby móc w pełni zdać sobie sprawę z tego faktu, należy przede wszystkim uporządkować definicje, którymi bardzo chętnie posługujemy się na co dzień, lecz nie koniecznie we właściwy sposób lub w niewłaściwym zakresie.
Ogólne pojęcie -
system informatyczny -
rozumiane jest często jako samograj, który niemalże umie wszystko. Niestety nie umie. Często trzeba go najpierw
systemy i aplikacje narzędziowe oraz systemy przepływu dokumentów i systemy zarządzające.
Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka", nr 1/2006.
Zaloguj się by skomentować