VMI - optymalizuje funkcjonowanie łańcucha dostaw

Niektórym, a szczególnie producentom, może wydać się dziwne, że to dostawca decyduje o tym, kiedy, do kogo i w jakiej ilości ma trafić dany produkt. Jednak w sytuacji, kiedy nie posiadamy rewelacyjnie skonstruowanej sieci dystrybucji i kontroli sprzedaży, to VMI (Vendor Managed Inventory - zwane inaczej Supplier Managed Inventory), czyli zarządzanie zapasami przez dostawcę staje się najlepszym wyjściem z sytuacji, kiedy dużo sprzedajemy, na czas i do konkretnych odbiorców.

VMI oznacza optymalizację funkcjonowania łańcucha dostaw, w wyniku zarządzania zapasami producenta (lub np. dystrybutora) przez dostawcę, który decyduje o czasie i zawartości zaopatrzenia, gwarantującym pełną dostępność produktów. Jest więc VMI procesem, w którym to dostawca generuje zamówienia na rzecz klienta i zgodnie z jego potrzebami, a czyni to na podstawie informacji o popycie przekazywanych przez klienta. Ten typ zarządzania można potraktować jako narzędzie usprawniające procesy zaopatrzeniowe.

Jak działa VMI?
VMI to system mający usprawnić dystrybucję produktów poprzez zwiększenie obowiązków dostawców. Obecnie na rynku stosuje się rozwiązanie, w którym dystrybutor lub producent utrzymują we własnym zakresie zapasy, składają zamówienia w wybranym momencie i ilości, w oparciu o tworzone przez siebie plany zapasów.

Przy zarządzaniu zapasami przez dostawcę, stosuje się kontakt elektroniczny poprzez Internet lub w systemie EDI. Dostawca otrzymuje w ten sposób dane o sprzedaży, produkcji i poziomach zapasów. Umożliwia mu to podjęcie się zarządzania zapasami i tworzenia planów dostaw, które byłyby dogodne dla obu stron. Liczba i rodzaj zamawianych produktów nie są generowane przez producenta lub dystrybutora, ale tworzone w oparciu o ich potrzeby przez dostawcę.

Niestety, ale wprowadzenie VMI wiąże się ze wzrostem kosztów u dostawców, co niekorzystnie odbija się na ich rentowności. Wysokie koszty powodują często wzrost jednostkowej ceny za dostarczane materiały, składniki, półprodukty czy produkty. Ponadto duże koszty są przyczyną utrudnień związanych z zarządzaniem logistyką, czyli szeroko pojmowanym transportem oraz stanami zapasów. Dlatego VMI szczególnie warto wprowadzać w relacjach z małymi klientami o mało wyrafinowanych potrzebach (np. dostawa cotygodniowa jednego typu produktu) lub przy obsłudze bardzo dużych klientów.

Wprowadzenie w życie modelu VMI, nie oznacza zmiany co do momentu przechodzenia praw własności. Znaczy to, że zapasy dostarczane przez dostawców stanowią własność producenta i płaci on za nie przy dostawie. Nie zawsze jest to korzystne, bowiem może się zdarzyć zdecydowana nadwyżka produkcji i zastój ze sprzedażą, a dostarczone produkty mogą zostać w ogóle nie wykorzystane i stracić na swej wartości. Dlatego bardziej korzystnym, pod tym względem rozwiązaniem jest podpisanie umowy o tzw. consignment stock. Oznacza to, że w momencie dostarczenia dostawy do producenta, dostawca zachowuje prawa własności do zapasów, a płatność następuje dopiero w momencie wykorzystania danego materiału czy komponentu.

Założenie jakie niesie ze sobą consignment stock wyraźnie różni się od tradycyjnego postępowania, w którym płatność następuje po ustalonym czasie (np. 30 dniach) od otrzymania dostawy lub faktury. W systemie consignment nie ma większej różnicy pomiędzy sytuacją w której produkt znajduje się w magazynie klienta 2 dni a przypadkiem, w którym składowany jest 2 lata. Oznacza to, że dostawca nie otrzymuje płatności przed ich wykorzystaniem. Niestety, ale nie jest to zbyt korzystny układ dla dostawcy. Może on bowiem powodować, że dostawca zacznie borykać się z trudnościami finansowymi, związanymi z płynnością finansową. Nie mając bieżących przychodów, trudno mu będzie wyłożyć pieniądze na bieżącą produkcję. Dlatego wydaje się, że prostszym rozwiązaniem, jest utrzymywanie buforowego zapasu, zarezerwowanego dla danego odbiorcy u dostawcy.

Kiedy stosować VMI, a kiedy nie?
Z doświadczeń na rynku wynika, że produktami najbardziej odpowiednimi do stosowania VMI są produkty, których wykorzystanie jest łatwe w planowaniu; produkty, których czynnikiem determinującym koszty są koszty procesów zaopatrzeniowych, a nie cena i takie, dla których pożądana jest przez producenta długoterminowa umowa z dostawcą.

Dla każdego rodzaju produktów można jednak dokonać analizy, czy może on być stosowany z systemem VMI czy też nie. Przy kontrolowanym i regularnym zużyciu danego produktu, którego specyfikacja produktowa jest zdefiniowana, częstotliwość zakupu również kontrolowana i regularna, a cena i dostawca stali, można w pełni korzystać z VMI. Ten bowiem produkt jest zdecydowanie zgodny z wymogami, jakie niesie ze sobą stosowanie VMI. W przypadku zdefiniowanej specyfikacji produktu, przy jego nieregularnym, choć zestandaryzowanym zużyciu, również istnieje zgodność z wymogami VMI. Dodatkowymi warunkami jest wysoka częstotliwość zakupu, stały dostawca oraz stała cena. Po spełnieniu tychże warunków można wdrożyć zasady VMI dla analizowanego produktu.

Mimo przewidywalnego aczkolwiek rzadkiego zużycia danego produktu nie ma zgodności z wymogami VMI. Przyczyny takiego stanu rzeczy leżą również w niezdefiniowanej specyfikacji produktowej, spowodowanej ciągłymi modyfikacjami. Nawet jeżeli dość często kupuje się dany produkt, ma się stałego dostawcę, to łącznie z unikalną ceną i wspomnianymi wcześniej warunkami nie powinno się stosować VMI w tym przypadku.

W pozostałych przypadkach zużycia, nawet jeżeli bardzo rzadko dokonujemy zakupu danego produktu, to i tak może on spełniać wymogi stosowne co do VMI. Wprowadzenie zarządzanie zapasami przez dostawcę w tym przypadku wymaga jednak największej większej standaryzacji.

Jak wdrażać VMI
Jak już wcześniej wspomniano, w przypadku nie każdego produktu zalecane jest wdrożenie VMI, dlatego po analizie produktowej należy dodatkowo ustalić, czy istniejące motywy działania VMI są ważne i mają na celu przyniesienie zysków, a osiągnięte przy pomocy nowej strategii efekty będą takie, jakich się spodziewamy oraz czy znaleziono tak zwany złoty środek pomiędzy oszczędnościami, a uzależnieniem biznesu dostawcy od polityki zakupowej producenta. Kiedy powyższe warunki zostaną pozytywnie rozpatrzone, to można rozpocząć wdrażanie rozwiązania dostawy przez VMI, które - dla lepszej organizacji - powinno przebiegać według ramowo zakreślonego planu realizacji przedsięwzięcia.

Wdrożenie VMI można podzielić na kilka najważniejszych etapów:

1. Popularyzacja koncepcji VMI poprzez interdyscyplinarne spotkania z grupami pracowników, których projekt dotyczy.
2. Zmiana biznesowego paradygmatu - powoduje konieczność zaangażowania się kierownictwa (top management) w procesie wdrażania i dopasowywania nowego procesu. Podstawowe znaczenie ma wyznaczenie zasobów niezbędnych do realizacji programu (min. ludzie, oprogramowanie) oraz oszacowanie kosztów i efektów.
3. Uzyskanie akceptacji pracowników szczególnie odpowiedzialnych aktualnie za stany zapasów i przekonanie ich, że program nie pozbawi ich pracy, lecz uwolni część ich czasu i pozwoli na produktywną pracę w innych obszarach.
4. Stworzenie strategii.
5. Zdefiniowanie zmian w zakresie zadań i odpowiedzialności pracowników oraz ich wprowadzenie.
6. Ocena bazy produktowej (lista produktów, których zakupy mogłyby się odbywać w ramach VMI).
7. Analiza koszty-efekty dla poszczególnych dostawców.
8. Oszacowanie parametrów logistycznych.
9. Wstępne negocjacje z dostawcami.
10. Ustalenie zasad ubezpieczania, płatności i transmisji faktur.
11. Przekształcenie kultur organizacyjnych - w obu przedsiębiorstwach rozwiązanie powinno być potraktowane jako bardzo ważne.
12. Implementacja narzędzi umożliwiających funkcjonowanie VMI (fax, e-mail, pełna integracja ERP).
13. Synchronizacja danych i standaryzacja informacji.
14. Ocena rzeczywistych kosztów inwestycji oraz korzyści. Zgodnie z oceną całego programu VMI, jego funkcjonowanie wpłynie zarówno na sprzedaż produktów (podwyższy ją) oraz koszty logistyczne (które powinny zostać zredukowane).

Efekty jakie może przynieść wdrożenie VMI
Efekty, jakie niesie ze sobą VMI obejmują obie strony porozumienia. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy mówić o redukcji błędów w danych i wykonywanych operacjach, poprawie szybkości procesu, zaangażowaniu w podwyższenie standardów obsługi finalnego klienta, zacieśnieniu współpracy, zmniejszeniu wymaganego kapitału pracującego oraz skróceniu czasu. Ponadto można stwierdzić ograniczenie liczby zwrotów oraz pilnych dostaw.

Najistotniejsze korzyści z wdrożenia modelu VMI dla producenta lub dystrybutora mogą być następujące: redukcja braków w zapasach, spadek kosztów planowania i składania zamówień, poprawa poziomu obsługi klienta, przeniesienie odpowiedzialności za utrzymywanie zapasów na dostawcę, uproszczenie procedur administracyjnych oraz zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed negatywną sytuacja na rynkach dostarczanych materiałów i komponentów.

Dostawca natomiast powinien uzyskać korzyści w postaci minimalizacji błędów w prognozowaniu, redukcji błędów w zamówieniach, bieżącej znajomości stanów zapasów, co pozwoli mu na stosowanie priorytetów w realizacji dostaw, będzie w stanie przewidzieć potrzeby dystrybutora przed ich faktycznym wystąpieniem oraz da mu przesłanki do jeszcze większej optymalizacji produkcji i wprowadzi stabilność relacji z klientami.

Wady wynikające z wdrożenia VMI
Niewątpliwie, jak każdy system i VMI nie jest system bez wad. Należy więc zwrócić uwagę na kilka z nich. Najpoważniejszym zdaje się być element trudności we wdrażaniu i wysokie koszty jakie pociąga za sobą wprowadzenie EDI, mogą pojawiać się, szczególnie na początku wdrożenia, trudności związane z akceptacją dla nowego sposobu pracy. Ze względu na swój charakter, rozwiązanie VMI jest obarczone sporym ryzykiem - możliwe są straty, zerwanie umowy oraz zamiana współpracy w konflikt, nie zawsze da się prawidłowo oszacować koszty ponoszone przez dostawcę, nieodzowne jest precyzyjne ustalenie materiałów, komponentów o krytycznym znaczeniu, których brak zatrzyma produkcję.

Dlaczego warto wdrażać VMI?
Za wdrożeniem modelu VMI przemawiają m.in. następujące argumenty: wzmocnienie kooperacji poprzez kształtowanie partnerstwa, dość szybkie osiąganie dużych efektów, podwyższenie poziomu obsługi klientów, redukcja braków zapasów poprzez stosowanie bardziej wyrafinowanych technik zarządzania zapasami, redukcja globalnych kosztów logistycznych, poprawa przepływu informacji i wolumenu sprzedaży - u dostawcy jak i producenta (lub dystrybutora).

Argumenty przeciw wdrożeniu VMI
Jak każdy medal, tak i system VMI ma dwie strony. Oprócz wcześniej wspomnianych korzyści są i wady, które za sobą niesie. Na pewno jedną z większych jego wad jest wzrost kosztów administracyjnych dostawcy - w wyniku wzrostu odpowiedzialności i pracochłonności, wszelkie zmiany w strategiach cenowych muszą być negocjowane z partnerem, istnieje zagrożenie utratą kontroli i elastyczności, a minimalne znaczenie efektów przy niskim wolumenie dostaw implikuje konieczność osiągnięcia masy krytycznej, przy której zalety rozwiązania są istotnie większe od wad i kosztów.