DPD Polska wciąż poszukuje nowych rozwiązań w branży kurierskiej, które pozwalają usprawnić obsługę klienta, optymalizują jego procesy operacyjne i przyczyniają się do ograniczenia kosztów wewnętrznych.
Z prowadzonej przez DPD analizy potrzeb rynku wynikało, że obszarem, który mógłby funkcjonować jeszcze wydajniej, było rozbudowanie istniejących już w pakiecie DPD usług obiegu dokumentów zwrotnych (ROD – return of documents) oraz przesyłek dokumentowych. Dlatego w celu podniesienia konkurencyjności oferty DPD stworzono projekt ARCHEO.
Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na wymagania i oczekiwania klientów, w poszukiwaniu ekonomicznego, wygodnego i bezpiecznego rozwiązania w zakresie uzyskania realnych oszczędności kosztów w obszarze zarządzania przesyłkami zwrotnymi, przy zachowaniu ścisłej poufności dokumentów. Zachowanie pełnej poufności danych ma ogromne znaczenie w przypadku obsługi firm z sektora telekomunikacyjnego i bankowego.
Projekt początkowo był realizowany na potrzeby jednego z kluczowych klientów spółki, który postawił bardzo wysokie i restrykcyjne wymagania w obszarze bezpieczeństwa i systemowego zarządzania procesem. Dlatego aby nowa usługa mogła być zautomatyzowana i mieć pełne wsparcie systemowe, ARCHEO zostało połączone z innym dużym projektem – „Przekierowania i Zwroty”. W efekcie końcowym pozwoliło to na zbudowanie kompleksowego rozwiązania, które zostało wdrożone we wszystkich oddziałach DPD Polska.
Podniesienie efektywności procesów
– Zanim wdrożono projekt ARCHEO, niedoręczone przesyłki dokumentowe były zwracane do nadawcy. Skróciliśmy ten proces. Polega on obecnie na tym, że rozliczamy się z przesyłek doręczonych oraz z tych, które nie dotarły do adresata lub nie zostały przez niego przyjęte i są automatycznie przekazane do procesu niszczenia. Dzięki temu oszczędzamy na kosztach transportu oraz zdejmujemy z klienta obowiązek przyjmowania dokumentacji, która i tak finalnie jest utylizowana – mówi Łukasz Zembowicz, dyrektor ds. marketingu i sprzedaży DPD Polska.
Nowy proces wygląda następująco:
1. Niedoręczona przesyłka zawierająca tylko dokumenty, wraca do oddziału doręczającego.
2. Dla dedykowanych procesów dystrybucyjnych – pracownik DPD systemowo, przy wsparciu Aplikacji Przekierowania i Zwroty (której wdrożenie było częścią projektu ARCHEO) zamiast nadać status zwrot do nadawcy, nadaje nowy status – utylizacja.
3. Taka przesyłka jest umieszczana w specjalnym pojemniku, który cyklicznie przekazywany jest do wyspecjalizowanej firmy, zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Takie rozwiązanie zapewnia maksimum bezpieczeństwa i pewność, że wrażliwe informacje nie trafią w niepowołane ręce.
4. Raport przesyłek, które otrzymały status „utylizacja”, na bieżąco przesyłany jest do nadawcy przesyłek.
Sukces dzięki słuchaniu klientów
– Projekt jest o tyle wyjątkowy, że nikt wcześniej nie oferował takiego rozwiązania na rynku i DPD jest w tym obszarze pionierem. Sam pomysł wdrożenia projektu wyszedł od klientów, którzy zaczęli zgłaszać potrzebę skrócenia procesu obiegu dokumentów zwrotnych oraz przesyłek dokumentowych, które nie zostały przyjęte przez odbiorców – dodaje Łukasz Zembowicz.
Projekt ARCHEO zdobył nie tylko uznanie klientów ale także został doceniony wewnątrz międzynarodowej grupy DPD otrzymując nagrody: GeoPost Quality & Management Awards 2015 i La Poste „Qualiades” Trophies 2015.