TSL z najdłuższymi terminami płatności w gospodarce

Mimo dobrej koniunktury gospodarczej i rosnącego PKB średnie terminy płatności w kluczowych segmentach rynku TSL nie tylko nie skróciły się, ale w części z nich jeszcze się wydłużyły. Branża nie wykorzystuje więc korzystnej sytuacji w gospodarce do poprawy warunków płatności. Trudna sytuacja widoczna jest także w segmentach okołologistycznych. Najdłużej czeka się w przypadku kategorii przeładunek towarów w pozostałych punktach przeładunkowych. Średni termin płatności wzrósł w 2025 roku do ponad 42,4 dni, co oznacza wydłużenie o ponad 5 dni rok do roku.

W bardzo dużej pod względem liczby podmiotów podgrupie, czyli transporcie drogowym towarów, trzonie rynku TSL, średni czas oczekiwania na przelew utrzymał się na bardzo wysokim poziomie – 23,8 dnia. Nie ma poprawy względem 2024 roku. Oznacza to, że firmy przewozowe nadal przez ponad trzy tygodnie kredytują swoich kontrahentów. Mimo stabilniejszej sytuacji makroekonomicznej to właśnie podmioty transportowe i logistyczne wciąż w dużym stopniu finansują działalność swoich kontrahentów, ponosząc ciężar wydłużonych terminów płatności. Z takimi obciążeniami w relacjach płatniczych branża wchodzi w kolejny etap cyfryzacji rozliczeń.
– obowiązkowy Krajowy System e-Faktur – wskazuje Kamil Fac, Wiceprezes Faktura.pl.

KSeF w branży TSL: gdy e-faktura wjeżdża na międzynarodową trasę

W branży TSL największym problemem nie jest sama e-faktura, tylko zderzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z realiami międzynarodowych zleceń i mieszanych rozliczeń. To oznacza konieczność równoległego funkcjonowania kilku porządków fakturowania.

W przypadku firm z grupy TSL KSeF nie jest wyłącznie zmianą po stronie księgowości. To ingerencja w codzienną pracę operacyjną – w sposób planowania zleceń, ich rozliczania i zamykania. Transport do wielu krajów, presja czasu i wieloetapowe rozliczenia sprawiają, że wdrożenie scentralizowanego systemu fakturowania rodzi szereg specyficznych wyzwań.

Jednym z kluczowych wyzwań jest prawidłowe rozróżnianie, które dokumenty powinny trafić do KSeF, a które nie. W praktyce dotyczy to m.in. usług transportowych świadczonych na rzecz zagranicznych podmiotów, refakturowania kosztów, usług spedycyjnych realizowanych w łańcuchach międzynarodowych czy rozliczeń z podwykonawcami spoza Polski. Błąd w kwalifikacji faktury może skutkować nie tylko problemami formalnymi, ale również opóźnieniami w płatnościach i sporami z kontrahentami. Dostajemy od przewoźników o to wiele pytań. Faktura.pl jest zintegrowana z systemem finansowym, automatyzuje wystawianie dokumentów w KSeF, a jednocześnie pozwala obsługiwać faktury zagraniczne i różne waluty poza systemem.
– mówi Kamil Fac.

W praktyce jedno zlecenie transportowe bardzo często obejmuje kilka podmiotów: spedytora, przewoźnika, podwykonawcę, a nierzadko także kontrahenta zagranicznego. Każdy z tych etapów generuje dokumenty – część z nich podlega polskim przepisom VAT i KSeF, a część funkcjonuje poza systemem, jako faktury zagraniczne.

Problemy może powodować niska jakość danych - „uzupełnimy później” już nie pomoże

Dla firm TSL faktura jest przy tym czymś znacznie więcej niż dokumentem księgowym. To warunek rozliczenia zlecenia, uruchomienia płatności i zamknięcia transportu w systemie. Jeśli faktura zostanie zatrzymana w KSeF z powodu błędu formalnego, braków danych lub nieprawidłowej kwalifikacji, opóźnia się nie tylko księgowanie, ale cały proces finansowy. W realiach transportu międzynarodowego oznacza to ryzyko opóźnień w płatnościach, zatorów płatniczych i napięć w relacjach z partnerami.

Dodatkowym wyzwaniem jest jakość danych trafiających na fakturę. Informacje wprowadzane przez spedytorów – dotyczące trasy, miejsca świadczenia usługi, kontrahenta czy waluty – muszą być kompletne i zgodne ze strukturą e-faktury. KSeF nie toleruje „uzupełnimy później”, które przez lata funkcjonowało w wielu firmach transportowych. Wymusza to ścisłą współpracę operacji, finansów i IT.

Wyzwanie stanowi również integracja KSeF z systemami TMS i ERP, które w branży transportowej są projektowane głównie pod zarządzanie zleceniami, flotą i trasami. Brak integracji oznacza ręczne przenoszenie danych między systemami – a to w warunkach dużej skali operacji zwiększa ryzyko błędów i spowalnia obieg dokumentów – ocenia Wojciech Miklaszewski z Finea, która się specjalizuje w finansowaniu TSL. - Wielu przewoźników pyta też jak w realiach KSeF będzie liczony termin płatności za fakturę? Do tej pory wielu spedytorów jako faktyczny termin płatności uznawało nie ten zapisany na fakturze, a ten, kiedy faktura spłynęła fizycznie do spedytora wraz z kompletem dokumentów okołosprzedażowych. Teraz faktura już w chwili wystawienia będzie widoczna bezpośrednio w KSeF. W tym samym momencie stanie się też dostępna dla odbiorcy. Zobaczymy, jak to wpłynie na faktyczne terminy płatności. Czy spedytorzy będą płacić wcześniej, czy znajdą rozwiązanie, które pozwoli im płacić później. Pytań i wątpliwości związanych z KSeF w branży TSL cały czas pojawia się sporo. Staramy się na bieżąco je wyjaśniać i wspierać przewoźników w dostosowaniu się do nowych obowiązków i w optymalnych rozliczeniach z punktu widzenia szybkiego przepływu środków.
– dodaje ekspert Finea.

Sprawniejsze przejście na KSeF pozwoli uniknąć dodatkowego oczekiwania na przelew

Im dłużej transport czeka na przelew, tym większe znaczenie ma sprawny, bezbłędny obieg faktur. Krajowy System e-Faktur w przedsiębiorstwach sektora transportu, spedycji i logistyki nie jest oderwany od realiów płatniczych, lecz bezpośrednio z nimi powiązany.

Dla firm, które i tak czekają na pieniądze ponad trzy tygodnie, każdy błąd w fakturze oznacza realne ryzyko dalszego zamrożenia środków. To dlatego temat KSeF w transporcie nie jest dziś teoretyczny, lecz ściśle powiązany z płynnością finansową. Branża transportowa stoi przed wieloma wyzwaniami jak brak ludzi do pracy, niepewność co do kosztów paliwa, presja na elektryfikację flot czy pogarszające konkurencyjność polskich firm przepisy unijne. W tej sytuacji trzeba wykorzystać każdą możliwość przyspieszania obiegu pieniądza co pozwoli być bardziej konkurencyjnym lub po prostu przetrwać.
– komentuje Wojciech Miklaszewski.

KSeF wymusza większą dyscyplinę danych, standaryzację informacji i ścisłą współpracę pomiędzy działami, co dla wielu podmiotów TSL oznacza zmianę utrwalonych praktyk biznesowych. W efekcie KSeF staje się dla firm TSL nie tyle projektem podatkowym, co elementem wpływającym bezpośrednio na płynność finansową i sprawność realizacji zleceń transportowych. To wyzwanie organizacyjne, wymagające świadomego przygotowania – szczególnie w kontekście międzynarodowego charakteru działalności i złożonych modeli rozliczeń.

Źródło: Brandscope

Czytaj także:
- Koszty przewozów a ceny paliw w 2026 roku
- Największe obawy branży transportu i logistyki
- Windykacja a branża TSL