Zanim złożysz wniosek o AEO, zrób audyt zewnętrzny

Dr Izabella Tymińska, ekspert celny: Odpowiedź jest bardzo prosta: coraz więcej firm decyduje się na współpracę tylko z przedsiębiorstwami, które posiadają AEO. Dla wielu przedsiębiorców zatrudnienie agencji celnej jest najprostszym rozwiązaniem, mogą oni bowiem korzystać z uproszczeń, jakie mają agencje, które - aby wykonywać swoją pracę - mają status upoważnionego odbiorcy. Warto jednak rozważyć zdobycie samemu statusu AEO.

AEO to wymagania ale i duże przywileje
Aby uzyskać status AEO, przedsiębiorca musi spełnić określone wymagania zawarte w przepisach unijnego prawa celnego. Uzyskany status jest honorowany przez organy celne we wszystkich państwach członkowskich. Natomiast status bezpieczeństwo i ochrona na prawach wzajemnych wychodzi poza UE i jest uznawany przez inne kraje na świecie. Przedsiębiorca ze statusem AEO jest traktowany przez organy celne jako przedsiębiorca wiarygodny. Oznacza to także przyznanie mu wielu przywilejów, które dają przewagę nie tylko w relacji przedsiębiorca-urząd, ale i przedsiębiorca-przedsiębiorca.
Spełnienie wymagań, które są jednakowe w każdym kraju UE, powoduje uwiarygodnienie przedsiębiorcy w oczach innych przedsiębiorców. Dla kontrahentów taki partner jest bezpieczniejszy. Status AEO oznacza, że firma jest zarządzana na wysokim poziomie i wszelkie przeprowadzane w niej procesy spełniają wymogi przepisów prawa. Status AEO zapewnia także, że przedsiębiorstwo jest stabilne finansowo i spełnia kryteria bezpieczeństwa i ochrony m.in. z zakresów logistycznych czy informatycznych, a pracownicy posiadają wysokie kompetencje oraz kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania swoich czynności.
Posiadanie statusu AEO uprawnia również firmę do przywilejów takich jak: zmniejszenie kontroli dokumentów i kontroli fizycznych, priorytetowe traktowanie w przypadku kontroli czy wybór jej miejsca, uprzednie powiadomienie o wybraniu przesyłki do kontroli, szybszy i łatwiejszy dostęp do uproszczeń celnych. Takie uprawnienia firma może uzyskać, dlatego że wykazała przed organem swój wysoki poziom prowadzenia przedsiębiorstwa, zgodnie z przepisami prawa. Pozwala to na uznanie kontrahenta jako sprawdzonego i bezpiecznego oraz działającego zgodnie z przepisami prawa.

Status AEO mogą uzyskać przedsiębiorcy zajmujący się obrotem towarowym na arenie międzynarodowej. Istnieją trzy statusy:
- upoważnionego przedsiębiorcy w zakresie uproszczeń celnych (AEOC);
- upoważnionego przedsiębiorcy w zakresie bezpieczeństwa i ochrony (AEOS);
- upoważnionego przedsiębiorcy w zakresie uproszczeń oraz bezpieczeństwa i ochrony (AEOF).

Audyt zewnętrzny sprawdzi poprawność stosowanych procedur
Do uzyskania statusu AEO firma przygotowuje się dość długo, ponieważ wymaga to spisania wszystkich procedur postępowania określonych przez prawo. Stosowanie tych procedur w codziennej pracy ma zagwarantować minimalizację ryzyka występowania nieprawidłowych zachowań celno-podatkowych.
Pozwolenie AEO uzyskuje się od organów skarbowo-celnych, po przeprowadzonym przez nich postępowaniu audytowym (audycie celnym). Do jego uzyskania trzeba wypełnić kwestionariusz samooceny wraz z załącznikami, którymi są spisane procedury postępowania w firmie. Proces jest żmudny i pracochłonny, ponieważ wymaga weryfikacji przyjętych nawyków postępowania z aktualnie funkcjonującymi przepisami prawa. Warto więc przy staraniu się o status AEO skorzystać z audytora zewnętrznego (firmy doradczej w sprawach celnych), ponieważ jego wiedza praktyczna oraz doświadczenie w podejściu do spełnienia kryteriów uzyskania pozwolenia jest nieoceniona. Proszę pamiętać, że jeżeli firma nie przygotuje się zgodnie z wymogami, to wówczas negatywna kontrola organów celno-podatkowych prowadzi do niemożności ubiegania się o status AEO przez najbliższe 3 lata!

W swojej karierze zawodowej przeprowadziliśmy już ponad 300 audytów i nasze doświadczenie pokazuje, że warto poświęcić czas i energię na przeprowadzenie audytu zewnętrznego, aby bezstresowo przejść kontrolę organów celno-podatkowych. Zwykle, przeprowadzając audyt zewnętrzny, wypracowujemy z firmami kompromisowe ustalenia dotyczące zastosowania procedur. Najtrudniejsza w tych pracach jest zmiana nawyków dotychczasowych działań na elastyczne podejście do zmian w prawie, a przedsiębiorca z AEO musi być elastyczny do zmieniających się przepisów, ponieważ na bieżąco jest monitorowany w postępowaniu przez organy celno-skarbowe. Do jego podstawowych zadań należy minimalizowanie różnych rodzajów ryzyka, występujących nieprawidłowości oraz przestrzeganie aktualnych przepisów prawa celnego i podatkowego. Z mojego doświadczenia wynika, że firmy mają jeszcze jedną bardzo ważną korzyść z AEO. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie wspomnianych procedur przyczynia się nie tylko do otrzymania statusu AEO, ale także zwiększa skuteczność prawidłowego działania firm.