Jak usprawnić audyt wewnętrzny w myśl Lean Management?

Mariusz Adamus, Etisoft Smart Solutions:

Jak wiadomo, głównym celem audytu wewnętrznego jest ustanowienie i utrzymanie bezpieczeństwa i wysokiej jakości pracy. Audyt wewnętrzny, połączony z weryfikacją zgodności ze stosowanymi standardami operacyjnymi, kompetencją operatorów i właściwym działaniem urządzeń, zapewnia optymalną organizację środowiska pracy, wpływa na doskonalenie kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Z kolei głównym celem Lean Management jest racjonalna, a jednocześnie prosta we wdrożeniu poprawa działania organizacji, oparta na wyszczuplaniu przepływu materiału i informacji. Aby połączyć oba te cele, niezbędna staje się automatyzacja procesów w ramach audytów wewnętrznych.

Skąd ta konieczność? Przede wszystkim tradycyjny audyt wymaga sporo czasu - począwszy od samej inspekcji, po mozolne uzupełnianie ocen po audycie i przygotowywanie raportów oraz statystyk. Tymczasem niezmiernie cenną dla przedsiębiorstwa wartością jest dyspozycyjność i zasoby czasowe specjalistów. To sprawia, że ich koszty działań w obszarze funkcjonowania firmy związanej z audytowaniem mogą okazać się nieuzasadnione. Jak temu zaradzić? Wdrażając nowoczesne rozwiązania zgodne z ideą Lean Management – stawiając na automatyzację całego procesu, realizując audyty i zarządzając zgromadzonymi informacjami za pomocą dedykowanego oprogramowania.

Automatyzacja procesu audytu i zarządzania pozyskanymi danymi niesie szereg korzyści. Opracowane przez nas rozwiązanie - System APS (Audit Process Support) - po pierwsze umożliwia tworzenie i zarządzanie kontami użytkowników (wraz z kontrolą dostępów) oraz zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (Wydziały, Działy, Obszary). Pozwala zarówno na tworzenie prostych audytów w formie check-listy, jak i dużo bardziej złożonych, takich jak grupy pytań, elastyczne formy odpowiedzi, skala punktowa - przypisanie punktów (wag) do odpowiedzi. Ponadto w narzędziu można skonfigurować różne typy audytów, takie jak: audyt 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management (Zarządzanie infrastrukturą), BHP czy audyty behawioralne. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek niezgodności, m.in. sytuacji potencjalnie wypadkowych czy awarii, szybko je zgłasza.

Wdrożenie odpowiednich narzędzi oznacza automatyzację, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania. To także szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardów i procedur (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach czy wydziałach oraz obserwację trendów. Automatyzacja audytu przyczynia się również do podniesienia efektywności utrzymywania standardów i procedur. Pozwala na stałe ulepszanie stanowisk pracy i podejmowanych działań, kontrolę poprawności procesów oraz utworzenie standardów i dziennych rutyn. Systemy posiadające zaawansowany rejestr niezgodności z rozbudowanym action plan'em i zaawansowany moduł harmonogramowania, umożliwiają koordynowanie działań korygujących. Potrafią przeprowadzać analizę Pareto niezgodności oraz wyznaczać dysfunkcje krytyczne i akceptowalne, pozwalając na ciągłą edukację audytorów i stanowiąc przy tym dodatkową motywację dla pracowników do tego, aby przestrzegać standardów i procedur, a tym samym dbać o najwyższą jakość działań w wielu sferach funkcjonowania przedsiębiorstwa.