TMS - podstawowe narzędzie pracy spedytora

Marta Waldmann, ekspert z Centrum Wiedzy Logistycznej Instytutu Logistyki i Magazynowania: Funkcjonowanie spedycji bez pomocy systemu wspomagającego zarządzanie procesem jest czasochłonne, wymaga wzmożonych nakładów kadrowych, a co za tym idzie także i finansowych. Dlatego w obecnych czasach trudno wyobrazić sobie zarządzanie procesem transportowym z punktu widzenia spedytora bez wykorzystania narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie. Kończą się już czasy, kiedy sprawnie działający spedytor jest w stanie zapanować nad swoimi ładunkami, układając przewozy przy pomocy arkusza Excel. Profesjonalne planowanie transportu oraz jego bieżąca organizacja wymagają od spedytora, aby operował na złożonych systemach, choćby w najprostszej formie. Systemy te - przystępne i intuicyjne - pozwalają obsługującemu w jak najkrótszym czasie odpowiedzieć na wynikające na bieżąco zmiany sytuacji. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań TMS, oferujących spedytorom rozwiązania zapewniające stałe wsparcie w planowaniu i organizacji procesu.

   Począwszy od inicjacji procesu, aż po finalne rozliczenie transakcji, dostawcy usług TMS oferują spedytorom takie funkcjonalności systemów jak:
•    Zarządzanie zleceniami spedycyjnymi
- Baza zleceń spedycyjnych i transportowych
- Integracja z giełdami transportowymi
- Definiowalne wydruki dokumentów
•    Zarządzanie flotą i kierowcami
- Kartoteka pojazdów własnych i przewoźników
- Monitorowanie pojazdów - lokalizacja GPS
- Komunikator SMS
- Automatyzacja nadzoru i statusowania stanu realizacji zlecenia
- Urządzenia mobilne - telematyka
•    Planowanie tras przewozów i ich optymalizacja
- Weryfikacja trasy i analiza wykonalności zlecenia
- Graficzny, intuicyjny moduł planowania
•    Fakturowanie i płatności
- Definiowalne sposoby rozliczania z kontrahentami
- Automatyczne generowanie faktur VAT
- Rozliczenie obrotu opakowań zwrotnych
•    Analizy i raporty
- Wewnętrzny generator wielopłaszczyznowych zestawień analitycznych

   W wielu przypadkach, rozwiązania TMS dla firm spedycyjnych są rozwiązaniami dedykowanymi, opartymi na rozwiązaniach informatycznych funkcjonujących już w przedsiębiorstwach, dostosowanymi bardzo indywidualnie do potrzeb konkretnego użytkownika. Co ciekawe, w ciągu ostatnich lat, rozwiązania TMS, uważane dotychczas za ekskluzywne rozwiązania dla dużych operatorów, dostępne są również jako moduły użytkowane w zależności od określonych przez użytkownika potrzeb.
   Rozwiązania TMS, udostępniając mnogość rozwiązań w zakresie wspomnianych obszarów, oferują coraz bardziej zaawansowane rozwiązania, odpowiadając na potrzeby i sugestie użytkowników. Wielu użytkownikom nie wystarczy już sama możliwość wprowadzania zleceń do systemu i operowania na wprowadzonych zleceniach. Wiele systemów TMS oferuje rozwiązania zintegrowane z popularnymi giełdami transportowymi, takimi jak: Trans, TimoCom, Transporeon. Rozwiązania takie są dobrze postrzegane przez użytkowników, tym bardziej, że zintegrowanie popularnych giełd transportowych z systemem spedytora pozwala zarówno na rezerwacje i pobieranie zleceń zewnętrznych do bazy zleceń wewnętrznych firmy, jak i delegowanie własnych zleceń na zewnętrzną giełdę.  

  Innymi funkcjonalnościami pożądanymi w systemach TMS, wprowadzonymi w ostatnich latach również przez polskich dostawców rozwiązań, jest możliwość optymalizacji tras według map zintegrowanych z systemami TMS. Dostawca rozwiązania dla spedycji musi pamiętać o nakładanych na spedytora ograniczeniach tonażowych i fizycznych tras, jak i ograniczeniach wynikających z kosztów użytkowania niektórych dróg. Bazowanie na ogólnodostępnych mapach, takich jak Google, nie zawsze jest dla spedytora wystarczające. Mimo to, wielu dostawców rozwiązań TMS odpowiada na potrzeby spedytorów, opierając swoje moduły planowania tras na profesjonalnych i dostosowanych do potrzeb danego klienta mapach, np.: eMapa czy PTV Map&Guide.
   Do tej pory niewiele było na rynku usług TMS ofert systemów zintegrowanych z telematyką, jednak coraz większe zainteresowanie takimi rozwiązaniami spowodowało, że producenci częściej oferują integrację z urządzeniami monitorującymi pojazdy. W zależności od wymagań klienta monitoringowi podlegać mogą pojazdy klienta, lub jego podwykonawców, ciągniki, lub same naczepy. Wykorzystanie takiego rozwiązania nie tylko wpływa na bieżący monitoring realizacji zlecenia, co jest bezpośrednio przekazywane do systemu TMS, ale również umożliwia intuicyjne planowanie tras w systemie w oparciu o bieżącą lokalizację pojazdu, analizę rentowności tras, a również zwiększa bezpieczeństwo samych pojazdów, jak i towarów nimi przewożonych.
   Usprawnienie procesu planowania transportu, przy wykorzystaniu wdrożenia nowoczesnych systemów do zarządzania transportem, staje się coraz bardziej popularne. Polscy dostawcy usług nie pozostają w tyle za zagraniczną konkurencją i pilnie słuchają swoich klientów, dzięki czemu oferta odpowiada bieżącym potrzebom branży spedycyjnej. Nowoczesne systemy TMS to już nie tylko moduły do zarządzania zleceniami, to również ergonomiczny i intuicyjny interfejs, automatyzacja procesów, elastyczność w konfiguracji, analizy rentowności zleceń, pojazdów, tras. Na życzenie użytkownika, producenci umożliwiają rozliczanie kart drogowych i delegacji na podstawie danych z systemu. Wiele nowoczesnych rozwiązań zostało już wdrożonych. To, czego możemy się spodziewać w kolejnych odsłonach systemów do planowania transportu, zależy tylko od elastyczności dostawców rozwiązań i tego, w jaki sposób będą odpowiadać na zgłaszane przez spedytorów potrzeby innowacji.