Dlaczego powinieneś przechowywać dane z tachografu?

Tachograf odczytujemy maksymalnie co 90 dni kalendarzowych, używając do tego karty przedsiębiorstwa, na którą tacho zostało zablokowane. Dobrą praktyką jest odczyt częściej niż przewidziane trzy miesiące. Gdy spóźnimy się z odczytem, narażamy się na kolejną karę w wysokości 500 zł (na pojazd za każdy dzień).

- Jeżeli więc w firmie jest kilkanaście samochodów i wszystkie mają nieterminowe odczyty, możemy otrzymać maksymalny mandat przewidziany taryfikatorem. Wówczas nie jest istotne to, że kierowcy jeżdżą zgodnie z przepisami. Jeśli więc ze względu na specyfikę transportu kierowcy nie wracają zbyt często do bazy i nie ma możliwości regularnego odczytania tachografów w siedzibie, wskazane jest zainstalowanie w pojazdach systemu telematycznego, umożliwiającego zdalny odczyt danych - sugeruje Michał Senger, ekspert Inelo ds. rozliczeń i szkoleń.

Blokada kartą przedsiębiorstwa
W przypadku, gdy przewoźnik zakupi samochód ciężarowy, tak zwany używany, to taki pojazd może być zablokowany kartą poprzedniego właściciela. Dlatego w pierwszej kolejności po zakupie i wprowadzeniu do pamięci rejestratora nowego numeru rejestracyjnego, należy w serwisie tachografów od razu zablokować ciężarówkę kartą danego przedsiębiorstwa. Jeśli o tym zapomnimy, w przyszłości może nie udać się odczytać danych dla zatrudnionych kierowców. Uzyskamy co prawda plik odczytu, ale z opisem brak czynności/brak danych. Jak zweryfikować, czy możemy odczytać dane z tachografów używanych pojazdów? Można to zrobić w prosty sposób w programie do rozliczania czasu pracy kierowcy, takim jak 4Trans. Wystarczy sprawdzić, czy da się otworzyć klika losowo wybranych dni z różnych okresów i czy widać zarejestrowane czynności.

- Jeżeli okaże się, że nie możemy otworzyć testowanego przez nas dnia, należy udać się do serwisu tachografów i odczytać tacho kartą warsztatową, gdyż jest ona nadrzędną nad kartą przedsiębiorstwa i za jej pomocą da się odzyskać te dane. Warto jednak wiedzieć, że rejestrator danych kierowcy ma ograniczoną pamięć i może okazać się, że potrzebne informacje nie są już dostępne. Jeśli więc w tachografie zapisane będą dane tylko z ostatnich 200 dni (w razie kontroli wymagane są odczyty z całego roku), to grzywna dla przedsiębiorcy będzie wysoka. Na przykład za brak odczytów z okresu 165 dni to aż 82 500 zł i to tylko za jeden pojazd - wyjaśnia ekspert Inelo.

Kontrola poprawności odczytów
Prawidłowe dane to takie, gdzie wszystkie czynności zapisane w tachografie pokrywają się z tymi na karcie kierowcy.

- Co w przypadku, gdy odczytamy dane z tachografu i okaże się, że w związku z ich uszkodzeniem z jednego dnia cały plik nie chce się wczytać do programu? Wówczas należy rozbić taki odczyt na dwie części. Na przykład jeśli uszkodzone są dane z 29.06.2019 r., ustawiamy jeden odczyt od pierwszego dnia do 28.06.2019 r. oraz drugi od 30.06.2019 r. do dnia bieżącego. Otrzymujemy dwa pliki, które należy wczytać do programu. Co z dniem, w którym dane uległy uszkodzeniu? Na 29.06.2019 r. najlepiej uzyskać z serwisu tachografów pisemne potwierdzenie, że pliki z tego dnia są uszkodzone i nie da się ich odzyskać - radzi Michał Senger.

Brak potrzebnych informacji o tym, jak pracuje kierowca, może kosztować przedsiębiorcę pół tysiąca złotych za każdy dzień dotyczący jednego pojazdu. W przeliczeniu na liczbę samochodów w taborze i inne naruszenia kierowców to grzywna, która może zachwiać płynnością finansową niejednej firmy transportowej.