ARCHEO - nowa usługa DPD Polska

   Z prowadzonej przez DPD analizy potrzeb rynku wynikało, że obszarem, który mógłby funkcjonować jeszcze wydajniej, było rozbudowanie istniejących już w pakiecie DPD usług obiegu dokumentów zwrotnych (ROD - return of documents) oraz przesyłek dokumentowych. Dlatego w celu podniesienia konkurencyjności oferty DPD stworzono projekt ARCHEO.
   Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na wymagania i oczekiwania klientów, w poszukiwaniu ekonomicznego, wygodnego i bezpiecznego rozwiązania w zakresie uzyskania realnych oszczędności kosztów w obszarze zarządzania przesyłkami zwrotnymi, przy zachowaniu ścisłej poufności dokumentów. Zachowanie pełnej poufności danych ma ogromne znaczenie w przypadku obsługi firm z sektora telekomunikacyjnego i bankowego.
   Projekt początkowo był realizowany na potrzeby jednego z kluczowych klientów spółki, który postawił bardzo wysokie i restrykcyjne wymagania w obszarze bezpieczeństwa i systemowego zarządzania procesem. Dlatego aby nowa usługa mogła być zautomatyzowana i mieć pełne wsparcie systemowe, ARCHEO zostało połączone z innym dużym projektem - "Przekierowania i Zwroty". W efekcie końcowym pozwoliło to na zbudowanie kompleksowego rozwiązania, które zostało wdrożone we wszystkich oddziałach DPD Polska.

Podniesienie efektywności procesów
- Zanim wdrożono projekt ARCHEO, niedoręczone przesyłki dokumentowe były zwracane do nadawcy. Skróciliśmy ten proces. Polega on obecnie na tym, że rozliczamy się z przesyłek doręczonych oraz z tych, które nie dotarły do adresata lub nie zostały przez niego przyjęte i są automatycznie przekazane do procesu niszczenia. Dzięki temu oszczędzamy na kosztach transportu oraz zdejmujemy z klienta obowiązek przyjmowania dokumentacji, która i tak finalnie jest utylizowana - mówi Łukasz Zembowicz, dyrektor ds. marketingu i sprzedaży  DPD Polska.

Nowy proces wygląda następująco:
1. Niedoręczona przesyłka zawierająca tylko dokumenty, wraca do oddziału doręczającego.
2. Dla dedykowanych procesów dystrybucyjnych - pracownik DPD systemowo, przy wsparciu Aplikacji Przekierowania i Zwroty (której wdrożenie było częścią projektu ARCHEO) zamiast nadać status zwrot do nadawcy, nadaje nowy status - utylizacja.
3. Taka przesyłka jest umieszczana w specjalnym pojemniku, który cyklicznie przekazywany jest do wyspecjalizowanej firmy, zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Takie rozwiązanie zapewnia maksimum bezpieczeństwa i pewność, że wrażliwe informacje nie trafią w niepowołane ręce.
4. Raport przesyłek,  które otrzymały status "utylizacja", na bieżąco przesyłany jest do nadawcy przesyłek.

Sukces dzięki słuchaniu klientów
- Projekt jest o tyle wyjątkowy, że nikt wcześniej nie oferował takiego rozwiązania na rynku i DPD jest w tym obszarze pionierem. Sam pomysł wdrożenia projektu wyszedł od klientów, którzy zaczęli zgłaszać potrzebę skrócenia procesu obiegu dokumentów zwrotnych oraz przesyłek dokumentowych, które nie zostały przyjęte przez odbiorców - dodaje Łukasz Zembowicz.

   Projekt ARCHEO zdobył nie tylko uznanie klientów ale także został doceniony wewnątrz międzynarodowej grupy DPD otrzymując nagrody: GeoPost Quality & Management Awards 2015 i La Poste "Qualiades" Trophies 2015.