Projekt ECOD dotyczy faktur elektronicznych, które LOTOS przesyła do swoich dystrybutorów. Do tej pory zdefiniowanych zostało 30 dystrybutorów do podłączenia. Każdy z nich otrzymuje aplikację webową ECOD służącą bieżącemu odbieraniu faktur elektronicznych oraz aplikację ECOD Archiwum do ich archiwizacji. Docelowo wszystkie faktury papierowe będą zastąpione elektronicznymi.
– Cieszymy się, że dotychczasowe pozytywne doświadczenia ze współpracy przekładają się na kolejne ważne biznesowo dla LOTOS, a jednocześnie wyjątkowo prestiżowe dla Comarch wspólne projekty – mówi Tomasz Nakonieczny, Dyrektor Oddziału Comarch w Gdańsku.
Rozmowy dotyczące wdrożenia systemu rozpoczęły się w 2008 roku. Z końcem lipca 2008 Comarch został poinformowany, iż oferta ECOD dotycząca przesyłania i archiwizacji e-faktur została uznana za najlepiej odpowiadającą potrzebom spółki. Umowa zawarta została na okres 7 lat i jest pierwszą umową na realizację projektu masowego EDI w branży paliwowej.
Aplikacja, z której korzystają LOTOS i jego dystrybutorzy – ECOD Archiwum jest modułem platformy ECOD służącym do przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej, jak również do przeszukiwania, sortowania i grupowania archiwizowanych dokumentów według ustalonych kryteriów. ECOD Archiwum poza e-fakturami może przechowywać dowolne typy dokumentów wskazane przez klienta (np. zamówienia, awiza wysyłki, potwierdzenia dostawy, etc.). Co najważniejsze, w pełni realizuje wymagania prawne zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 14.07.2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Dzięki ECOD archiwum każdy klient ma gwarancję przechowywania dokumentów przez obowiązkowy okres 6 lat lub też przez dowolnie dłuższy czas, jeśli pojawia się taka potrzeba.