Niewystarczające nakłady na służbę zdrowia oraz trudna sytuacja ekonomiczna większości szpitali stawia je przed koniecznością szukania źródeł wszelkich możliwych oszczędności. Takim potężnym i często niedostrzeganym źródłem są nakłady na realizacje procesów logistycznych związanych z przepływem leków i materiałów medycznych. Wg danych ze szpitali europejskich mogą przekraczać one nawet 15% budżetu szpitala.
W niniejszym podręczniku przedstawiono wytyczne przebudowy wybranych procesów szpitalnych oraz wdrażania informatycznych rozwiązań wspomagających efektywne funkcjonowanie tych procesów. Proponowane podejście zakłada stworzenie heterogenicznego systemu informatycznego w oparciu o istniejące i użytkowane w szpitalu aplikacje informatyczne. Podstawowym celem przebudowy jest wdrożenie efektywnych rozwiązań procesów logistycznych, wykorzystujących technologie elektronicznej gospodarki, które usprawnią efektywność zarządzania przepływem leków i materiałów medycznych oraz umożliwią rejestrację materiałowych kosztów procedur medycznych. Znajomość tych kosztów ma kluczowe znaczenie dla zarządzania szpitalem w warunkach gospodarki rynkowej. Ponadto dzięki niej szpital będzie lepiej przygotowany do tworzenia ofert do Narodowego Funduszu Zdrowia i będzie potrafił prawidłowo zaplanować swoją działalność w ramach przyznanych mu środków. Niniejszy podręcznik opracowano na bazie doświadczeń uzyskanych w trakcie realizacji projektu w WSS we Wrocławiu.
Pilotowe wdrożenie obejmowało następujący wycinek działalności szpitala:
• Apteka Centralna
• Chirurgia
• Blok Operacyjny
• Anestezjologia
Podstawowym celem dla wytycznych sformułowanych w niniejszym podręczniku, jest efektywne wdrażanie rozwiązań logistycznych w szpitalach, z wykorzystaniem technologii elektronicznej gospodarki, które przyczynią się do usprawnienia zarządzania przepływem leków, materiałów medycznych i pacjentów oraz umożliwią rejestrację materiałowych kosztów procedur medycznych.
Proponowane podejście zaprojektowane zostało w oparciu o następujące założenia:
• mapowanie procesów przepływu leków i materiałów medycznych oraz ich optymalizacja i zintegrowanie z ruchem pacjentów umożliwia wyeliminowanie wszystkich zbędnych lub powtarzających się czynności, które nie przynoszą wartości a są źródłem niepotrzebnych kosztów.
• wprowadzenie systemu automatycznego gromadzenia danych (tzw. systemu ADC – Automatic Data Capture) w oparciu o kody kreskowe, do rejestracji zużycia leków i materiałów medycznych oraz do monitorowania ruchu pacjentów, pozwoli na zautomatyzowanie szeregu czynności administracyjnych, znaczne skrócenie czasu ich trwania oraz wprowadzenie pełnej kontroli nad wydawanymi lekami i materiałami medycznymi.
• zastosowanie sprawdzonych modeli zarządzania zapasami, dostosowanych do zapotrzebowania występującego w szpitalu powinno, wg danych ze szpitali europejskich, doprowadzić do obniżenia zapasów o ok. 15% i tym samym do zwiększenia dostępności kapitału obrotowego.
• wprowadzenie elektronicznej wymiany danych handlowych (tzw. systemu EDI – Electronic Data Interchange) z dostawcami szpitala umożliwi zautomatyzowanie procesu zamawiania
• wykorzystywanie globalnych standardów systemu GS1 ułatwi i przyspieszy proces wdrażania.
Prawidłowe funkcjonowanie procesów przepływu leków, materiałów medycznych i pacjentów powinno być monitorowane przez system informatyczny. Prawidłowe funkcjonowanie procesów będzie nadzorowane poprzez moduł integrujący, zbudowany na zasadzie hurtowni danych, w której będą zbierane i analizowane dane ze wszystkich aplikacji informatycznych szpitala. Z modułem tym zostaną zintegrowane systemy ADC i EDI. Dodatkowo zostanie on wyposażony w funkcje raportowania dla kierownictwa szpitala i sprawozdawczości do Narodowego Funduszu Zdrowia.