Jak polski przedsiębiorca z powodzeniem może założyć firmę transportową w Niemczech?

Założenie własnej firmy w sąsiednim kraju otwiera przed polskimi przedsiębiorcami liczne możliwości. Na przykład jako podwykonawca zyskują lepszy dostęp do niemieckich klientów („kabotaż”) i mogą czerpać korzyści z efektywniejszego przetwarzania transakcji biznesowych z własną firmą GmbH w Niemczech.

Z perspektywy polskiego inwestora zakładając firmę transportową w Niemczech należy wziąć pod uwagę różne aspekty. Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i, idealnie, wsparciu kompetentnych lokalnych konsultantów, polska firma transportowa może rozpocząć działalność w Niemczech w ciągu kilku tygodni. 

Dobrym przykładem jest kompleksowa „funkcja pilotażowa” i przestrzeń coworkingowa oferowana przez PAPPERT.CONNECT, z dwoma biurami dla polskich firm w regionie stołecznym Berlin-Brandenburgia, zaledwie 50 minut od Słubic i Frankfurtu nad Odrą.

Wybór właściwej formy prawnej

Chociaż istnieją – podobnie jak w Polsce – różne możliwości oferowania swoich towarów i usług, to w branży transportowej najbardziej zaleca się odpowiednik sp. z o.o., czyli formę prawną GmbH. Zgodnie z prawem przewiduje się, że wspólnik lub udziałowcy wnoszą do spółki kwotę 25 000 EUR w postaci udziałów w spółce (kapitału własnego). Na początek lub wystarczy w pierwszym kroku kapitał w wysokości 12 500 EUR.

Samo założenie następuje w ramach terminu notarialnego. Współpraca z dwujęzycznymi notariuszami i prawnikami może okazać się pomocna – zwłaszcza jeśli chodzi o pokonanie potencjalnych barier językowych i sporządzenie ważnych dokumentów w języku polskim.

Proces rejestracji i założenia konta firmowego

W Niemczech rejestracja spółki GmbH odbywa się we właściwym sądzie rejestrowym, a wpis do rejestru handlowego (Dział B, „HRB”) następuje dopiero po wpłaceniu kapitału. W tym celu należy już w tym momencie posiadać rachunek bankowy dla niemieckiej GmbH. 

Coraz więcej banków w Niemczech odmawia otwarcia rachunku bankowego, kiedy osoby występujące w zarządzie nie władają językiem niemieckim i nie posiadają adresu meldunkowego w Niemczech. PAPPERT.CONNECT posiada rozwiązanie też tego problemu.

Komunikacja z urzędami niemieckimi

Oprócz formalnego procesu zakładania spółki GmbH niezbędna jest przejrzysta i oparta na współpracy komunikacja z właściwym urzędem gospodarczym i skarbowym. Lokalizacja firmy decyduje o obszarze odpowiedzialności odpowiednich władz. O ile urząd gospodarczy odpowiada za rejestrację działalności gospodarczej, o tyle urząd skarbowy odpowiada m.in. za nadanie numeru identyfikacji podatkowej, a także jest punktem kontaktowym w sprawie ubiegania się o numer VAT-u europejskiego. 

Korzystając z pomocy odpowiedniej opieki poprzez PAPPERT.CONNECT, polskie firmy mogą bezpiecznie przejść przez cały proces od A do Z – na przykład podczas korespondencji z niemieckimi władzami na szczeblu lokalnym, krajowym i federalnym.

Uzyskanie licencji transportowej na terenie Niemiec

Aby móc realizować model biznesowy w obszarach transportu i logistyki na terenie Niemiec, firma musi posiadać licencję transportową. Licencja ta jest wydawana przez instytucję odpowiedzialną na szczeblu krajowym – w przypadku kraju związkowego Brandenburgii właściwym organem zatwierdzającym jest Krajowy Urząd ds. Budownictwa i Transportu (LBV). Urząd państwowy sprawdza, czy spełnione są wymagania do uzyskania licencji. Należą do nich między innymi: firma w Niemczech, dowód posiadania wymaganych kwalifikacji zawodowych oraz potwierdzenie wpłaconego kapitału. Dlatego przy wyborze odpowiedniego partnera biznesowego, tak ważne jest, aby posiadał on wieloletnie doświadczenie we wspieraniu inwestorów z branży logistyczno-transportowej w Niemczech. Profesjonalne zarządzanie projektem, wsparcie w kompletowaniu wymaganej dokumentacji, a także w procesie aplikacyjnym i komunikacji z odpowiednimi organizacjami, powinny być częścią pakietu usług.

Lokalizacja firmy i wyszukiwanie lokalizacji

Aby założenie firmy w Niemczech zakończyło się sukcesem, należy z wyprzedzeniem wziąć pod uwagę ważne kwestie związane z lokalizacją, m.in.: gdzie w Niemczech znajdują się klienci i w jakim regionie idealnie powinna znajdować się lokalizacja firmy? Jakie wymagania stawiane są lokalizacji lub nieruchomości komercyjnej? Czy wymagane są tylko pomieszczenia administracyjne, czy także powierzchnie dla pojazdów? Jakie wymagania infrastrukturalne muszą być spełnione (połączenie autostradowe, bliskość metropolii, lotniska itp.)? 

Dobra obsługa zaczyna się już na tym etapie, od zapewnienia odpowiednich kontaktów agentom nieruchomości komercyjnych, a w idealnym przypadku obejmuje również wsparcie w relokacji lokali użytkowych już zarejestrowanych w Niemczech.

Najkrótszą drogą dla klientów poszukujących po prostu powierzchni biurowej jest skorzystanie z usług lub wynajem przestrzeni coworkingowej, która dzięki usługom doradczym najlepiej sprawdza się w przypadku klientów i użytkowników z zagranicy (zwłaszcza z Polski).

Zarządzanie biurem: księgowość i zatrudnianie pracowników

Firmy muszą oczywiście prowadzić odpowiednią księgowość i przestrzegać niemieckich przepisów podatkowych. Zaleca się już na wczesnym etapie zasięgnąć porady u kompetentnych osób kontaktowych, takich jak doradcy podatkowi i prawnicy, aby od początku profesjonalnie zająć się wszystkimi kwestiami. Świadcząc usługi sekretarskie, dostawcy usług, tacy jak PAPPERT.CONNECT, zajmują się codzienną obsługą korespondencji przychodzącej i księgowością przygotowawczą we współpracy z firmą doradztwa podatkowego, co gwarantuje kompleksowe doradztwo. 

Ponadto należy uwzględnić rejestrację kierowców ciężarówek i innych pracowników w ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych. Wreszcie, polskie firmy muszą terminowo składać rozliczenia VAT-u do organów podatkowych i dotrzymywać terminów, na przykład przy sporządzaniu bilansów.

Rozwój biznesu i wsparcie sprzedaży

Szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa z Polski mają z reguły niewielką lub żadną wiedzę na temat rynku niemieckiego oraz znaczących kontaktów lokalnych. Zwłaszcza w przypadku bardziej złożonych procesów biznesowych, takich jak pozyskiwanie nowych klientów, obok wiedzy rynkowej i specjalistycznej niezbędna jest doskonała znajomość języków i międzykulturowość – aspekt często niedoceniany przy zakładaniu działalności gospodarczej w Niemczech. Właśnie dlatego dla polskich inwestorów tak ważne jest, aby – w razie potrzeby skorzystania z pomocy zewnętrznej – wybrana przez nich firma konsultingowa biegle władała obydwoma językami. Należy również zwrócić uwagę na podejście do działań sprzedażowych: na przykład poprzez jasne zdefiniowanie potencjalnej bazy klientów (również regionalnej) – wykorzystując tzw. „listy docelowe”, aby dotrzeć do potencjalnych partnerów w Niemczech.

Czas trwania procesu założycielskiego

Z punktu widzenia inwestora ważnym punktem odniesienia przy podejmowaniu decyzji o założeniu firmy w Niemczech jest oczywiście czas trwania procesu. Rozumiemy przez to moment, od którego firma może w pełni realizować swoją operacyjną działalność. Oczekuje się, że potrwa to około trzech miesięcy. Istotnym warunkiem jest terminowe dostarczenie przez polskiego inwestora wszystkich niezbędnych dokumentów – na przykład związanych z przygotowaniem wniosku o nadanie licencji transportowej – w celu możliwie najszybszej realizacji poszczególnych prac i etapów jeden po drugim.

Koszt

Formalny proces założenia firmy transportowej w Niemczech, oprócz wniesienia wkładu na kapitał założycielski do założenia spółki GmbH, wymaga dodatkowych kosztów w wysokości około 1200 EUR. 

Obejmuje to koszty notarialne, rejestrację w rejestrze handlowym i rejestrację w urzędzie gospodarczym. Do tego dochodzą dodatkowe koszty, które powstają przy korzystaniu z usług zewnętrznych firm doradczych, prawników itp. czy przy wynajmie powierzchni biurowej/handlowej lub Coworking-Space.

Wniosek

Założenie firmy transportowej w Niemczech wymaga starannego planowania z punktu widzenia polskiego inwestora. Zaleca się zasięgnięcie porady zewnętrznej na wczesnym etapie, aby móc lepiej ocenić korzyści, wysiłek i koszty z tym związane. 

Ważne jest również zrozumienie kultury biznesowej w Niemczech i własnego modelu biznesowego z myślą o wejściu na rynek — w końcu to zrozumienie stanowi podstawę długoterminowego sukcesu na rynku docelowym w Niemczech. 

Ponadto niezbędna jest znajomość przepisów i regulacji dotyczących transportu. Potencjał rynku i oczekiwany stan zamówień również powinny być częścią procesu planowania. Wiele usług doradczych skierowanych specjalnie do polskich klientów – mających na celu umożliwienie polskim przedsiębiorcom pełnego skupienia się na swojej podstawowej działalności – obejmujący profesjonalne zarządzanie biurem w siedzibie firmy w Niemczech, może zapewnić solidne podstawy do prowadzenia własnej działalności w sąsiednim kraju.